Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden mit Checkliste und Tipps

Das Mitarbeitergespräch ist ein zentrales Werkzeug der Mitarbeiterführung und der Mitarbeiterentwicklung.

Doch ich gebe zu: wenn ich heute an meine Zeit als Führungskraft zurückdenke, waren viele Mitarbeitergespräche ziemlich herausfordernd. Oft fühlte ich mich unzureichend vorbereitet. Und wenn Gespräche nicht wie geplant verliefen, war ich erst recht verunsichert.

Du kannst aus meinen Fehlern lernen und Mitarbeitergespräche souverän und effektiv führen. Denn regelmäßige Gespräche mit deinen Teammitgliedern führen, ist eine der wesentlichen Aufgaben einer Führungskraft.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden geschrieben.

Er liefert dir alle notwendigen Informationen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Du bekommst praktische Tipps, eine Checkliste zur Vorbereitung und nützliche Audio-Guides als Vorlagen für dein nächstes Gespräch.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Beginnen wir mit einer kurzen Definition von Mitarbeitergesprächen:

• Ein Mitarbeitergespräch ist ein Dialog zwischen Mitarbeiter:in und direkter Führungskraft.
• Meist findet das Mitarbeitergespräch geplant und strukturiert statt.
• Ab und zu finden die Gespräche auch spontan und situationsbedingt statt.
• Der kurze, informelle Austausch mit deinen Mitarbeiter:innen an der Kaffeemaschine ist für mich kein Mitarbeitergespräch.
• Ein Synonym für Mitarbeitergespräch ist das Personalgespräch.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Formate von Mitarbeitergesprächen, dazu gehören:

• Feedbackgespräch
• Kritikgespräch
• Kündigungsgespräch
• Krankenrückkehrgespräch

Zu jedem davon habe ich einen eigenen Artikel geschrieben, klicke gerne darauf, wenn du Interesse hast.

Unabhängig von rechtlichen Vorgaben bin ich der Meinung, dass der regelmäßige Austausch mit deinen Mitarbeiter:innen von entscheidender Bedeutung ist.

Deshalb solltest du mindestens 2 – 4 Mal im Jahr ein geplantes und gut vorbereitetes Gespräch mit jedem Teammitglied führen!

Fünf gute Gründe für Mitarbeitergespräche

Manchmal werde ich gefragt: „Sind Mitarbeitergespräche noch zeitgemäß?“

Meine Antwort darauf lautet eindeutig: JA!

Das sind meine fünf Argumente für Personalgespräche:

1. Zufriedenheit und Produktivität
   Gut geführte Personalgespräche steigern die Zufriedenheit, Motivation und Produktivität deiner Teammitglieder.
2. Emotionales Klima im Team spüren
   Durch den regelmäßigen Austausch bekommst du ein besseres Verständnis für das emotionale Klima in deinem Team. So kannst du bei negativen Entwicklungen rechtzeitig gegensteuern.
3. Unterstützung bei Herausforderungen
   Du kannst dein Team dabei unterstützen, Herausforderungen zu bewältigen und Ziele zu erreichen.
4. Früherkennung von Konflikten
   Du erkennst mögliche Konflikte in deinem Team frühzeitig und kannst so Eskalationen vorbeugen.
5. Feedback und Lernen
   Mitarbeitergespräche sind nicht nur für dich eine Gelegenheit, Feedback zu geben. Auch deine Mitarbeiter:innen können dir Feedback zu deiner Führung schenken. Du beweist ein offenes Ohr und hast die Chance, dich selbst weiterzuentwickeln.

Diese Vorteile hast du jedoch nur, wenn du Mitarbeitergespräche richtig führst.

Und das setzt eine gründliche Vorbereitung voraus.

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist entscheidend

Nur wenige Führungskräfte nehmen sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche.

Sie haben zu viele Aufgaben im operativen Geschäft.

Dabei kannst du ein zielführendes Personalgespräch nur mit der nötigen Vorbereitung führen.

Indem du dir ausreichend Zeit für die Vorbereitung nimmst, schaffst du Klarheit bei der Zielsetzung, deiner Strategie für das Gespräch und wichtigen organisatorischen Themen.

Es ist ebenso wichtig, dass dein Gesprächspartner – das Teammitglied, mit dem du das Gespräch führst – gut vorbereitet ist.

Deine eigene Gesprächsvorbereitung sollte auf drei Säulen basieren, die ich hier kurz erläutere:

Die drei Säulen der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung, hier in der Übersicht:

Um dir die Vorbereitung so leicht wie möglich zu machen, erhältst du gleich eine ausführliche Checkliste für das Mitarbeitergespräch zum Download. Darin findest du viele weitere Tipps zur Vorbereitung.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Weitere Faktoren, die den Umfang deiner Vorbereitung beeinflussen, sind:

• Deine eigenen Erfahrungen mit Mitarbeitergesprächen: Hast du schon viel Erfahrung mit Personalgesprächen gesammelt oder eher wenig?
• Die Feedbackkultur in eurem Team: Können deine Teammitglieder mit Feedback „umgehen“? Sind sie offenes Feedback gewohnt?
• Die allgemeine Stimmung im Team: Bei einer allgemein guten Stimmung wirst du weniger Zeit für die Vorbereitung brauchen als bei schwelenden Konflikten und schlechter Laune in deinem Team.

Reflektiere diese Faktoren, bevor du mit der Vorbereitung auf deine Gespräche startest. Das gibt dir die Chance, eine neue Form von Klarheit zu schaffen.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Doch auch ohne die Unterstützung von künstlicher Intelligenz kannst du dich gut vorbereiten. Zum Beispiel mit meiner Checkliste für Mitarbeitergespräche. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die Checkliste schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein.

Kommen wir jetzt zu dem typischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs:

Als Führungskraft leitest du das Gespräch. Deshalb solltest du den Ablauf eines Gesprächs kennen und wissen, was mögliche Stolpersteine sind.

Positiver Beginn, motivierender Abschluss:
Ablauf eines Mitarbeitergesprächs in vier Teilen

Ein erfolgreiches Gespräch beginnt positiv und endet motivierend.

Hier siehst du den typischen Ablauf in der grafischen Übersicht:
(eine ausführliche Version des Leitfadens erhältst du zum Download, wenn du dich oben einträgst)

Den Ablauf von besonders herausforderndern Mitarbeitergesprächen haben wir für dich simuliert.

Daraus sind unsere Audio-Guides entstanden. Erhalte konkrete Formulierungen und weitere Tipps im Audio-Format. Hier findest du die Vorlagen ⬇️

In den Audio-Guides hörst du, was ein gutes Mitarbeitergespräch ausmacht. Dazu gebe ich dir jetzt auch noch meine sechs besten Tipps.

6 Tipps für effektive Mitarbeitergespräche

1. Starte das Gespräch positiv

Wenn du dein Teammitglied begrüßt und Anlass und Ziel des Gesprächs kurz erläutert hast, lenkst du das Gespräch auf eine positive Note.

Zum Beispiel so:

Erkundige dich, welche positiven Entwicklungen es seit eurem letzten Gespräch gab. Gibt es etwas, worauf dein:e Mitarbeiter:in besonders stolz ist? Zeige deine Anerkennung für die geleistete Arbeit.

„Du hast absolut recht, du hast Frau Meier wirklich beeindruckt und sie zu einem echten Fan unseres Unternehmens gemacht. Das war eine hervorragende Leistung und du kannst wirklich stolz darauf sein. Danke für deine gute Arbeit!“

2. Die 70/30-Regel

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein.

Im Gegenteil:

Dein:e Mitarbeiter:in sollte im Gespräch einen Anteil von bis zu 70 % haben.

Denn ein Ziel des Mitarbeitergesprächs ist, dass sich dein Teammitglied öffnet.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

• Signalisiere Aufgeschlossenheit:
  Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
• Höre zu, wenn dein:e Mitarbeiter:in redet. Schenke deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn oder sie ausreden und falle auf gar keinen Fall ins Wort.
• Nachdem dein:e Mitarbeiter:in seine oder ihre Gedanken dargelegt hat, ist es hilfreich, die Hauptpunkte in deinen eigenen Worten zusammenzufassen und auf diese einzugehen.

Übrigens: Es ist ratsam, während des Gesprächs Notizen zu machen und getroffene Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.

Falls dein Gegenüber eher zurückhaltend ist, kannst du das Gespräch mithilfe gezielter Fragen öffnen und anregen.

3. Wer fragt, der führt – gute Fragen im Mitarbeitergespräch stellen

Mit guten Fragen kannst du ein Personalgespräch anregen und lenken.

Doch hier ist Vorsicht geboten, denn Fragen können schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?“

Oder

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Einerseits klingt das vorwurfsvoll. Andererseits sind Ratschläge oft nicht zielführend, schließlich sollen deine Mitarbeiter:innen „kapieren“ und Lösungen selbst finden.

Nutze Fragen stattdessen dazu, Interesse zu bekunden und das Teammitglied zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

• Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
• Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
• Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
• Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Beachte außerdem diese drei Tipps, wenn du Fragen stellst:

1. Formuliere die Frage präzise und kurz. Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
2. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
3. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Damit du im Gespräch nicht den roten Faden verlierst, habe ich einen Leitfaden für Mitarbeitergespräche vorbereitet.

Um den Leitfaden zu erhalten, klicke einfach hier:

4. Feedback geben mit der 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche sind die Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Nutze diese Gelegenheit und schenke echtes Feedback, statt zu kritisieren.

Die 3,5 W-Methode ermöglicht es dir, dich in die Lage deines Gesprächspartners zu versetzen und konstruktives Feedback zu geben.

Die 3W stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch.

Das „halbe W“ steht dabei in jedem Schritt für Rückkoppelung.

Hier findest du meine schrittweise Anleitung der 3,5W-Methode.

Durch regelmäßige Übung dieser Methode wirst du feststellen, dass dein Feedback besser akzeptiert wird.

5. Auf die Wirkung kommt es an

Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von:

• Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und
• deiner verbalen Kommunikation (Wortwahl, Betonung)

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich aber auch selbst auf Video aufnehmen.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung.

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine bessere Wirkung:

1. Nimm eine offene Körperhaltung ein:
   Arme verschränken ist ein absolutes No-Go.
2. Achte auf deine Sprachschärfe:
   Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
   So vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht „Ich bin ärgerlich, weil Sie“, sondern „Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe!“

6. Auch eine zielführende Nachbereitung ist wichtig

Das Gespräch ist „geschafft“, und jetzt? Ich finde, dass eine gründliche Nachbereitung sehr wertvoll ist.

Frage dich:

• Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
• Was habe ich gut gemacht?
• Was kann ich nächstes Mal besser machen (zum Beispiel weniger Ratschläge geben, den oder die Gesprächspartner:in ausreden lassen, etc.)?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, deinem Teammitglied versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der oder die Mitarbeiter:in ist dafür verantwortlich, Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Schreibe dir Vereinbarungen in deinen Kalender und setze sie auf die Agenda für euer nächstes Gespräch.

Solltest du das Gefühl haben, dein Teammitglied kommt nicht voran, frage, ob er oder sie Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Leitfaden für das Mitarbeitergespräch durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

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