Krankenrückkehrgespräch: Fürsorge oder Druckmittel? [+Leitfaden]

Das Krankenrückkehrgespräch ist heikel – als Führungskraft verbrennst du dir daran schnell die Finger.

Für manche ist das Rückkehrgespräch nach Krankheit Fürsorge (so sollte es meiner Meinung auch sein).

Viele andere erkennen jedoch eine etwas düstere Absicht: die Kontrolle und Disziplinierung von Erkrankten Mitarbeitern.

Ich finde, das Rückkehrgespräch ist ein wichtiges und hilfreiches Führungsinstrument.

Richtig geführt, gibt es dem Mitarbeiter das Signal: „Du wirst gebraucht. Deine Fehlzeit wurde bemerkt.“ Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, eventuellen Langzeitausfällen vorzubeugen.

Entscheidend ist, dass du das Gespräch mit Bedacht und Fingerspitzengefühl führst.

Hier zeige ich dir, worauf du achten solltest, damit du dir nicht die Finger an diesem Gespräch verbrennst. Außerdem bekommst du einen Gesprächsleitfaden zur Orientierung.

Was ist ein Krankenrückkehrgespräch?

Das Krankenrückkehrgespräch wird von Führungskräften oder Personalverantwortlichen mit Mitarbeitern geführt, die nach längerer oder wiederholter Krankheit an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Dabei werden verschiedene Ziele verfolgt.

Beachte, dass das Rückkehrgespräch nicht Teil der betrieblichen Wiedereingliederung ist.

Damit sind Maßnahmen gemeint, die ein Unternehmen einem Mitarbeiter anbieten muss, wenn dieser innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausgefallen ist. Diese sind

Zudem gilt es, zwischen Fehlzeitengespräch und Krankenrückkehrgespräch zu unterscheiden:

Das Fehlzeitengespräch ist eine Eskalation des Rückkehrgesprächs und findet zum Beispiel statt, wenn ein Mitarbeiter wiederholt durch Krankheit fehlt. Die Gesprächsziele unterscheiden sich – im Fehlzeitengespräch geht es primär um Ursachenfindung und darum, den Mitarbeiter die Kosten seines Fehlens zu verdeutlichen.

Das Rückkehrgespräch ist also ein Balanceakt:

• Dem genesenen Mitarbeiter echte Wertschätzung zeigen und ihn auf den neuesten Stand bringen;
• Gleichzeitig Ursachenforschung betreiben, um insbesondere bei ungerechtfertigten Fehlzeiten das Unternehmen vor wirtschaftlichem Schaden zu bewahren.

Wann und mit wem sollte ich ein Krankenrückkehrgespräch führen?

Bei der Frage “Ab wie vielen Tagen Abwesenheit sollte ein Rückkehrgespräch geführt werden?” gehen die Meinungen auseinander.

In manchen Unternehmen werden Rückkehrgespräche schon nach einem Tag Abwesenheit geführt. Das ist jedoch die absolute Ausnahme.

Ich empfehle, das Rückkehrgespräch erst nach längerer Krankheit (z.B. ab 2 Wochen) zu führen.

Letztendlich darfst du als Führungskraft von Fall zu Fall entscheiden, ob ein Rückkehrgespräch angebracht ist oder nicht (außer Rückkehrgespräche sind in deinem Unternehmen standardisiert).

Bei wiederholter Krankheit solltest du ein Fehlzeitengespräch mit dem Mitarbeiter führen, in welchem du die Konsequenzen seines Fehlens direkter ansprichst.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Krankenrückkehrgespräch?

Das Rückkehrgespräch solltest du möglichst früh nach Rückkehr des Mitarbeiters einplanen – möglichst in den ersten 3 Tagen. Gib deinem Mitarbeiter etwas Zeit, im Team anzukommen und sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Das Gespräch selbst sollte dann in einer ruhigen, ungestörten Umgebung stattfinden und du solltest mindestens 30 Minuten dafür einplanen.

Wie solltest du als Führungskraft im Gespräch vorgehen?

Nur wenn du weißt, welche Ziele verfolgt werden, wie ein Gespräch aufgebaut ist und wie es zu eröffnen ist, wirst du dich sicher fühlen und deine Gesprächsziele erreichen.

Deshalb haben wir einen kurzen Leitfaden für dich vorbereitet:

Leitfaden für dein nächstes Krankenrückkehrgespräch

Das ist der Ablauf eines Rückkehrgesprächs in der grafischen Übersicht (klicke auf das Bild für eine größere Ansicht).

Unten gebe ich dir noch konkrete Formulierungen, die du bei deinem nächsten Gespräch nutzen kannst.

1. Nutze einen positiven Gesprächseinstieg informiere kurz über den Anlass des Gesprächs.

„Liebe/r Frau/Herr Muster, schön, dass Sie wieder an Bord sind. Wir haben Sie vermisst. Gerne spreche ich heute mit Ihnen über die ersten Tage zurück im Unternehmen. Mein Wunsch ist es, dass Sie einen guten Wiedereinstieg haben.“

2. Erkundige dich nach dem derzeitigen Wohlbefinden des Mitarbeiters.

Als Führungskraft solltest du in jedem Fall echtes Interesse an der Gesundheit deiner Mitarbeiter haben.

„Liebe Frau Muster, wie geht es Ihnen aktuell? Ich hoffe, Ihre Bandscheibe ist wieder fit. Mein Wunsch ist es, dass wir ganz offen und ehrlich – entsprechend unserer Unternehmenskultur – sprechen. Unsere Gesundheit ist so wichtig. Lassen Sie uns gemeinsam gucken, dass wir die Rahmenbedingungen bestmöglich gestalten.“

3. Sage dem Mitarbeiter, dass das Gespräch im Rahmen deiner Fürsorge geschieht. Erläutere außerdem, welche Ziele das Gespräch verfolgt.

„Liebe Frau Muster ich als Führungskraft bei uns im Unternehmen fühle mich für Ihr gesundheitliches und seelisches Wohl mit-verantwortlich. Dieses heutige Gespräch führe ich gerne mit Ihnen. Mir ist es wichtig, dass es Ihnen gut bei uns geht und wir langfristig gesund und zufrieden zusammenarbeiten.“

4. Kläre den Mitarbeiter über Vertraulichkeit und Datenschutz auf.

Mache deutlich, dass der Mitarbeiter keine Aussagen zu dem Krankheitsgrund oder der Diagnose machen muss – besonders dann, wenn der Krankheitsgrund nichts mit der Arbeit zu tun hat. Selbstverständlich kann der Mitarbeiter gerne freiwillig Angaben dazu machen.

„Liebe Frau Muster, alles was wir heute hier besprechen bleibt vertraulich in dieser Runde. Ihr Datenschutz ist natürlich garantiert. Wenn Sie mit mir über Ihre Erkrankungen und unserem möglichen Beitrag zu Ihrer Gesundung bzw. Gesunderhaltung sprechen wollen, sehr, sehr gerne. Sie sind nicht dazu verpflichtet, Angaben dazu zu machen.“

5. Informiere den Mitarbeiter über relevante Dinge, die während der Abwesenheit geschehen sind.

Das hilft bei der Wiederaufnahme der Arbeit.

„In den letzten 8 Wochen ist Einiges passiert. Wir haben Ihnen ja unser Mitarbeitermagazin und auch die Team-Newsletter zukommen lassen. Gerne nimm ich aus meiner Perspektive, die wichtigsten Punkte auf …..“

„Welche konkreten Fragen haben Sie bzgl. der letzten Wochen?“

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6. Finde heraus, ob die Abwesenheit mit der Arbeitssituation des erkrankten Teammitgliedes zusammenhing.

Dabei ist unter anderem zu berücksichtigen:

• die Länge der Abwesenheit,
• Arbeitsbedingungen,
• Führungsstil/Betriebsklima/Teamgeist,
• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• Lohn.

„Gerne betone ich noch einmal, dass es mir und unserem Team absolut wichtig ist, dass wir unseren positiven Beitrag zu Ihrer Gesunderhaltung beitragen. Wenn es aus Ihrer Sicht etwas gibt, dass wir ändern können oder sogar „müssen“, dann ist es für mich sehr, sehr wertvoll, dies zu wissen. Dabei kann es ganz konkret um Ihren Arbeitsplatz gehen, um die Stimmung im Team …. Gerne bin ich mit offenen Ohren für Sie da. Ich sage  immer so gerne: „sprechenden Menschen kann geholfen werden“

7. Erläutere im Allgemeinen (abhängig von Dauer und Häufigkeit der Abwesenheit):

• die damit verbundenen Kosten für das Unternehmen,
• und die Auswirkungen auf das Team.

„Herzlichen DANK für Ihre offenen Worte. Sie wissen, dass mir ein ganzheitlicher Blick wichtig ist. In erster Linie geht es heute selbstverständlich um Sie. Das Fehlen von Teammitgliedern hat allerdings nicht nur eine Wirkung auf die eigene Situation, sondern auch auf unser Unternehmen insgesamt und natürlich auch auf Ihr Team. Wenn ein Teammitglied länger ausfällt, muss das übrige Team die Stunden auffangen, Aufgaben werden ggf. nicht fertig und es entstehen auch Kosten für uns als Unternehmen. Mir ist es wichtig, dass wir Ausfällen vorbeugen und auf Ihr Gesundheitskonto einzahlen.

8. Erarbeite gemeinsam mit dem Mitarbeiter Maßnahmen, um Ausfälle zukünftig zu reduzieren bzw. zu vermeiden.

Berücksichtige dabei:

• was du tun kannst,
• was der Mitarbeiter selbst tun kann/will.

„Lassen Sie uns gemeinsam gucken und auch schriftlich festhalten, welche Möglichkeiten wir haben. Wir bieten ja – wie Sie wissen – einen 50% Zuschuss für die Teilnahme von Online-Sportkursen an. Gerne können Sie auch ein E-Bike über uns leasen und Sie kennen ja auch unseren Gesundheitscheck am Arbeitsplatz. Darüber hinaus gibt es unseren Obstkorb und gratis Wasser. Was genau möchten Sie davon in Anspruch nehmen?”

“Wichtig ist mir neben unserer Verantwortung, dass auch Sie in die Selbstverantwortung gehen. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Oft verfallen wir in alte Muster und Routinen zurück. Was genau unternehmen/tun Sie, damit kein Rückfall/Wiederaufkommen passiert?“

9. Biete – soweit das möglich ist – Unterstützung an

Je nach individueller Situation zum Beispiel über den Betriebsrat, Betriebsarzt, mit einer Stundenreduzierung, Wechsel des Arbeitsplatzes, etc.

Sage dem Mitarbeiter, dass deine Tür jederzeit für ihn offen ist.

„Ich bin gerne für Sie da. Gerne setzte ich mich in vier Wochen erneut mit Ihnen zusammen und wir gucken wie die ersten Wochen gelaufen sind. Wenn es vorher etwas gibt, über das Sie reden mögen, dann natürlich auch früher. Lassen Sie mich bitte wissen wie es Ihnen geht. Mir liegt viel an Ihnen!“

10. Bedanke dich für seine Zeit und das geschenkte Vertrauen.

„Herzlichen DANK für den offenen, sehr ehrlichen und auch konstruktiven Austausch. Mir tut es gut zu sehen, dass es Ihnen wirklich besser geht und Sie aktiv an sich und Ihrer Gesundheit arbeiten. Auch wir steuern unseren Beitrag gerne dazu bei. Lieben dank auch für das geschenkte Vertrauen. Schön, dass Sie wieder bei uns sind!“

Dieser Leitfaden gibt dir eine gute Orientierung für dein Gespräch.

Entscheidend für Erfolg oder Misserfolg ist doch deine Kommunikationsfähigkeit.

Und das gilt übrigens für alle herausfordernden Gespräche. Dazu gebe ich dir noch ein paar Impulse in meinem Fazit:

Fazit: Herausfordernde Gespräche üben!

In meinem Blog habe ich schon ein einige herausfordernde Gespräche thematisiert – zum Beispiel Kritikgespräche oder auch Kündigungsgespräche.

Außerdem habe ich gemeinsam mit meiner Kollegin Jennifer für genau diese herausfordernden Situationen Audio-Guides aufgenommen (diese findest du hier in unserer Akademie).

Solche Guides sind super, um Gespräche und Formulierungen zu lernen. Das spart dir viel Zeit und Mühe.

Am wichtigsten für deine Weiterentwicklung ist jedoch, dass du herausfordernde Gespräche übst!

Bitte deinen Partner, ein solches Gespräch mit dir zu simulieren (oder einen Freund, ein Familienmitglied oder Kollegen).

Nimm diese Simulation mit dem Handy auf und gehe mithilfe dieses Videos in die Analyse. Du wirst schnell erkennen, was du schon sehr gut machst und wo du vielleicht noch Verbesserungspotenzial hast.

So „probst du für den Ernstfall“ und du fühlst dich in Mitarbeitergesprächen sicherer und wohler. Das spüren auch deine Mitarbeiter. Sie öffnen sich dir gegenüber mehr und gehen motivierter aus den Gesprächen.

Das Krankenrückkehrgespräch gehört auf jeden Fall zu den herausforderndsten Gesprächen als Führungskraft.

Ich wünsche dir bei diesem Balanceakt viel Erfolg.

Viele weitere wertvolle Tipps und Impulse rund um Führung findest du übrigens hier: