Krankenrückkehrgespräch führen: Leitfaden und Formulierungen

Am Krankenrückkehrgespräch verbrennst du dir als Führungskraft schnell die Finger.

Denn auch wenn du eine fürsorgliche Absicht verfolgst, sehen manche Teammitglieder darin eher eine düstere Absicht – die Kontrolle und Disziplinierung von erkrankten Mitarbeiter:innen.

Ganz klar: ein gutes Krankenrückkehrgespräch zu führen, ist herausfordernd. Viele Führungskräfte scheuen sich deshalb davor. (Und nicht wegen des sperrigen Namens…)

Dennoch ist es ein wirkungsvolles Führungsinstrument. Besonders dann, wenn du eine hohe Krankenquote im Team hast.

Richtig geführt, gibt es dem Teammitglied das Signal: „Du wirst gebraucht. Deine Fehlzeit wurde bemerkt.“
Und es beugt wiederholten oder längeren Ausfällen vor.

Entscheidend ist, dass du das Gespräch mit Bedacht und Fingerspitzengefühl führst. Und das schafft jede:r mit den richtigen praktischen Impulsen.

Hier zeige ich dir, worauf es ankommt. Du bekommst einen praktischen Leitfaden für dein nächstes Krankenrückkehrgespräch.

Definition | Was ist ein Krankenrückkehrgespräch?

Ein Krankenrückkehrgespräch oder Rückkehrgespräch von Führungskräften oder Personalverantwortlichen mit Teammitgliedern geführt, die nach meist längerer Krankheit an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Dabei werden verschiedene Ziele verfolgt:

Beachte, dass das Rückkehrgespräch nicht Teil der betrieblichen Wiedereingliederung ist.

Damit sind Maßnahmen gemeint, die ein Unternehmen einem Teammitglied anbieten muss, wenn dieser innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausgefallen ist. Auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung findest du zur betrieblichen Wiedereingliederung weitere Informationen.

Außerdem kann man zwischen Fehlzeitengespräch und Krankenrückkehrgespräch unterscheiden:

Das Fehlzeitengespräch ist eine Eskalation des Rückkehrgesprächs und findet zum Beispiel statt, wenn ein:e Mitarbeiter:in wiederholt durch Krankheit fehlt. Die Gesprächsziele unterscheiden sich – im Fehlzeitengespräch geht es primär um Ursachenfindung und darum, dem Teammitglied die Kosten des Fehlens zu verdeutlichen.

Eine wirkungsvolle auditive Vorlage für erfolgreiche Krankenrückkehrgespräche (sowie weitere Mitarbeitergespräche) bekommst du übrigens hier ⬇️

Wann und mit wem sollte ich ein Krankenrückkehrgespräch führen?

Bei der Frage „Ab wie vielen Tagen Abwesenheit sollte ein Rückkehrgespräch geführt werden?“ gibt es verschiedene Meinungen.

In manchen Unternehmen werden Rückkehrgespräche schon nach einem Tag Abwesenheit geführt. Das ist jedoch die absolute Ausnahme.

Ich empfehle, das Rückkehrgespräch erst nach längerer Krankheit (z. B. ab 2 Wochen) zu führen.

Jedoch kennst du deine Teammitglieder am besten – deshalb entscheidest du von Fall zu Fall, ob ein Rückkehrgespräch sinnvoll ist oder nicht.

Bei wiederholter Krankheit solltest du übrigens ein Fehlzeitengespräch mit dem Teammitglied führen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Krankenrückkehrgespräch?

Das Rückkehrgespräch planst du möglichst früh nach Rückkehr deines Teammitglieds an den Arbeitsplatz ein – innerhalb der ersten 3 Tage. Gib ihm oder ihr etwas Zeit, im Team anzukommen und sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Das Gespräch selbst sollte dann in einer ruhigen, ungestörten Umgebung stattfinden und du solltest mindestens 30 Minuten dafür einplanen.

Wie gehst du als Führungskraft im Gespräch vor?

Nur wenn du weißt, welche Ziele verfolgt werden, wie ein Gespräch aufgebaut ist und wie es zu eröffnen ist, wirst du dich sicher fühlen und deine Gesprächsziele erreichen.

Deshalb habe ich einen Leitfaden für dich erstellt:

Leitfaden für wirkungsvolle Krankenrückkehrgespräche

Das ist der typische Ablauf eines Rückkehrgesprächs in der grafischen Übersicht:

Zu jedem der zehn Schritte gebe ich dir jetzt beispielhafte Formulierungen an die Hand.

1. Nutze einen positiven Gesprächseinstieg, informiere kurz über den Anlass des Gesprächs.

„Liebe/r Frau/Herr Muster, schön, dass Sie wieder an Bord sind. Wir haben Sie vermisst. Gerne spreche ich heute mit Ihnen über die ersten Tage zurück im Unternehmen. Mein Wunsch ist es, dass Sie einen guten Wiedereinstieg haben.“

2. Erkundige dich nach dem derzeitigen Wohlbefinden des Teammitglieds.

„Wie geht es Ihnen aktuell? Ich hoffe, Ihre Bandscheibe ist wieder fit. Mein Wunsch ist es, dass wir heute ganz offen und ehrlich sprechen. Unsere Gesundheit ist so wichtig. Lassen Sie uns gemeinsam gucken, dass wir die Rahmenbedingungen für gesundes Arbeiten bestmöglich gestalten.“

3. Sage dem Teammitglied, dass das Gespräch im Rahmen deiner Fürsorge geschieht. Erläutere außerdem, welche Ziele das Gespräch verfolgt.

„Ich fühle mich für Ihr gesundheitliches und seelisches Wohl mit-verantwortlich. Mir ist es wichtig, dass es Ihnen gut bei uns geht und wir langfristig gesund und zufrieden zusammenarbeiten. Deshalb sprechen wir heute darüber, was wir gemeinsam tun können, damit es Ihnen bei uns gut geht.“

4. Kläre das Teammitglied über Vertraulichkeit und Datenschutz auf.

Mache deutlich, dass er oder sie keine Aussagen zu dem Krankheitsgrund oder der Diagnose machen muss – besonders dann, wenn der Krankheitsgrund nichts mit der Arbeit zu tun hat. Selbstverständlich kann er oder sie gerne freiwillig Angaben dazu machen.

„Mir ist wichtig, dass sie folgendes wissen: alles, was wir heute hier besprechen, bleibt vertraulich in dieser Runde. Wenn Sie mit mir über Ihre Erkrankungen und unserem möglichen Beitrag zu Ihrer Gesundung bzw. Gesunderhaltung sprechen wollen, sehr, sehr gerne. Sie sind jedoch nicht dazu verpflichtet, Angaben dazu zu machen.“

5. Informiere das Teammitglied über relevante Dinge, die während der Abwesenheit geschehen sind.

Das hilft bei der Wiederaufnahme der Arbeit.

„In den letzten 8 Wochen ist einiges passiert. Wir haben Ihnen ja unser Mitarbeitermagazin und auch die Team-Newsletter zukommen lassen. Gerne nimm ich aus meiner Perspektive, die wichtigsten Punkte auf:
– …
– …
– …”

„Welche konkreten Fragen haben Sie bzgl. der letzten Wochen?“

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6. Finde heraus, ob die Abwesenheit mit der Arbeitssituation des erkrankten Teammitgliedes zusammenhing.

Dabei ist unter anderem zu berücksichtigen:

• Die Länge der Abwesenheit,
• Arbeitsbedingungen,
• Führungsstil/Betriebsklima/Teamgeist,
• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• Lohn.

„Gerne betone ich noch einmal, dass es mir absolut am Herzen liegt, dass wir unseren positiven Beitrag zu Ihrer Gesunderhaltung beitragen. Wenn es aus Ihrer Sicht etwas gibt, dass wir ändern können oder sogar „müssen“, dann ist es für mich sehr, sehr wertvoll, dies zu wissen. Dabei kann es ganz konkret um Ihren Arbeitsplatz gehen, um die Stimmung im Team …. Gerne bin ich mit offenen Ohren für Sie da. Ich sage immer so gerne: „Sprechenden Menschen kann geholfen werden.“

7. Erläutere im Allgemeinen (abhängig von Dauer und Häufigkeit der Abwesenheit):

• Die damit verbundenen Kosten für das Unternehmen,
• und die Auswirkungen auf das Team.

„Herzlichen DANK für Ihre offenen Worte. Sie wissen, dass mir ein ganzheitlicher Blick wichtig ist. In erster Linie geht es heute selbstverständlich um Sie. Das Fehlen von Teammitgliedern hat allerdings nicht nur eine Wirkung auf die eigene Situation, sondern auch auf unser Unternehmen insgesamt und natürlich auch auf Ihr Team. Wenn ein Teammitglied länger ausfällt, muss das übrige Team die Stunden auffangen, Aufgaben werden ggf. nicht fertig und es entstehen auch Kosten für uns als Unternehmen. Mir ist es wichtig, dass wir Ausfällen vorbeugen und auf Ihr Gesundheitskonto einzahlen.

8. Erarbeite gemeinsam mit dem Teammitglied Maßnahmen, um Ausfälle zukünftig zu reduzieren bzw. zu vermeiden.

Berücksichtige dabei:

• was du tun kannst,
• was der Mitarbeiter selbst tun kann/will.

„Lassen Sie uns gemeinsam gucken und auch schriftlich festhalten, welche Möglichkeiten wir haben. Wir bieten ja – wie Sie wissen – einen 50% Zuschuss für die Teilnahme von Online-Sportkursen an. Gerne können Sie auch ein E-Bike über uns leasen und Sie kennen ja auch unseren Gesundheitscheck am Arbeitsplatz. Darüber hinaus gibt es unseren Obstkorb und gratis Wasser. Was genau möchten Sie davon in Anspruch nehmen?”

“Wichtig ist mir neben unserer Verantwortung, dass auch Sie in die Selbstverantwortung gehen. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Oft verfallen wir in alte Muster und Routinen zurück. Was genau unternehmen/tun Sie, damit kein Rückfall/Wiederaufkommen passiert?“

9. Biete – soweit das möglich ist – Unterstützung an.

Je nach individueller Situation zum Beispiel über den Betriebsrat, Betriebsarzt, mit einer Stundenreduzierung, Wechsel des Arbeitsplatzes, etc.

Sage dem Teammitglied, dass deine Tür jederzeit für ihn oder sie offen ist.

„Ich bin gerne für Sie da. Gerne setzte ich mich in vier Wochen erneut mit Ihnen zusammen und wir gucken wie die ersten Wochen gelaufen sind. Wenn es vorher etwas gibt, über das Sie reden mögen, dann natürlich auch früher. Lassen Sie mich bitte wissen wie es Ihnen geht. Mir liegt viel an Ihnen!“

10. Bedanke dich für die Zeit und das geschenkte Vertrauen.

„Herzlichen DANK für den offenen, sehr ehrlichen und auch konstruktiven Austausch. Mir tut es gut zu sehen, dass es Ihnen wirklich besser geht und Sie aktiv an sich und Ihrer Gesundheit arbeiten. Auch wir steuern unseren Beitrag gerne dazu bei. Lieben dank auch für das geschenkte Vertrauen. Schön, dass Sie wieder bei uns sind!“

Dieser Leitfaden gibt dir eine gute Orientierung für dein Gespräch.

Entscheidend für Erfolg oder Misserfolg ist deine Kommunikationsfähigkeit.

Und das gilt übrigens für alle herausfordernden Gespräche.

Dazu gebe ich dir noch ein paar Impulse in meinem Fazit:

Fazit: Herausfordernde Gespräche üben!

In meinem Blog habe ich schon ein einige herausfordernde Gespräche thematisiert – zum Beispiel Kritikgespräche oder auch Kündigungsgespräche.

Außerdem habe ich gemeinsam mit meiner Kollegin Jennifer für genau diese herausfordernden Situationen Audio-Guides aufgenommen (diese findest du hier in unserer Akademie).

Solche Guides sind super, um Gespräche und Formulierungen zu lernen. Das spart dir viel Zeit und Mühe.

Am wichtigsten für deine Weiterentwicklung ist jedoch, dass du herausfordernde Gespräche übst!

Bitte deinen Partner oder deine Partnerin, ein solches Gespräch mit dir zu simulieren (gerne auch mit Freund:innen, einem Familienmitglied oder Kolleg:innen).

Nimm diese Simulation mit dem Handy auf und gehe damit in die Analyse. Du wirst schnell erkennen, was du schon sehr gut machst und wo du noch Verbesserungspotenzial hast.

So „probst du für den Ernstfall“ und du fühlst dich in Mitarbeitergesprächen sicherer und wohler. Das spüren auch deine Teammitglieder. Sie öffnen sich dir gegenüber mehr und gehen motivierter aus den Gesprächen.

Das Krankenrückkehrgespräch gehört auf jeden Fall zu den herausforderndsten Gesprächen als Führungskraft.

Ich wünsche dir bei diesem Balanceakt viel Erfolg.

Viele weitere wertvolle Tipps und Impulse rund um Führung findest du übrigens hier: