Schwierige Mitarbeiter erfolgreich führen [in 3 Schritten]

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Ständig wissen sie alles besser, jammern vor sich hin oder akzeptieren dich als Führungskraft nicht.

Manchmal vermiesen sie dir den ganzen Tag.

Die Rede ist von schwierigen Mitarbeitern.

Als junge Führungskraft reagierte ich auf schwierige Mitarbeiter schnell gereizt. Am liebsten hätte ich den einen oder anderen rausgeschmissen.

Heute weiß ich:

  • Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist eine der herausforderndsten Führungsaufgaben. Es ist eine Art Stresstest.
  • Fast alle schwierigen Mitarbeiter bringst du mit guter Kommunikation in die Spur.

Ich möchte, dass du schwierige Mitarbeiter erfolgreich führst.

Wie – das zeige ich dir auf dieser Seite.

Was ist ein schwieriger Mitarbeiter?

Nicht jeder gefühlt schwierige Mitarbeiter ist ein schwieriger Mitarbeiter.

Dazu gleich mehr.

Legen wir erst einmal los mit den wichtigsten Indizien für schwierige Mitarbeiter:

Ein schwieriger Mitarbeiter…

  • …verhält sich respektlos oder ist aufmüpfig gegenüber Kollegen und Vorgesetzten.
  • …fällt durch häufiges Zuspätkommen auf.
  • …ist sehr oft krank, und das ohne erklärbaren Grund (der Mitarbeiter feiert krank).
  • …jammert oder stöhnt auffällig viel und redet auch mit anderen oft negativ.
  • …ist generell unzuverlässig, macht was er will.
  • …macht nur das absolute Minimum.
  • …handelt destruktiv, bringt keine konstruktiven Ideen und Vorschläge ein.

Umso mehr von diesen Eigenschaften auf einen Mitarbeiter zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er objektiv schwierig ist!

Mit diesen 6 Typen schwieriger Mitarbeiter bekommst du es bestimmt zu tun

Ich unterscheide sechs Typen schwieriger Mitarbeiter.

Jeden dieser Typen muss du anders “anpacken”.

Die 6 Typen sind:

  1. Gewohnheitsjammerer
  2. Schönredner
  3. Neinsager
  4. Jasager
  5. Besserwisser
  6. Giftzwerg

Ich habe zu diesen Mitarbeitertypen einen kurzen Ratgeber erstellt.

Dort gebe ich konkrete Handlungsempfehlungen für den erfolgreichen Umgang mit ihnen.

Hier erhältst du kostenlosen Zugang zu dem Ratgeber sowie vielen weiteren Tools:

Doch Achtung!

Auch wenn mehrere der oben genannten Punkte zutreffen, ist es möglich, dass Konflikte im Team nicht dem Mitarbeiter geschuldet sind.

Stelle die Situation, den Mitarbeiter und deine Einstellung zu ihm deshalb auf den Prüfstand, bevor du Maßnahmen einleitest.

Wie das geht, zeige ich dir jetzt.

Du bist dir absolut sicher, dass dein Mitarbeiter objektiv schwierig ist und suchst Tipps für den Umgang mit ihm? Dann klicke HIER und spring sofort zu meinen Tipps.

Wie schwierig ist dein Mitarbeiter tatsächlich?

Du hast einen Mitarbeiter im Team, der schon länger für Stunk sorgt.

Er kommt gerne Mal zu spät und hat eine negative Grundeinstellung.

Bevor du dich entschließt, den unliebsamen Mitarbeiter zur Rede zu stellen, frage dich:

  • Seit wann ist der Mitarbeiter im Unternehmen?
    Hat sich der Mitarbeiter im Laufe der Zeit verändert?
    Wenn ja, wann genau hat er sich verändert?
  • Komme nur ich nicht mit ihm klar oder ist er auch bei Kunden und Kollegen unbeliebt?
  • Beziehen sich etwaige Konflikte auf eine aktuelle Situation – möglicherweise, weil der Mitarbeiter mit einer Aufgabenstellung Schwierigkeiten hat – oder erstreckt sich sein Verhalten auf sämtliche Bereiche?

Nimm dir Zeit, Antworten auf diese Fragen zu finden. Besonders bei den ersten Erfahrungen mit schwierigen Mitarbeitern ist das wichtig.

Ergibt sich aus deiner Überlegung, dass der Mitarbeiter schon immer so war oder auch im Team als schwierig angesehen wird, solltest du handeln.

Praktische Maßnahmen gebe ich dir gleich.

Vorher noch etwas Wichtiges:

Der häufigste Grund, warum Führungskräfte Mitarbeite per se als schwierig abstempeln.

Die Aufgabenstellung passt nicht zum „schwierigen Mitarbeiter“

Markus ist ein introvertierter Mensch. Er arbeitet gerne mit Zahlen. Da kann er sich so richtig vertiefen.

Doch in seiner aktuellen Position im Kundenservice wird er ständig gezwungen aus seiner Komfortzone auszutreten.

Tag ein, Tag aus kommuniziert er mit Menschen.

Er fühlt sich unwohl und macht nur Dienst nach Vorschrift. Oft meldet er sich krank.

Das sehe ich sehr häufig – Mitarbeiter arbeiten in der falschen Position.

In diesem Fall gibt es für dich drei Dinge zu tun:

  1. Frage dich, wie das passieren konnte.
  2. Überlege, ob du eine andere Stelle hast, an der Markus seine Stärken voll einbringen kann.
  3. Sprich im Anschluss offen mit ihm darüber und findet gemeinsam eine Lösung.

Jetzt weißt du, ob dein Mitarbeiter tatsächlich schwierig ist, oder er vielleicht nur in der falschen Position arbeitet.

Welche Auswirkungen schwierige Mitarbeiter auf das Betriebsklima haben, zeige ich dir jetzt.

Gut zu wissen: Wie sich schwierige Mitarbeiter auf das Betriebsklima auswirken

Natürlich macht ein schwieriger Mitarbeiter nicht nur dir als Führungskraft schlechte Laune.

Ein negativer Mitarbeiter, der den ganzen Tag jammert und sich über private Probleme oder das schlechte Wetter beklagt, steckt früher oder später andere Mitarbeiter mit seiner Negativität an.

Dann sind Teamgeist und Unternehmenserfolg dauerhaft gefährdet.

Wie ein fauler Apfel, durch den die anderen Äpfel nach und nach auch anfangen zu faulen.

Handelst du nicht oder zu spät, kippt die Stimmung im Team im schlimmsten Fall komplett.

Was dann vielleicht folgt, ist: „Wir als Team gegen den Vorgesetzten“ – ein Horrorszenario für jede Führungskraft.

Auch viele Fußballtrainer kennen das.

Hat der Trainer “die Kabine verloren ” oder “spielt die Mannschaft gegen den Trainer”, steht sein Rauswurf schon in den Sternen geschrieben.

Deswegen mein Rat:

Hast du einen objektiv schwierigen Mitarbeiter im Team, musst du aktiv werden.

Zum Beispiel indem du diesen 3 Schritten folgst.

3 Schritte, um schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen

Der Alltag als Führungskraft wäre ein Traum, wenn man sich nicht ständig mit Konflikten und unbeugsamen Mitarbeitern herumschlagen müsste.

Mehr als ein Traum ist diese Vorstellung auch nicht.

Herausforderungen der Mitarbeiterführung gehören genauso zum Alltag einer Führungskraft wie Strategie und Ansprachen an das Team.

Die Lösung ist zu lernen, damit umzugehen.

Und zu dieser Lösung kommen wir jetzt.

Übrigens:

Diese drei Schritte sind auch bei Konflikten mit Menschen in deinem privaten Umfeld sehr nützlich!

Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, jetzt weiterzulesen 😉

Mehr über schwierige Mitarbeiter in unserem Führungs-Podcast

DOPPELTER FÜHRUNGS-ESPRESSO!

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Schritt 1:
Selbstreflexion – Deine Haltung ist entscheidend!

Frage dich: Was hat die Situation genau mit mir zu tun?

Denn generell gilt – sowohl im Privaten als auch im Beruflichen:

Empfindest du jemanden als schwierig, hat das auch mit dir selbst zu tun.

Frage dich zum Beispiel:

  • Was hat die Situation, die mich nervt, möglicherweise mit mir zu tun?
  • Welche wunden Punkte werden berührt (Trigger)?
  • Was fühle ich, wenn ich an den Mitarbeiter denke?
  • Finde ich den Mitarbeiter charakterlich sympathisch oder unsympathisch?
  • Gegen welche meiner Werte verstößt der Mitarbeiter?

Das ist außerdem wichtig!

Wenn du in die Analyse gehst, beobachte den Mitarbeiter auch im Arbeitsalltag. Stößt er regelmäßig mit Kollegen aneinander?

Sammle möglichst viele Fakten und Beobachtungen.

Nur eines ist ganz wichtig: sprich niemals mit anderen Teammitgliedern über ihn.

Sprichst du hinter dem Rücken des schwierigen Mitarbeiters über ihn, ist das nicht nur ethisch fragwürdig, sondern kann den Konflikt noch weiter verschärfen.

Als Führungskraft bist du dafür verantwortlich, Konflikte in deinem Team mit Bedacht und – falls nötig – auch mit Konsequenz zu lösen.

Bedacht ist dabei wichtig!

Denn:

Eine Führungskraft, die sich von Gefühlen leiten lässt und vorschnell handelt, schadet dem Betriebsklima oft genauso wie ein schwieriger Mitarbeiter, der ungestört handeln darf.

Das heißt nicht, dass du sich deshalb immer ändern musst oder es nur an dir liegt.

Aber es ist in jedem Fall ratsam, dich selbst zu hinterfragen und genau zu analysieren, was dich stört.

Vielleicht findest du in diesem ersten Schritt schon heraus, dass ein Teil des Konflikts zwischen dir und dem Mitarbeiter auch an deiner Haltung liegt.

Notiere deine Ergebnisse aus der Selbstreflexion und gehe in den zweiten Schritt über.

Schritt 2:
Perspektivwechsel – trete in die Schuhe des Mitarbeiters

Jetzt folgt der Empathie-Switch.

Du versetzt dich ganz bewusst in die Lage deines Mitarbeiters, um seine Sicht auf die Dinge zu verstehen.

Dabei unterstützen dich folgende Fragen:

  • Was denkt er?
  • Was möchte er? Welche Bedürfnisse hat er?
  • Was fühlt er?
  • Welche Sorgen und Ängste hat er?
  • Gibt es möglicherweise persönliche Probleme?

Dieser Schritt ist für viele sehr schwer – auch für mich gibt es leichtere Übungen!

Deshalb hier noch ein paar Tipps:

  • Schirme dich so gut wie möglich von deinen Emotionen ab, wenn du dich in deinen Mitarbeiter versetzt.
  • Mache diese Übung nicht, wenn du gerade emotional aufgewühlt bist. Suche dir stattdessen einen ruhigen Moment.
  • Mache dir des menschlichen Bedürfnisses nach Anerkennung, Aufmerksamkeit und Wertschätzung bewusst. Viele Konflikte mit Mitarbeitern gründen auf einem (gefühlten) Mangel an Wertschätzung.

Nachdem du dir ausreichend Zeit (ca. 15 – 30 Minuten) für diese Fragen genommen hast und die wichtigsten Erkenntnisse aufgeschrieben hast, bist du gewappnet für Schritt 3 – das Gespräch mit dem Mitarbeiter.

Je nach Mitarbeiter-Typ solltest du deine Herangehensweise und deine Kommunikation anpassen.

Mehr dazu findest du in meinem kostenlosen Ratgeber:

Schritt 3:
Das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter

Die ersten zwei Schritte schaffen die Basis für den dritten Schritt.

Dieses Fundament aus deinen Erkenntnissen ist für den Erfolg des Gesprächs elementar.

Ein ehrlicher Austausch unter vier Augen gibt sowohl dir als auch dem Mitarbeiter die Chance, die jeweiligen Sichtweisen darzulegen.

Im Idealfall findet ihr einen gemeinsamen Weg nach vorne.

Ob dieses Gespräch ein Konfliktgespräch oder ein reguläres Mitarbeitergespräch ist, hängt von der Schwere des Konflikts und der Ergebnisse deiner Analyse ab.

In jedem Fall solltest du die Grundlagen eines Mitarbeitergesprächs beachten.

Schaue dir dazu unseren ultimativen Guide für Mitarbeitergespräche an:
Mitarbeitergespräche führen: Der ultimative Guide für Chefs

🆘 Erste Hilfe bei schwierigen Gesprächen!

Wir haben häufige, schwierige Gesprächssituationen durchgespielt und aufgenommen.

Schau’ in unserer Akademie vorbei und hole dir die Gespräche, die dich interessieren!
Inklusive Bonus-Checkliste

Oder du liest hier meine kurze Zusammenfassung:

  • Bereite dich gründlich auf das Gespräch vor.
  • Starte das Gespräch möglichst positiv.
  • Besonders in schwierigen Gesprächen ist es wichtig, in Ich-Botschaften zu kommunizieren. So vermeidest du, dass der Mitarbeiter sich direkt angegriffen fühlt.
  • Lasse den Mitarbeiter ausreden und gib ihm eine faire Chance, sich offen zu äußern.
  • Auch du kannst dich offen äußern und unmissverständlich zum Ausdruck geben, was du von dem Mitarbeiter erwartest (dabei ist Klarheit ganz entscheidend!).
  • Stelle intelligente und gesprächsöffnende Fragen, z.B. „Gibt es etwas, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?“

Denke daran:

Das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter ist dann erfolgreich, wenn ihr eine gemeinsame Lösung findet und eine weitere Eskalation somit vermeidet, nicht wenn du recht behältst und deine Macht demonstrierst!

Wenn ihr euch auf einen gemeinsamen Lösungsweg einigen könnt – super!

Der Grundstein für einen Neustart zwischen dir und dem Mitarbeiter ist gelegt und die Chance steht gut, dass dein Mitarbeiter zu einem guten Performer wird.

Doch was, wenn ihr euch nicht einigen könnt?
Wenn ihr das Gespräch im Clinch beendet?
Wenn sich der Mitarbeiter trotz deiner Bemühungen nicht ändert?

Dann musst du entscheiden, ob du den Mitarbeiter zu einem weiteren Gespräch einlädst oder den Weg der Eskalation einschlägst.

Eskalation und Kündigung des schwierigen Mitarbeiters als letzte Option

Aufgepasst! Oft führt dieser Weg irgendwann zur Trennung.

Die Eskalation führt bei wiederholtem Fehlverhalten von einer Ermahnung über die Abmahnung bis hin zur Kündigung.

Wenn es wirklich bis zu Kündigung kommt, ist das für alle Beteiligten wahrscheinlich auch das Beste.

Bei der Kündigung des schwierigen Mitarbeiters ist es wichtig, dass du alle Fakten kennst, den offenen Dialog suchst, ehrlich mit der Situation umgehst und trotz aller Herausforderungen und Enttäuschungen fair bleibst.

Denn auch das begeisternde Trennen gehört zu einer guten Unternehmenskultur dazu.

Gut zu wissen:

Eskalationen können auch in den besten Unternehmen vorkommen – manchmal „passt es einfach nicht“.

Deshalb ist es hilfreich, einen Eskalationsplan auszuarbeiten.

So könnt ihr in eurem Unternehmen sicherstellen, dass Eskalationen kontrolliert und fair stattfinden. Auch das kann allen Beteiligten eine Menge Ärger und Nerven sparen!

Hier habe ich die einzelnen Schritte für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern noch einmal grafisch für dich festgehalten:

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BONUS: Mitarbeiter führen mit der Leistungsformel

Jetzt weißt du, wie du mit schwierigen Mitarbeiter umgehen kannst – ich weiß, dass sich mit den drei Schritten eine Menge Konflikte lösen lassen.

Doch man kann ihnen auch vorbeugen! Wie – das zeige ich dir jetzt noch…

Aufgaben und Positionen solltest du mithilfe der Leistungsformel delegieren.

Wir sprechen von vier Aspekten – Wollen, Können, Dürfen und Wissen:

  1. Wollen ist eine intrinsische Motivation, ein innerer Antrieb für die Aufgabe oder das Projekt aufgrund eigener Bedürfnisse.
    Kurz: Der Mitarbeiter muss Lust auf die Aufgabe haben!
  2. Können umschreibt die faktische Leistungsfähigkeit – dazu gehören die entsprechenden Kenntnisse, Qualifikationen, Talente und Erfahrungen.
    Die Fähigkeit muss für eine Stelle oder eine Aufgabe vorhanden sein oder zumindest als Potenzial angelegt sein. Kann ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllen, so leidet seine Motivation.
  3. Dürfen meint das Überlassen eines Freiraums zum Tun – Befugnisse, Rollen, Pflichten und Spielräume.
    Deine Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, eigene Entscheidungen zu treffen und ihre Ideen umzusetzen. Dies fördert Motivation. Zu starke Einschränkungen, Mikromanagement und mangelndes Vertrauen in den Mitarbeiter wirken sich negativ aus.
  4. Wissen kann man auch mit Klarheit übersetzen. Dies ist der letzte Part und wird oft übersehen. Ein Mitarbeiter muss konkret wissen, was von ihm verlangt wird: Welche Aufgaben habe ich bis wann zu erledigen? Mit welchem Handlungsspielraum und welchen Entscheidungskompetenzen?
    Oft stellen wir fest, dass Führungskräfte für sich im Kopf ganz klar haben, was sie sich wünschen, es dennoch nicht klar kommunizieren. Hier ist also klare Kommunikation mit entsprechender Rückkoppelung der Schlüssel.

Achte auf diese vier Punkte, wenn du Aufgaben delegierst, und du wirst automatisch weniger Konflikte mit deinen Mitarbeitern haben.

Fazit: Sind deine Mitarbeiter wirklich schwierig?

Hast du schon einen Plan, wie du mit dem schwierigen Mitarbeiter in deinem Team umgehst?

Ich hoffe, du hast hier einige hilfreiche Impulse gefunden.

Zusammenfassend möchte ich noch einmal einige wichtige Punkte hervorheben:

  • Reflektiere und analysiere
    Ist dein Teammitglied wirklich schwierig oder sind eventuell andere Gründe, wie zum Beispiel die falsche Position, für den Konflikt verantwortlich?
  • Kommunikation ist der Schlüssel!
    Sprich lieber einmal zu viel als einmal zu wenig mit deinem Mitarbeiter über die aktuelle Situation – vorzugsweise in einem Vier-Augen-Gespräch. Hier kommst du direkt zu unserem ultimativen Guide für Mitarbeitergespräche.
  • Es ist immer besser, einer Situation vorzubeugen als mit den Folgen umzugehen.
    Achte deshalb auf die Leistungsformel bei der Delegation von Positionen und Aufgaben. Weitere wichtige Faktoren für die Prävention von Konflikten ist die Unternehmenskultur (der Geist des Unternehmens). Frage dich: Fühlen sich deine Mitarbeiter wohl? Bekommen sie genug Wertschätzung?

Dieser letzte Punkt liegt mir persönlich sehr am Herzen, denn ich habe ein ums andere Mal erlebt, wie gut Begeisterung gegen Unzufriedenheit und Nörgler wirkt.

Und wie ein starker, gefestigter Teamgeist unzufriedene Mitarbeiter auffängt und somit Zeit und Nerven von Führungskräften spart.

Ich wünsche dir jetzt viel Erfolg bei der Umsetzung!

Die in diesem Beitrag gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

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