Delegieren: 3 Tücken, Stufen der Delegation und 6 Tipps

Das Delegieren von Aufgaben ist entscheidend für deinen Erfolg als Führungskraft.

Stell dir kurz vor, du wärst Dirigent:in.

Deine Mitarbeiter:innen sind die Musiker:innen.
Ihre Aufgaben sind ihre Instrumente.
Euer Produkt ist das Musikstück.
Eure Kund:innen sind das begeisterte Publikum.

Als Dirigent:in bist du führend an der Erstehung des Musikstücks beteiligt.
Obwohl du nicht ein einziges Instrument selbst spielst.

Stattdessen delegierst du diese Aufgaben an die Profis.

Genau so sollte es auch in deinem Führungsalltag sein.
Statt alles im Detail zu managen, darfst du Aufgaben und Projekte delegieren. Und dich auf das große Ganze konzentrieren.

Hier zeige ich dir 3 Anzeichen falscher Delegation und gebe dir meine Tipps für erfolgreiches Delegieren.

Was bedeutet delegieren überhaupt?

Delegieren bedeutet im Allgemeinen, eine Aufgabe, Kompetenz oder Verantwortung auf jemanden zu übertragen. Dabei gibt es verschiedene Stufen, zu denen wir später kommen.

Bei der Delegation ist darauf zu achten, dass die Person, der man eine Aufgabe überträgt, die nötige Kompetenz und Motivation zur Erfüllung der Aufgabe hat.

Meist geschieht die Delegation dabei auf eine:n hierarchisch nachgeordnete:n Mitarbeiter:in.

Meiner Meinung nach delegieren viele Führungskräfte zu wenig oder falsch. Dabei hat richtiges Delegieren viele Vorteile für das gesamte Team.

Darum solltest du delegieren können

Fehler bei der Delegation von Aufgaben sind häufig Frust-Faktoren für Führungskräften.

Entweder man hat keine Zeit mehr für wichtige Dinge oder wird ständig mit nervenden Rückfragen bombardiert.

• Wer gar nicht oder nur wenig delegiert, verfällt schnell in Mikromanagement. Zeit für Führung bleibt dann nur noch wenig.
• Wer falsch delegiert, sieht sich früher oder später mit Rückdelegation konfrontiert. Der oder die Mitarbeiter:in ist sich unsicher und fragt „Wie sollen wir das machen?“. Wenn du die Aufgabe dann wieder übernimmst, betreibst du Monkey Management.
• Wer hingegen richtig delegiert, tut sich nicht nur selbst etwas Gutes. Auch für Teammitglieder hat das viele Vorteile.

Trotz dieser vielen Vorteile erlebe ich oft, dass Führungskräfte zu wenig oder falsch delegieren.

Nur woran lässt sich das erkennen? Die 3 häufigsten Anzeichen zeige ich dir jetzt.

3 Anzeichen, dass du nicht (oder falsch) delegierst

1 | Aufgaben werden nicht so erledigt, wie du es dir vorstellst

Dazu ein Beispiel:

Du möchtest, dass eine:r deiner Mitarbeiter:innen ein Geschenk für eine:n Geschäftspartner:in besorgt und verschickt.

Er oder sie verschickt das „Standard“-Geschenk, das auch andere Personen dort im Unternehmen bereits bekommen haben.

Doch der/die Geschäftspartner:in ist ein besonderer Kontakt für dich – er/sie sollte dementsprechend auch ein besonderes Geschenk bekommen und nicht das, das andere auch schon bekommen haben.

Was ist hier schiefgelaufen?

Vielleicht wolltest du die Aufgabe möglichst schnell delegieren. Vielleicht hast du auch erwartet, dass dein:e Mitarbeiter:in „mitdenkt“ und das richtige Geschenk aussucht.

Da er oder sie jedoch nicht alle nötigen Informationen zur Verfügung hatte, war das nicht möglich.

In diesem Fall fehlt die Klarheit in deiner Kommunikation. Oder du hast bei der Delegation der Aufgabe überhaupt keine Informationen weitergegeben.

Wie machst du es besser?

Kommuniziere klar und eindeutig. Du kennst die Vorlieben des Kunden oder der Kundin – gib diese Infos entsprechend an dein Teammitglied weiter. „Bitte besorge ein Geschenk, das nicht unser Standard-Geschenk ist. Frau Mustermann liebt die Natur und die Farbe Grün. Sie soll spüren, dass es ein individuelles Geschenk für sie ist.“

Kläre mit deinem Mitarbeiter oder deiner Mitarbeiterin zudem einmal ausführlich Rahmenbedingungen und Themen, die bei Projekten und Aufgaben aus deiner Brille berücksichtigt werden müssen.

Stellst du Abweichungen fest, reflektiere, ob du alle erforderlichen Informationen zur Verfügung gestellt hast.

Wenn nicht: Lerne daraus und mache es beim nächsten Mal besser.

Wenn dein:e Mitarbeiter:in alle Informationen hatte: Coache ihn oder sie!

Vielleicht fehlen ihm oder ihr notwendige Fähigkeiten, die durch eine Fortbildung vermittelt werden müssen. Oder dein:e Mitarbeiter:in ist an der eigenen Leistungsgrenze angekommen. Kurble einen Lern- und Entwicklungsprozess an.

2 | Aufgaben, die delegiert werden, werden gar nicht gemacht

Grundsätzlich ist es ein NO-GO, dass übertragene Aufgaben nicht erledigt werden.

Mache das deinem Mitarbeiter oder deiner Mitarbeiterin deutlich, ganz gleich wie gut oder nah er oder sie dir ist.

Was ist hier schiefgelaufen?

Die Gründe dafür, dass eine delegierte Aufgabe nicht erledigt wurde, sind vielfältig. Das sind die häufigsten unter ihnen:

• Dein:e Mitarbeiter:in kennt den Kontext nicht. Die Aufgabe wird daher als nicht sinnstiftend und ohne Zusammenhang angesehen. (Bsp.: „Warum soll ich die Paletten wegräumen? Die stehen doch nun schon zwei Monate da.“)
• Du hast die Aufgabe „im Nebenbei“ übertragen (dein:e Mitarbeiter:in war gerade mit etwas anderem beschäftigt, als du ihm oder ihr die Aufgabe mündlich delegiert hast). Er oder sie hat es deshalb schlicht vergessen.
• Du hast nicht deutlich gemacht, dass das Teammitglied die volle Verantwortung für die zeitliche Erledigung der Aufgabe trägt.

Wie machst du es besser?

• Mache klar, welche Bedeutung die Aufgabe im großen Ganzen einnimmt. („Wir haben nächste Woche ein Audit. Damit wir erfolgreich bewertet werden, muss diese Fläche frei sein.“)
• Übertrage dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin explizit die Verantwortung für die Aufgabe („Du trägst die volle Verantwortung für diese Aufgabe.“). Dadurch aktivierst du das Verantwortungsbewusstsein und schaffst du Verbindlichkeit.
• Vermeide Delegation im Nebenbei. Stelle stattdessen sicher, dass dein:e Mitarbeiter:in deine volle Aufmerksamkeit hat, wenn du die Aufgabe delegierst.

3 | Du hast das Gefühl, dich um alles selbst kümmern zu müssen

Du möchtest mehr Aufgaben an deine Mitarbeiter:innen delegieren. Dir fehlt jedoch das Vertrauen, dass die Aufgaben dann auch gut umgesetzt werden.

Schlussendlich machst du die Aufgabe dann doch selbst, obwohl deine To-Do Liste schon viel zu lang ist.

Oder: Du überträgst gut gemeint eine Aufgabe an deine:n Mitarbeiter:in. Wenn dir das Ergebnis präsentiert wird, gibst du noch Tipps zur Verbesserung: „Hast du auch daran gedacht und daran…ich würde noch…ich fände es richtig gut, wenn du…“.

Für das Teammitglied, das die Aufgabe für dich erledigt hat, ist das ein großer versteckter Demotivations-Faktor. Und auch du bist unzufrieden, vielleicht sogar frustriert, und machst die Aufgabe beim nächsten Mal einfach selbst.

Was ist hier schiefgelaufen?

In solchen Fällen spricht man vom My-Way-Syndrom. Geprägt ist es von Glaubenssätzen wie:
„Mach es so wie ich, dann ist es gut.“ oder „Nur ich kann alles richtig machen.“

Unter Führungskräften sind solche Glaubenssätze sehr verbreitet.

Die Folge ist, dass du Aufgaben (die du delegieren könntest) selbst erledigst. Oder, dass du auch bei schon delegierten Aufgaben überkritisch auf die Umsetzung achtest und dich einbringst.

Wie machst du es besser?

Der erste und unerlässliche Schritt ist, dich von deinen Glaubenssätzen zu lösen. Mache dir immer wieder bewusst, dass es auch andere (gute) Wege gibt als deinen.

Und denk dran: Jeder muss zur Weiterentwicklung Erfahrungen sammeln. Du förderst deine Mitarbeiter:innen nur, wenn du ihnen die volle Verantwortung für Aufgaben überträgst und dich nicht einmischt.

Außerdem: Kläre mit deinen Mitarbeiter:innen grundsätzliche Rahmenbedingungen, die bei Projekten und Aufgaben aus deiner Sicht unbedingt berücksichtigt werden müssen. So kannst du Aufgaben mit ruhigem Gewissen delegieren. Du hast nicht das Gefühl, dich ständig einmischen zu müssen.

Die 4 Stufen der Delegation

Hast du dich in einem der drei Punkte oben wiedererkannt?

Dann solltest du an deiner Delegation arbeiten. Dafür gebe ich dir jetzt noch einige wertvolle Tipps und beginnen mit den 4 Stufen der Delegation.

Wie viel Verantwortung gibst du an dein Teammitglied ab?

Das hängt vor allem von der Komplexität der Aufgabe und deinem Vertrauen in seinen oder ihre Fähigkeiten ab.

Es kann zum Beispiel gut sein, dass du bei sehr komplexen Aufgaben in die Entscheidungsfindung mit eingebunden sein möchtest.

Umso mehr du dem Teammitglied vertraust, desto weniger Kontrolle ist erforderlich.

Orientiere dich an diesen vier Stufen der Delegation, wenn du entscheidest, zu welchem Grad du die Aufgabe an deine:n Mitarbeiter:in überträgst:

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Stufe 1
Du als Führungskraft entscheidest, der oder die Mitarbeiter:in setzt nur noch um

Hier delegierst du nur die Umsetzung der Aufgabe. Wie die Aufgabe umzusetzen ist, entscheidest du. Es kann sein, dass du den oder die Mitarbeiter:in nach seinem Lösungsansatz fragst. Die Entscheidung bleibt bei dir als Führungskraft.

Auf dieser Stufe der Delegation kontrollierst du außerdem das Ergebnis.

Stufe 2
Du und dein:e Mitarbeiter:in treffen eine gemeinsame Entscheidung

Dein:e Mitarbeiter:in und du entscheiden auf Augenhöhe. So macht dein Teammitglied zum Beispiel Vorschläge für die Umsetzung, welche ihr dann gemeinsam diskutiert. Aus der Diskussion heraus entscheidet ihr euch gemeinsam für einen Weg.

Dein Teammitglied setzt um, du prüfst nur das Ergebnis.

Stufe 3
Der oder die Mitarbeiter:in entscheidet, du bist „nur“ informiert

Hier hat dein Teammitgleid mehr Verantwortung – er oder sie entscheidet sich für einen Umsetzungsweg. Jedoch informiert er oder sie dich über die Entscheidung. So bist du jederzeit im Bilde, wie die Aufgabe erledigt wird.

Das Ergebnis kontrollierst du auch hier.

Stufe 4
Dein Teammitglied trägt die volle Verantwortung

Auf dieser Stufe erfolgt die Delegation zu 100 Prozent. Du gibst die Aufgabe an den oder die Mitarbeiter:in ab. Er oder sie entscheidet sich für einen Lösungsweg und setzt um. Du bist nur informiert, wenn das Ergebnis nicht wie gewünscht ist.

Das Ergebnis kontrollierst du im Normalfall nicht.

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Sicherlich hast du das eine oder andere Teammitglied im Kopf, dem oder der du zum Beispiel nur Stufe 2 der Delegation zutraust.

Das kann zum Beispiel ein junger Mitarbeiter sein, der noch nicht lange im Unternehmen ist.

Generell solltest du deinen Mitarbeiter:innen Vertrauen schenken und möglichst viel Verantwortung übertragen. Nur so können sie Fehler machen und sich weiterentwickeln.

Und was es zu beachten gilt:

Je höher die Stufe, desto weniger Zeit musst du als Führungskraft für Entscheidungen, Kontrolle und Unterstützung bei der delegierten Aufgabe investieren.

Wenn du dich jetzt entschieden hast, eine Aufgabe an deine:n Mitarbeiter:in zu delegieren, ist das WIE der Delegation entscheidend.

Dazu hier meine besten Tipps:

So delegierst du effektiv: 6 Tipps

1. Schaffe für dich selbst Klarheit.
   Denke an die verschiedenen Aufgaben, die du in einer typischen Arbeitswoche erledigst und überlege:
   
   Was genau „muss“ delegiert werden? Welche Aufgaben lassen sich gut und schnell abgeben? Starte damit. Und welche Aufgaben sind wirklich nur von dir ausführbar?
   
   Durch diese Analyse bekommst du selbst Klarheit über deine Aufgaben und Delegations-Potenzial. Wenn du sehr viele Aufgaben hast, mache diese Analyse schriftlich.
   
2. Reflektiere deinen inneren Dialog / deine Haltung.
   Oft halten uns Glaubenssätze von effektiver Delegation ab. In anderen Worten: Dein innerer Dialog hält dich zurück!
   
   Ein typisches Beispiel: „Wenn ich die Aufgabe abgebe, dann ist das doch ein Zeichen von Schwäche.“ Du möchtest eine Aufgabe abgeben, du haderst jedoch, wann der passende Zeitpunkt gegeben ist. Dieser kommt dann doch nicht und du machst die Aufgabe schlussendlich weiterhin selbst.
   
   Oder auch: „Kann er die Aufgabe wirklich erledigen? Ist das nicht etwas zu komplex?“
   Dir fehlt das Vertrauen, dass andere die Aufgabe so erledigen wie du es dir wünschst. Du magst es, alles im Blick zu haben. Die Kontrolle geht verloren.
   
   Reflektiere deshalb, inwiefern dich eigene Glaubenssätze über dich selbst und andere davon abhalten, richtig zu delegieren. Arbeite dann daran, diese Glaubenssätze bewusst aufzulösen.
   
3. Kommuniziere die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar.
   Wenn du eine Aufgabe oder ein Projekt delegierst, musst du klar kommunizieren:
   – Worum geht es genau?
   – Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
   – Was erwartest du von dem oder der Mitarbeiter:in?
   – Wie viel Verantwortung überträgst du an das Teammitglied?
   – Welche sonstigen Informationen benötigt der oder die Mitarbeiter:in zur erfolgreichen Umsetzung?
   
4. Es gibt nur eine:n Verantwortliche:n.
   Unabhängig davon, ob du nur eine Aufgabe oder ein gesamtes Projekt delegierst:
   Wichtig ist, dass immer nur eine Person die Gesamtverantwortung trägt. Diese Rolle muss dann auch klar und transparent im Team kommuniziert werden.
   
5. Das Timing der Delegation ist entscheidend.
   Niemand bekommt gerne auf den letzten Drücker eine Aufgabe aufgetischt. Wenn du deinem oder deiner Mitarbeiter:in kurz vor Feierabend noch eine E-Mail schickst mit den Worten „Dringend – bis morgen früh“, ist Frust vorprogrammiert.
   
   Entscheide deshalb rechtzeitig, welche Aufgabe du an wen delegieren möchtest und gib diese Aufgabe dann auch rechtzeitig ab.
   
6. Beachte die 6W-Formel bei der Delegation von Aufgaben.
   Je nach Aufgabe und Stufe der Delegation, solltest du dir über folgende Punkte im Klaren sein, bevor du eine Aufgabe delegierst. Kommuniziere diese Punkte dann auch entsprechend.
   – Was ist zu tun? (Inhalt)
   – Wer soll etwas tun? (Person, Verantwortung)
   – Warum soll er oder sie es tun? (Motivation)
   – Auf welche Weise soll er oder sie die Aufgabe ausführen? (Erforderliche Informationen / Details)
   – Womit soll die Aufgabe erledigt werden? (Arbeitsmittel)
   – Wann soll die Aufgabe erledigt werden? (zeitliche Eingrenzung, Zielsetzung)

Und zu guter Letzt: Habe kein schlechtes Gewissen, wenn dein Schreibtisch leer, aufgeräumt und der deiner Mitarbeiter:innen voll ist!

Fazit: Delegiere viel – nur tu‘ es richtig!

Delegation ist etwas Wunderbares:

Du hast mehr Zeit für deine Führungsaufgaben; dein:e Mitarbeiter:in empfindet Vertrauen und Wertschätzung. Und ganz nebenbei kannst du noch in dir schlummernde Glaubenssätze aufdecken und auflösen.

Die Frage ist also nicht, ob du delegieren solltest. Sondern vielmehr, wie du richtig delegierst.

Dafür habe ich dir hier meine Tipps gegeben.

Kurz zusammengefasst:

• Klarheit schaffen – wer macht was bis wann? Und wer trägt die Verantwortung?
• Rückdelegation und Monkey Management vermeiden, indem du deine Mitarbeiter:innen dazu anregst, selbst Lösungen zu finden.
• Frühzeitig und in einem ruhigen Moment delegieren, um Frust zu vermeiden.
• Sei‘ konsequent, wenn delegierte Aufgaben nicht erledigt werden.

Und jetzt hoffe ich, dass du die richtigen Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter:innen delegierst – so wie ein:e Dirigent:in die richtigen Musiker:innen für die richtigen Instrumente findet.

Viele weitere wertvolle Tipps und Impulse rund um Führung findest du übrigens hier: