Schwierige Mitarbeiter erfolgreich führen [in 3 Schritten]

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Ein kurzer Audio-Impuls von mir zu diesem so wichtigen Thema

Ständig wissen sie alles besser, jammern vor sich hin oder akzeptieren dich als Führungskraft nicht.

Manchmal vermiesen sie dir den ganzen Tag.

Die Rede ist von schwierigen Mitarbeitern.

Als junge Führungskraft reagierte ich auf schwierige Mitarbeiter schnell gereizt. Am liebsten hätte ich den einen oder anderen rausgeschmissen.

Heute weiß ich:

  • Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist eine der herausforderndsten Führungsaufgaben. Es ist eine Art Stresstest.
  • Viele schwierige Mitarbeiter bringst du mit guter Kommunikation in die Spur. Dafür benötigst du jedoch einen guten Plan und Ausdauer.

Ich möchte, dass du schwierige Mitarbeiter erfolgreich führst.

Die wichtigsten Schritte zeige ich dir auf dieser Seite.

Mit meinem 5-Tage-Aktionsplan wirst du das Thema ohne Ausreden aktiv angehen. Ich begleite dich Schritt-für-Schritt. Mehr Infos zu dem Aktionsplan findest du in diesem Artikel.

Was ist ein schwieriger Mitarbeiter?

Ist Frau Schmidt eine schwierige Mitarbeiterin, weil sie unangenehme Fragen stellt und manchmal sehr kritisch ist?

Herr Weber ist doch ganz sicher schwierig, weil er einmal die Woche zu spät kommt…oder?

Eine eindeutige Definition von schwierigen Mitarbeitern gibt es nicht.

Letztendlich entscheidest du, ob der Mitarbeiter schwierig ist oder ob es aus anderen Gründen zu Unzufriedenheit oder Konflikten kommt.

Und in diesem Artikel zeige ich dir, wie du das für dich herausfindest.

Das sind typische Verhaltensweisen von schwierigen Mitarbeitern

Ein schwieriger Mitarbeiter…

  • …ist frech, verhält sich respektlos oder aufmüpfig.
  • …akzeptiert die Vorgesetzten nicht.
  • …fällt durch häufiges Zuspätkommen auf.
  • …ist sehr oft krank, und das ohne erklärbaren Grund (der Mitarbeiter feiert krank).
  • …jammert oder stöhnt auffällig viel.
  • …ist generell unzuverlässig, macht was er will.
  • …handelt destruktiv, bringt keine konstruktiven Ideen und Vorschläge ein.
  • …verhält sich auch im Umgang mit Kollegen schwierig.

Über die Jahre habe ich – erst als Führungskraft und später als Coach – unzählige schwierige Mitarbeiter erlebt.

Dabei sind mir 6 Typen immer wieder aufgefallen.

Die 6 Typen schwieriger Mitarbeiter

  1. Gewohnheitsjammerer
  2. Schönredner
  3. Neinsager
  4. Jasager
  5. Besserwisser
  6. Giftzwerg

Jeden dieser Typen solltest du anders „anpacken“.

Da eine Beschreibung der Typen mit Handlungsempfehlung den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, habe ich dafür einen kurzen Ratgeber erstellt.

Hier erhältst du kostenlosen Zugang zu dem Ratgeber (sowie mehr als 18 weiteren Führungs-Tools!):

Achtung!

Vielleicht denkst du jetzt schon daran, wie du deinen Mitarbeiter wieder in die Spur kriegst.

Doch es ist gut möglich, dass Konflikte im Team nicht dem Mitarbeiter geschuldet sind.

Stelle die Situation, den Mitarbeiter und deine Einstellung zu ihm deshalb auf den Prüfstand, bevor du konkrete Maßnahmen einleitest.

Wie das geht, zeige ich dir jetzt.

Oder du bist dir absolut sicher, dass dein Mitarbeiter objektiv schwierig ist und suchst Tipps für den Umgang mit ihm? Dann klicke HIER und spring sofort zu meinen Tipps.

Wie schwierig ist dein Mitarbeiter tatsächlich? Finde es heraus

Du hast also einen Mitarbeiter im Team, der schon länger für Stunk sorgt.

Er kommt gerne Mal zu spät und hat eine negative Grundeinstellung.

Bevor du dich entschließt, den unliebsamen Mitarbeiter zur Rede zu stellen, frage dich:

  • Seit wann ist der Mitarbeiter im Unternehmen?
    Hat sich der Mitarbeiter im Laufe der Zeit verändert?
    Wenn ja, wann genau hat er sich verändert?
  • Komme nur ich nicht mit ihm klar oder ist er auch bei Kunden und Kollegen unbeliebt?
  • Beziehen sich etwaige Konflikte auf eine aktuelle Situation – möglicherweise, weil der Mitarbeiter mit einer Aufgabenstellung Schwierigkeiten hat – oder erstreckt sich sein Verhalten auf sämtliche Bereiche?

Nimm dir Zeit, zu reflektieren und klare Antworten auf diese Fragen zu finden. Denn nur dann kannst du auch die richtigen Schlüsse ziehen.

Es kann zum Beispiel sein, dass die Schwierigkeiten mit dem Mitarbeiter nicht viel mit ihm selbst zu tun haben. Sondern er vielleicht einfach nicht in der richtigen Position arbeitet.

Und das kommt erstaunlich oft vor, deshalb hierzu noch ein Beispiel.

Die Aufgabenstellung passt nicht zum „schwierigen Mitarbeiter“

Ein Beispiel:

Markus ist ein introvertierter Mensch. Er arbeitet gerne mit Zahlen. Da kann er sich so richtig vertiefen.

Doch in seiner aktuellen Position im Kundenservice wird er ständig gezwungen aus seiner Komfortzone auszutreten.

Tag ein, Tag aus kommuniziert er mit Menschen.

Er fühlt sich unwohl und macht nur Dienst nach Vorschrift. Oft meldet er sich krank, denn das ständige Kommunizieren macht ihn platt.

Das sehe ich sehr häufig – Mitarbeiter arbeiten in der falschen Position.

In diesem Fall gibt es für dich ein paar Dinge zu tun:

  1. Frage dich, wie das passieren konnte. Wieso wurde der Mitarbeiter für diese Position eingestellt? Und wie kann das in Zukunft vermieden werden?
  2. Was sind die Stärken des Mitarbeiters? Was macht er gut und gerne?
  3. Hast du eine Stelle im Unternehmen, in der der Mitarbeiter seine Stärken voll einbringen kann?
  4. Sprich offen mit ihm über deine Beobachtungen und findet gemeinsam eine Lösung.

Wenn du also einen vermeintlich schwierigen Mitarbeiter im Team hast, ziehe keine voreiligen Schlüsse.

Reflektiere und analysiere die Situation, und leite erst dann weitere Maßnahmen ein.

Und dieser letzte Punkt ist entscheidend.

Denn schwierige Mitarbeiter wirken sich nicht nur negativ auf deine Gefühlslage und die Performance aus. Im schlimmsten Fall vergiften sie das ganze Betriebsklima.

Gut zu wissen: Wie sich schwierige Mitarbeiter auf das Betriebsklima auswirken

Natürlich macht ein schwieriger Mitarbeiter nicht nur dir als Führungskraft schlechte Laune.

Ein negativer Mitarbeiter, der den ganzen Tag jammert und sich über private Probleme oder das schlechte Wetter beklagt, steckt früher oder später andere Mitarbeiter mit seiner Negativität an.

Dann sind Teamgeist und Unternehmenserfolg dauerhaft gefährdet.

Wie ein fauler Apfel, durch den die anderen Äpfel nach und nach auch anfangen zu faulen.

Handelst du nicht oder erst viel zu spät, kippt die Stimmung im Team im schlimmsten Fall komplett.

Es kann sogar so weit kommen, dass deine Teammitglieder sich gegen dich stellen.

Wir als Team gegen den Vorgesetzten“ – ein Horrorszenario für jede Führungskraft.

Auch viele Fußballtrainer kennen das. Hat der Trainer die Kabine verloren oder spielt die Mannschaft gegen den Trainer, steht sein Rauswurf schon in den Sternen geschrieben.

Deswegen lautet mein unbedingter Rat:

Hast du einen objektiv schwierigen Mitarbeiter im Team, schiebe das Thema nicht auf sondern werde aktiv!

Zum Beispiel mit meinem 5-Tage-Aktionsplan. Damit kommst du garantiert ins Handeln.
Hier findest du mehr Infos:

In fünf Tagen perfekt vorbereitet:
Meine Schritt-für-Schritt Anleitung, um schwierige Mitarbeiter:innen zu führen

Werde Jetzt aktiv.

Jeden Tag bekommst du einen kurzen Videoimpuls und eine Aufgabe von mir. Nach 5 Tagen bist du perfekt vorbereitet, die Situation nachhaltig zu lösen.

3 Schritte, um schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen

Auf die Analyse folgen die Maßnahmen.

Und ja, ich weiß: Der Alltag als Führungskraft wäre ein Traum, wenn man sich nicht ständig mit Konflikten und unbeugsamen Mitarbeitern herumschlagen müsste.

Nur: mehr als ein Traum ist diese Vorstellung nicht.

Herausforderungen der Mitarbeiterführung gehören zum normalen Alltag einer Führungskraft.

Die Lösung ist zu lernen, damit umzugehen. Und diese Herausforderungen als Chance zum Wachsen zu sehen. So auch im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern.

Übrigens:

Die folgenden Schritte sind auch bei Konflikten mit Menschen in deinem privaten Umfeld sehr effektiv!

Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, jetzt weiterzulesen oder direkt mit meinem Aktionsplan durchzustarten.

Schritt 1:
Selbstreflexion – Deine Haltung ist entscheidend!

Frage dich als erstes immer: Was hat die Situation mit mir zu tun?

Denn sowohl im Privaten als auch im Beruflichen gilt:
Empfindest du jemanden als schwierig, hat das auch mit dir selbst zu tun.

Frage dich zum Beispiel:

  • Inwiefern bin ich in den Situationen, die mich nerven, selbst beteiligt?
  • Welche wunden Punkte werden im mir berührt (Trigger)?
  • Was fühle ich, wenn ich an den Mitarbeiter denke?
  • Finde ich den Mitarbeiter charakterlich sympathisch oder unsympathisch?
  • Gegen welche meiner Werte verstößt der Mitarbeiter?
  • Womit tue ich mich selbst schwer (z. B. konsequent zu sein oder klare Kante zu zeigen)?

Das ist außerdem wichtig!

Wenn du in die Analyse gehst, beobachte den Mitarbeiter auch im Arbeitsalltag.
Stößt er regelmäßig mit Kollegen aneinander?

Sammle möglichst viele Fakten und Beobachtungen.

Nur eines ist ganz wichtig: sprich niemals mit anderen Teammitgliedern über ihn.

Denn sprichst du hinter dem Rücken des schwierigen Mitarbeiters über ihn, ist das nicht nur ethisch fragwürdig, sondern kann den Konflikt noch weiter verschärfen.

Als Führungskraft bist du dafür verantwortlich, Konflikte in deinem Team mit Bedacht und – falls nötig – auch mit Konsequenz zu lösen.

Bedacht ist dabei wichtig!

Denn:

Eine Führungskraft, die sich von Gefühlen leiten lässt und vorschnell handelt, schadet dem Betriebsklima oft genauso wie ein schwieriger Mitarbeiter, der ungestört handeln darf.

Das heißt nicht, dass du sich deshalb immer ändern musst oder es nur an dir liegt.

Aber es ist in jedem Fall ratsam, dich selbst zu hinterfragen und genau zu analysieren, was dich stört.

Vielleicht findest du in diesem ersten Schritt schon heraus, welcher Teil des Konflikts zwischen dir und dem Mitarbeiter auch an deiner Haltung liegt.

Notiere deine Ergebnisse aus der Selbstreflexion und gehe dann in den zweiten Schritt über.

Schritt 2:
Perspektivwechsel – trete in die Schuhe des Mitarbeiters

Nach der Selbstreflexion folgt der Empathie-Switch.

Hier versetzt du dich ganz bewusst in die Lage deines Mitarbeiters, um seine Sicht auf die Dinge zu verstehen.

Dabei unterstützen dich folgende Fragen:

  • Was denkt er?
  • Was möchte er? Welche Bedürfnisse hat er?
  • Was fühlt er?
  • Welche Sorgen und Ängste hat er?
  • Gibt es möglicherweise persönliche Probleme?

Dieser Schritt ist für viele Menschen herausfordernd – auch für mich gibt es leichtere Übungen!

Deshalb hier noch ein paar Tipps:

  • Schirme dich so gut wie möglich von deinen Emotionen ab, wenn du dich in deinen Mitarbeiter hineinversetzt.
  • Mache diese Übung nicht, wenn du gerade emotional aufgewühlt bist. Wähle stattdessen einen ruhigen Moment.
  • Sei dir der menschlichen Bedürfnisse nach Anerkennung, Aufmerksamkeit und Wertschätzung bewusst. Viele Konflikte mit Mitarbeitern gründen auf einem (gefühlten) Mangel an Wertschätzung.

Du möchtest etwas Orientierung und praktische Unterstützung bei diesen Schritten?

Gerne schicke ich dir jeden Tag eine E-Mail mit einem Videoimpuls und einer kurzen, jedoch effektiven Aufgabe. Das kann besonders bei hartnäckigen Fällen eine große Erleichterung sein. Auf dieser Seite findest du dazu mehr Infos.

Nachdem du dir ausreichend Zeit für den Empathie-Switch genommen hast und die wichtigsten Erkenntnisse aufgeschrieben hast, bist du bereit für Schritt 3 – das Gespräch mit dem Mitarbeiter.

Je nach Mitarbeiter-Typ solltest du deine Herangehensweise und deine Kommunikation anpassen.

Mehr dazu findest du in meinem kostenlosen Ratgeber:

Schritt 3:
Das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter

Die ersten zwei Schritte schaffen die Basis für den dritten Schritt – das Gespräch mit dem Mitarbeiter.

Deine Erkenntnisse aus der Selbstreflexion und dem Empathie-Switch sind für ein zielführendes Gespräch wichtig.

Ein ehrlicher Austausch unter vier Augen gibt beiden die Chance, die jeweiligen Sichtweisen darzulegen.

Ehrlich bedeutet auch, dass du trotz allem Verständnis klar die Grenzen und die Konsequenzen aufzeigst! Nur so gibst du dem Mitarbeiter eine faire Chance, sein Verhalten entsprechend zu ändern.

Im Idealfall findet ihr einen gemeinsamen Weg nach vorne.

Die meisten Konflikte werden jedoch nicht mit einem einzigen Gespräch gelöst. Sei deshalb auf einen längeren Prozess vorbereitet.

Bleib als Führungskraft dran – höflich, aber hartnäckig. Und erkenne den Prozess als Chance an, deinen Mitarbeiter, dein Team und dich positiv zu entwickeln.

Wie also führst du das Gespräch am besten? Ein paar Tipps habe ich für dich hier zusammengefasst:

  • Eine gründliche Vorbereitung ist das A und O.
  • Besonders in schwierigen Gesprächen ist es wichtig, in Ich-Botschaften zu kommunizieren. So vermeidest du, dass der Mitarbeiter sich angegriffen fühlt (z. B. „Ich habe in letzter Zeit häufiger beobachtet, dass Sie zu spät zu den Meetings kommen. Oft haben wir auf Sie gewartet und uns geärgert, weil wir sehr viel zu tun haben. Ich denke, Sie verstehen das und wir finden eine gemeinsame Lösung, wie das in Zukunft nicht mehr vorkommt.“)
  • Lasse den Mitarbeiter ausreden und gib ihm eine faire Chance, sich offen zu äußern.
  • Auch du kannst dich offen äußern und unmissverständlich zum Ausdruck geben, was du von dem Mitarbeiter erwartest (dabei ist Klarheit ganz entscheidend!).
  • Stelle intelligente und gesprächsöffnende Fragen, z. B. „Gibt es etwas, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?“
  • Vereinbart am Ende des ersten Gesprächs direkt einen Wiederholungstermin.

Meinen kompletten Guide für Mitarbeitergespräche findest du hier:
Mitarbeitergespräche führen: Der ultimative Guide für Chefs

Wenn ihr euch schon während des ersten Austausches auf einen gemeinsamen Lösungsweg einigen könnt – super! Oft stolpert ihr auch auf dem Lösungsweg über neue Hindernisse. Das ist völlig okay, denn ihr befindet euch in einem Prozess.

Doch was, wenn ihr euch nicht einigen könnt? Wenn sogar nach mehreren Gesprächen keine Einigung in Sicht ist? Wenn sich der Mitarbeiter trotz deiner Bemühungen nicht ändert?

Dann musst du entscheiden, ob du den Mitarbeiter zu weiteren Gesprächen einlädst, eine andere Konfliktlösungsmethode wählst, oder den Weg der Eskalation einschlägst.

Zu letzterem noch ein paar Hinweise:

Eskalation und Kündigung des schwierigen Mitarbeiters als letzte Option

Aufgepasst! Oft führt dieser Weg irgendwann zur Trennung.

Die Eskalation führt bei wiederholtem Fehlverhalten von einer Ermahnung über die Abmahnung bis hin zur Kündigung.

Wenn es wirklich bis zu Kündigung kommt, ist das für alle Beteiligten wahrscheinlich auch das Beste.

Bei der Kündigung des schwierigen Mitarbeiters ist es wichtig, dass du alle Fakten kennst, den offenen Dialog suchst, ehrlich mit der Situation umgehst und trotz aller Herausforderungen und Enttäuschungen fair bleibst.

Denn auch das begeisternde Trennen gehört zu einer guten Unternehmenskultur dazu.

Gut zu wissen:

Eskalationen kommen auch in den besten Unternehmen und Teams vor – manchmal „passt es einfach nicht“.

Deshalb ist es immer gut, einen Eskalationsplan parat zu haben. Dazu gehören auch klar definierte Eskalationsstufen.

So könnt ihr in eurem Unternehmen sicherstellen, dass Eskalationen kontrolliert und fair stattfinden. Und eine gute Vorbereitung kann allen Beteiligten eine Menge Ärger und Nerven sparen!

Gibt es in eurem Unternehmen einen solchen Plan?

Über das Thema Kündigung schwieriger Mitarbeiter hat meine Kollegin Jennifer für unseren Führungs-Podcast mit Arbeitsrechtsanwältin Christina Linke gesprochen.

Ein sehr interessantes Gespräch, dass diesen Blog-Artikel wunderbar ergänzt. Höre dir die Folge hier an:

Podcast: Trenne dich früher von schwierigen Mitarbeitern

Mit Rechtsanwältin Christina Linke. Höre jetzt rein:


Hier habe ich die einzelnen Schritte für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern noch einmal grafisch für dich festgehalten:

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BONUS: Schwierige Mitarbeiter führen mit der Leistungsformel

Jetzt weißt du, wie du mit schwierigen Mitarbeiter umgehen kannst.

Doch man kann ihnen auch vorbeugen! Und wie das geht, zeige ich dir jetzt noch…

Aufgaben und Positionen solltest du mithilfe der Leistungsformel delegieren.

Wir sprechen von vier Aspekten – Wollen, Können, Dürfen und Wissen:

  1. Wollen ist eine intrinsische Motivation, ein innerer Antrieb für die Aufgabe oder das Projekt aufgrund eigener Bedürfnisse.
    Kurz: Der Mitarbeiter muss Lust an seiner Arbeit/seinem Job haben!
  2. Können umschreibt die faktische Leistungsfähigkeit – dazu gehören die entsprechenden Kenntnisse, Qualifikationen, Talente und Erfahrungen.
    Die Fähigkeit muss für eine Stelle oder eine Aufgabe vorhanden sein oder zumindest als Potenzial angelegt sein. Kann ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllen, so leidet seine Motivation.
  3. Dürfen meint das Überlassen eines Freiraums zum Tun – Befugnisse, Rollen, Pflichten und Spielräume.
    Deine Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, eigene Entscheidungen zu treffen und ihre Ideen umzusetzen. Dies fördert Motivation. Zu starke Einschränkungen, Mikromanagement und mangelndes Vertrauen in den Mitarbeiter wirken sich negativ aus.
  4. Wissen kann man auch mit Klarheit übersetzen. Dies ist der letzte Part und wird oft übersehen. Ein Mitarbeiter muss konkret wissen, was von ihm verlangt wird: Welche Aufgaben habe ich bis wann zu erledigen? Mit welchem Handlungsspielraum und welchen Entscheidungskompetenzen?
    Oft stellen wir fest, dass Führungskräfte für sich im Kopf ganz klar haben, was sie sich wünschen, es dennoch nicht klar kommunizieren. Hier ist also klare Kommunikation mit entsprechender Rückkoppelung der Schlüssel.

Achte auf diese vier Punkte, wenn du Aufgaben delegierst, und du wirst automatisch weniger Konflikte mit deinen Mitarbeitern haben.

Fazit: Sind deine Mitarbeiter wirklich schwierig?

Hast du schon eine Idee, wie du mit dem schwierigen Mitarbeiter in deinem Team umgehst?

Ich hoffe, du hast hier einige hilfreiche Impulse gefunden. Und freue mich, wenn du einen positiven Entwicklungsprozess startest. Deshalb weise ich dich gerne noch einmal auf meinen 5-Tage-Aktionsplan für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern hin.

Und zusammenfassend sind mir folgende Punkte wichtig:

  • Reflektiere und analysiere
    Ist dein Teammitglied wirklich schwierig oder sind eventuell andere Gründe, wie zum Beispiel die falsche Position, für den Konflikt verantwortlich?
  • Kommunikation ist der Schlüssel!
    Sprich lieber einmal zu viel als einmal zu wenig mit deinem Mitarbeiter über die aktuelle Situation – vorzugsweise in einem Vier-Augen-Gespräch. Hier kommst du direkt zu unserem ultimativen Guide für Mitarbeitergespräche.
  • Es ist immer besser, einer Situation vorzubeugen als mit den Folgen umzugehen.
    Achte deshalb auf die Leistungsformel bei der Delegation von Positionen und Aufgaben. Weitere wichtige Faktoren für die Prävention von Konflikten ist die Unternehmenskultur (der Geist des Unternehmens). Frage dich: Fühlen sich deine Mitarbeiter wohl? Bekommen sie genug Wertschätzung?

Dieser letzte Punkt liegt mir persönlich sehr am Herzen, denn ich habe ein ums andere Mal erlebt, wie gut Begeisterung gegen Unzufriedenheit und Nörgler wirkt.

Und wie ein starker, gefestigter Teamgeist unzufriedene Mitarbeiter auffängt und somit Zeit und Nerven von Führungskräften spart.

Ich wünsche dir jetzt viel Erfolg bei der Umsetzung!

Die in diesem Beitrag gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

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