In einer zunehmend agilen Geschäftswelt ist das richtige Change Management entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Das dynamische Umfeld erfordert flexible und schnelle Anpassungen an neue Gegebenheiten, seien es technologische Innovationen, sich verändernde Märkte oder gesellschaftliche Veränderungen.
Die richtige Change Management Software kann Unternehmen beim Bewältigen dieser Herausforderungen unterstützen.
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die besten Change Management Tools, die es derzeit auf dem Markt gibt.
Perspektiven des Change Managements
Change Management ist der Prozess des Umsetzens von Veränderungen in Unternehmen. Bei diesen Veränderungen kann es sich um Leistungsverbesserungen, das Neugestalten von Prozessen oder das Bewältigen zentraler Herausforderungen handeln.
Dies sollte ein Unternehmen in der heutigen VUCA-/BANI-Welt schnell umsetzen können.
Was sind VUCA und BANI?
Der Begriff „VUCA” ist ein Akronym aus dem Englischen und steht für „Volatility” (Volatilität), „Uncertainty” (Unsicherheit), „Complexity” (Komplexität) und „Ambiguity” (Mehrdeutigkeit). Es beschreibt ein Umfeld oder einen Zustand – gekennzeichnet durch diese vier Merkmale.
Ursprünglich aus dem militärischen Kontext in den USA stammend, wird der Begriff heute häufig im Geschäfts- und Managementkontext verwendet, um die zunehmend komplexe und unsichere globale Geschäftswelt zu beschreiben.
Das Akronym „BANI” steht für „Brittle” (zerbrechlich), „Anxious” (ängstlich), „Nonlinear” (nichtlinear) und „Incomprehensible” (unverständlich). Der Begriff wurde als Antwort auf die VUCA-Welt eingeführt.
Er soll einige der neuen Herausforderungen und Realitäten des 21. Jahrhunderts mitberücksichtigen. Zum Beispiel betont die BANI-Welt die psychologischen und emotionalen Aspekte, die in der VUCA-Welt weniger offensichtlich sind.
Um die Herausforderungen der VUCA- und BANI-Welt zu bewältigen, müssen Organisationen und Führungskräfte schnell reaktions- und anpassungsfähig sein. Beispielsweise durch agiles Denken und Arbeiten sowie durch gut durchdachtes Change Management.
ITIL Change Management
ITIL Change Management bezieht sich auf das Framework der IT Infrastructure Library (ITIL), das spezifische Prozesse und Best Practices für das Management von Veränderungen in der IT-Umgebung eines Unternehmens vorschlägt. Ziel ist es, Änderungen im IT-Servicemanagement kontrolliert und effizient durchzuführen, um Serviceunterbrechungen und -ausfälle zu minimieren und den Nutzen für das Unternehmen zu maximieren.
Zu den zentralen Aktivitäten des ITIL Change Managements gehören das Definieren von Änderungsanforderungen, das Bewerten und Genehmigen von Änderungen, das Planen und Implementieren von Änderungen sowie das Überprüfen und Dokumentieren des Änderungsverlaufs. ITIL Change Management unterstützt eine systematische Herangehensweise an Veränderungen und trägt dazu bei, Risiken zu minimieren, die Geschäftskontinuität sicherzustellen und die Qualität der IT-Services zu verbessern.
Agiles Change Management
Agiles Change Management ist eine Herangehensweise an Veränderungsprozesse, die auf den Prinzipien der Agilität basiert. Anstelle eines starren, top-down gesteuerten Veränderungsprozesses wird eine iterative, flexible und anpassungsfähige Methode angewandt.
Dadurch können Veränderungen in kleinen, überschaubaren Schritten umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. So können Anpassungen vorgenommen werden, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Maßnahmen nicht den gewünschten Effekt erzielen oder sich die Umstände ändern.
Agiles Change Management betont außerdem die Beteiligung der Mitarbeitenden und die enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen. Das fördert eine Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung, in der das Team Feedback schätzt und nutzt, um den Veränderungsprozess kontinuierlich zu optimieren.
Dieser Ansatz eignet sich besonders für dynamische Unternehmen, die schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren müssen.
OKR Change Management
Objectives and Key Results (OKR) sind ein starkes Werkzeug für Change Management, da mit OKR klare strategische Ziele erstellt und eine strategische Ausrichtung umgesetzt werden kann – mit klarem Fokus und Transparenz.
Dies kann den Widerstand gegen Veränderungen mindern und die Akzeptanz für neue Initiativen erhöhen. Die “Objectives” definieren, was erreicht werden soll und sind normalerweise ehrgeizig und herausfordernd, während die “Key Results” messen, wie wir den Erfolg dieses Ziels quantifizieren können. In einem Change Management-Kontext können OKR-Sets verwendet werden, um klare Ziele für den Veränderungsprozess zu setzen und gleichzeitig die Fortschritte auf dem Weg dorthin zu überwachen und zu messen.
OKR setzt gleichzeitig einen Change-Prozess in Gang. Man erstellt Ziele ergebnis- bzw. wirkungsorientiert – das Teams hat kreativen Freiraum für die Umsetzung der Ziele – das ideale Tool für die Umsetzung von “servant Leadership”. Mitarbeitende, insbesondere der Generation Y und Z können sich selbst verwirklichen und auf einen höheren gesellschaftlichen Zweck des Unternehmens einzahlen, den Purpose.
Damit ist OKR das ideale Tool zum Management von Change und gleichzeitig ein Rahmenwerk zur Bewirkung von Change. Die wirkungsvolle Methode wird z. B. durch einen OKR Workshop, wie dem OKR Quick Start Workshop erlernt und erlebt und damit nachhaltig eingeführt.
Wozu braucht ihr eine Change Management Software?
Change Management Software unterstützt Unternehmen effizient bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Veränderungsprozessen. Sie stellt sicher, dass die Veränderungen den Unternehmenszielen entsprechen und fördert die Beteiligung aller Stakeholder.
Durch Transparenz und Kommunikation hilft sie, Risiken zu managen und Widerstände zu minimieren. Darüber hinaus ermöglicht es die Analyse der Auswirkungen von Veränderungen, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung beiträgt und den Erfolg von Veränderungsinitiativen erhöht.
Unsere Auswahlkriterien für Change Management Tools
Die folgenden Kriterien sind bei der Auswahl einer Change Management Software wichtig. Dabei hängt es von deiner konkreten Situation ab, welche davon besonders relevant für dein Unternehmen sind.
- Zweck und Funktionalität
Was willst du mit der Software erreichen? Welche spezifischen Funktionen und Werkzeuge benötigst du? Dazu können Workflow-Management, Risikobewertung, Kommunikationstools und Dashboards zur Fortschrittsverfolgung gehören. - Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine kurze Einarbeitung stellen sicher, dass das Mitarbeitende das Tool effektiv nutzen. - Skalierbarkeit
Die Software sollte mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten können. Sie sollte in der Lage sein, bei Bedarf mehr Benutzer:innen und komplexere Projekte zu unterstützen. - Integration
Die Fähigkeit der Software, in andere Systeme und Anwendungen (z. B. HR-Systeme, Projektmanagement-Tools, CRM) integriert werden zu können, kann entscheidend sein. - Sicherheit
Insbesondere bei der Speicherung sensibler Unternehmensdaten ist es wichtig, dass die Software über die erforderlichen Sicherheitsprotokolle und -standards verfügt. - Kundensupport und Schulungen
Guter Kundensupport und Schulungsressourcen können den Unterschied bei der Implementierung und Nutzung der Software ausmachen. - Anpassungsfähigkeit
Die Fähigkeit, die Software an deine spezifischen Geschäftsprozesse und Anforderungen anzupassen, kann wichtig sein. - Kosten
Die Kostenstruktur der Software sollte zu deinem Budget passen (z. B. monatliche Gebühr, Nutzungsgebühr, einmalige Lizenzgebühr).
Bevor du eine endgültige Entscheidung triffst, ist es oft hilfreich, eine Testversion oder eine Demo der Software auszuprobieren, um einen echten Eindruck vom Nutzungserlebnis zu erhalten.
Die Top Change Management Softwarelösungen
Jetzt zeige ich dir verschiedene Arten von Change Management Softwarelösungen.
Dabei stellt die Reihenfolge kein Ranking dar.
Jira Service Management
Jira Service Management bietet IT-Betriebsteams Werkzeuge zur Risikominimierung und besseren Entscheidungsfindung. Die Lösung bietet IT-Betriebsteams einen umfassenden Überblick über Änderungen, beteiligte Teammitglieder und Aufgaben, die mit der Änderung verknüpft sind.
Jira Service Management stellt fest, ob eine Änderung aufgrund eines geringen Risikos automatisch genehmigt werden kann oder ob eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist, da sie ein hohes Risiko darstellt. Darüber hinaus können Genehmigungsworkflows entsprechend definierter Verfahren, Risiken und Arten von Änderungen konfiguriert werden.
Freshservice
Freshservice ist ein IT Asset Management-System von Freshdesk. Es unterstützt Unternehmen beim Reporting, Asset Management, Release Management und Change Management. Freshservice kann mehrere vertikale Bereiche unterstützen sowie mit der übergeordneten Desk-Plattform Freshdesk und der Vertriebsplattform Freshsales integriert werden.
Scribe
Scribe ist ein Tool zur Erstellung von Change-Management-Dokumenten. Es ist eine Chrome-Erweiterung oder Desktop-Anwendung, die den Bildschirm während der Ausführung eines Prozesses aufzeichnet und sofort ein Handbuch mit kommentierten Screenshots und schriftlichen Anweisungen erstellt.
Personalverantwortliche, Ausbilder, Manager, Berater und technische Experten können mit Scribe Dokumentationen erstellen, ohne manuell Screenshots machen und Schritte aufschreiben zu müssen. Diese Anleitungen können per Link weitergegeben, in andere Tools integriert oder Teammitgliedern zugänglich gemacht werden.
ChangeGear Change Manager
ChangeGear ist eine ITIL-basierte Change Management Software. Sie nutzt fortschrittliche Automatisierungs- und Kontrollfunktionen, um den Änderungs- und Freigabeprozess über eine einfache Schnittstelle zu verwalten.
Diese Change Management- Software wurde für verschiedene Rollen entwickelt, darunter DevOps, IT und Business. ChangeGear Change Manager hilft, Engpässe für DevOps zu minimieren, IT-Risiken zu begrenzen und die Einhaltung von NERC/CIP, FDA CFR 21 oder PCI zu verwalten.
BMC Remedy Change Management 9
Remedy Change Management 9 ist eine innovative IT Service Management (ITSM) Plattform von BMC Software. Das Tool eignet sich für IT-Abteilungen, die verschiedene Change Management-Prozesse dokumentieren und koordinieren.
Change Manager können Anfragen prüfen, Änderungspläne erstellen und den Fortschritt der Änderungsimplementierung überwachen. Das Tool enthält auch Funktionen zur Verwaltung neuer Versionen. Dazu gehören die Verfolgung der Bereitstellung und die automatische Benachrichtigung der Beteiligten.
Whatfix
Whatfix ist eine interaktive digitale Einführungsplattform, die Mitarbeitende beim Onboarding unterstützt und fortlaufende Schulungen zum Change Management anbietet. Das Tool bietet umfassende interaktive Lösungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Benutzer, um sich mit neu eingeführten Softwareprodukten oder Anwendungen vertraut zu machen.
Die kontextbezogenen Schritt-für-Schritt-Anleitungen ermöglichen es den Anwendern, während der Arbeit zu lernen, was die Produktivität steigert, minimale Ausfallzeiten während der Umstellung gewährleistet und den Mitarbeitenden hilft, so schnellstmöglich auf dem neuesten Stand zu sein.
Mit Whatfix kann auch der Fortschritt von Initiativen verfolgt und Feedback von den Teams eingeholt werden, um die Akzeptanz der Änderungen zu beobachten und notwendige Aktualisierungen vorzunehmen.
Gensuite
Die Gensuite Change Management-Software unterstützt das Prozess-, Compliance- und Risikomanagement bei betrieblichen Veränderungen. Das System vereinfacht den Prozess des Änderungsmanagements.
Änderungen an Prozessen, Ausrüstung und Personal sind immer mit potenziellen Risiken und Widerstand verbunden. Diese potenziellen Risiken und Compliance-Anforderungen müssen identifiziert und verwaltet werden.
Rocket Aldon
Rocket Aldon wurde entwickelt, um Entwicklungsteams bei Change-Prozessen zu unterstützen. Einer der Vorteile der Software ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig darauf zugreifen können. Dies ermöglicht es Managern, Änderungen in Echtzeit zu betrachten.
Rocket Aldon verfügt außerdem über eine unternehmensweite Lösung für das Application Lifecycle Management (ALM), mit der der gesamte Prozess der Softwarebereitstellung und des Änderungsmanagements automatisiert werden kann.
Giva eChangeManager
Als Teil der Giva Service Management Suite ist der eChange Manager eine ITIL-konforme Cloud-Anwendung. Sie bietet ein robustes Berichtssystem, das die Überwachung und Messung von Analysen und KPIs effizient unterstützt.
Dank der Point-and-Click-Anpassung und -Konfiguration sind in der Regel keine Programmierer oder Berater erforderlich, um die Anwendung einzurichten.
Howspace
Howspace ist eine KI-basierte Plattform, die die Zusammenarbeit während des gesamten Veränderungsprozesses fördert. Dieses Change-Management-Tool wurde sowohl für das Lernmanagement als auch für organisatorische Veränderungen entwickelt.
Howspace unterstützt Mitarbeitende dabei, neue Prozesse und Programme zu erlernen. Die Teilnehmenden können sich über Aufgaben austauschen, Gruppen- oder Einzelcoaching erhalten und Feedback geben.
Darüber hinaus bietet Howspace KI-gestützte Analysen. Mithilfe von KI-Clustering können Nutzer schnell ganze Diskussionen analysieren, um wichtige Themen oder häufig auftretende Probleme zu identifizieren. Die Nutzer können auch verhaltensbasierte Benachrichtigungen einrichten, um den Fortschritt der Teilnehmenden zu überwachen.
OKR Software bzw. OKR Tools
Es gibt eine Reihe an OKR Software Lösungen und OKR Tools. Auch wenn viele Software-Lösungen, wie Projekt-, Ticket- oder HR-Management-Lösungen zunehmend OKR Basis-Funktionen bieten, hinken diese den hierauf spezialisierten Lösungen deutlich hinterher.
Das OKR Software Vergleichsportal okr.software hilft Unternehmen bei der Auswahl der für das jeweilige Unternehmen passenden Lösung.
FAQ – Häufig gestellte Fragen:
Hier findest du Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Change Management und Change Management Software.
Change Management Tools sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Planung, Umsetzung und dem Management von Veränderungen erfolgreich unterstützen. Diese Tools bieten verschiedene Funktionen und Features, die den gesamten Veränderungsprozess strukturieren und vereinfachen.
Sie können z. B. Prozessvisualisierung, Stakeholderanalyse, Kommunikationstools, Reportingfunktionen und vieles mehr beinhalten.
Change Management Tools unterstützen Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Veränderungsprojekte zu behalten, Mitarbeitende einzubinden, Widerstände zu minimieren und den Erfolg des Veränderungsprozesses zu messen.
Change-Management umfasst das Planen, Durchführen und Verwalten von Veränderungsprozessen in einem Unternehmen oder einer Organisation.
Dazu gehören das Analysieren und Bewerten von Veränderungen, das Einbeziehen und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden und Stakeholdern, das Identifizieren und Bewältigen von Widerständen, das Umsetzen von Veränderungen, und das Messen des Erfolgs.
Das Ziel ist es, Veränderungen kontrolliert und erfolgreich zu gestalten, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu fördern, die Effektivität des Unternehmens zu steigern und langfristiges Wachstum zu ermöglichen.
Die Auswahl der richtigen Change Management Software hängt von den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens ab.
Einige wichtige Kriterien bei der Auswahl sind die Benutzeroberfläche (UI), die Benutzerfreundlichkeit, mögliche Integrationen mit bestehenden Systemen, der Preis und ob die Software die spezifischen Methoden und Funktionen bietet, die für den Veränderungsprozess benötigt werden.
Um die am besten geeignete Lösung zu finden, ist es ratsam, verschiedene Softwarelösungen zu vergleichen, Demoversionen zu testen und Feedback von anderen Nutzern oder Experten einzuholen.
Ja, viele Anbieter von Change Management Software bieten kostenlose Testversionen oder Demos ihrer Produkte an.
So können Unternehmen die Software ausprobieren, sich mit ihren Funktionen vertraut machen und feststellen, ob sie ihren Anforderungen entspricht, bevor sie sich für den Kauf oder die Lizenzierung entscheiden.
Es lohnt sich, diese Testmöglichkeiten zu nutzen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Autor: Erno Marius Obogeanu-Hempel
Erno Marius Obogeanu-Hempel ist seit mehr als zwei Jahrzehnten Visionär, Vordenker und anerkannter Experte in den Bereichen Digitalisierung, Strategie, OKR, digitale Transformation und Innovation – er inspiriert Menschen und berät Unternehmen.
Durch seine zahlreichen Arbeitsaufenthalte im Silicon Valley hat er ein Digital Mindset erfahren sowie neue Methoden und Ansätze kennengelernt. Er ist Buchautor, Hochschuldozent, Keynote Speaker, Gründer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung digitalwinners. Erfahren Sie mehr über OKR.
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