Schwierige Mitarbeiter erfolgreich führen [in 3 Schritten]

Ständig wissen sie alles besser, jammern vor sich hin oder akzeptieren den Vorgesetzten nicht:

Schwierige Mitarbeiter können jeder Führungskraft den Arbeitsalltag vermiesen.

Bestimmt hast du diese Erfahrung schon gemacht.

Denn keine Führungskraft bleibt davon verschont.

Deshalb kenne auch ich den Frust allzu gut.

Besonders als junge Führungskraft habe ich auf schwierige Mitarbeiter schnell gereizt reagiert. Am liebsten hätte ich den einen oder anderen einfach rausgeschmissen.

Heute weiß ich:

  • Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist eine der herausforderndsten Führungsaufgaben. Es ist so eine Art Stresstest für jede Führungskraft.
  • Fast alle schwierigen Mitarbeiter kann man mit guter Kommunikation in die Spur bringen.

Ich möchte, dass du schwierige Mitarbeiter erfolgreich führst.

Deshalb habe ich meine Erfahrungen mit schwierigen Mitarbeitern in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

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Was ist ein schwieriger Mitarbeiter?

Nicht jeder Mitarbeiter, mit dem du Schwierigkeiten hast, ist ein objektiv schwieriger Mitarbeiter.

Was genau ich damit meine? Das erkläre ich gleich.

Hier zeige ich dir schon einmal ein paar Anzeichen für schwierige Mitarbeiter, auf die du achten solltest.

Umso mehr von den folgenden Eigenschaften auf einen Mitarbeiter zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er objektiv schwierig ist:

Der Mitarbeiter…

  • …verhält sich respektlos oder ist aufmüpfig gegenüber Kollegen und Vorgesetzten.
  • …fällt durch häufiges Zuspätkommen auf.
  • …ist sehr oft krank, und das ohne erklärbaren Grund (der Mitarbeiter feiert krank).
  • jammert oder stöhnt auffällig viel und redet auch mit anderen oft negativ. Dadurch verbreitet er schlechte Stimmung.
  • …ist generell unzuverlässig, er macht was er will.
  • …macht nur das absolute Minimum.
  • handelt eher destruktiv, bringt keine konstruktiven Ideen und Vorschläge ein, meckert stattdessen viel.

Ich unterscheide zwischen sechs verschiedenen Typen schwieriger Mitarbeiter. Jeder dieser Typen bedarf einer eigenen Herangehensweise.

Ich habe ein Dokument erstellt, in dem ich die sechs Typen schwieriger Mitarbeiter beschreibe und konkrete Handlungsempfehlungen für den erfolgreichen Umgang mit ihnen gebe.

Durch Klick auf das Kästchen unten bekommst du exklusiven Zugang zu der Übersicht.



Doch Achtung!

Sogar wenn mehrere der oben genannten Punkte zutreffen, ist es möglich, dass die Schwierigkeiten oder Konflikte im Team nicht dem Mitarbeiter geschuldet ist, sondern anderen Umständen.

Stelle die Situation, den Mitarbeiter und deine Einstellung zu ihm deshalb auf den Prüfstand, bevor du Maßnahmen einleitest.

Wie das geht, zeige ich dir jetzt.

Du bist dir absolut sicher, dass dein Mitarbeiter objektiv schwierig ist und suchst Tipps für den Umgang mit ihm? Dann klicke HIER und spring sofort zu meinen Tipps.

Wie schwierig ist dein Mitarbeiter tatsächlich?

Du hast also einen Mitarbeiter im Team, der schon länger für Stunk sorgt. Er kommt öfter Mal zu spät und hat eine negative Grundeinstellung.

Bevor du dich entschließt, den unliebsamen Mitarbeiter zur Rede zu stellen oder gar vor die Tür zu setzen, stelle dir folgende Fragen:

  • Seit wann ist der Mitarbeiter im Unternehmen? Hat sich der Mitarbeiter im Laufe der Zeit verändert? Wenn ja, wann genau hat er sich verändert?
  • Komme nur ich nicht mit ihm klar oder ist er auch bei Kunden und Kollegen unbeliebt?
  • Sind etwaige Konflikte auf eine aktuelle Situation bezogen – möglicherweise, weil der Mitarbeiter mit einer bestimmten Aufgabenstellung Schwierigkeiten hat – oder erstreckt sich sein Verhalten auf sämtliche Bereiche?

Gehe in dich und nimm dir die Zeit, Antworten auf diese Fragen zu finden. Besonders bei den ersten Erfahrungen mit schwierigen Mitarbeitern ist das wichtig.

Nach einiger Zeit stellt sich eine Art Routine ein und du musst weniger Zeit dafür aufwenden.

Wenn sich aus deiner Überlegung ergibt, dass der Mitarbeiter schon immer so war oder auch im Team als schwierig angesehen wird, solltest du handeln.

Bevor wir sofort dazu kommen, welchen Einfluss schwierige Mitarbeiter auf das gesamte Team haben, möchte ich dir noch zwei mögliche Gründe dafür nennen, dass einem Mitarbeiter das Prädikat „schwierig“ vorschnell angeheftet wird:

Grund 1: Die Aufgabenstellung passt nicht zum „schwierigen Mitarbeiter“

Nehmen wir an, eine Position, in der Kontaktfreude das A und O ist, ist mit einem sehr introvertierten Mitarbeiter besetzt.

In diesem Fall gibt es für dich drei Dinge zu tun:

  1. Frage dich, wie das passieren konnte.
  2. Überlege, ob du möglicherweise eine andere Stelle hast, an der der Mitarbeiter seine Stärken voll einbringen kann.
  3. Sprich im Anschluss offen mit dem Mitarbeiter darüber.

Es gibt noch einen weiteren häufigen Grund, dass ein Mitarbeiter als schwierig empfunden wird.

Grund 2: Du (als Führungskraft) magst den Mitarbeiter nicht

Manchmal ist es so, dass wir mit einer Person einfach nicht so gut können.

Wir haben keine klare Antwort darauf. Manchmal ist es einfach die Chemie. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, das zu reflektieren, sich von Bewertungen zu befreien und neutral mit Fakten an die Situation zu gehen.

Wenn du das Gefühl hast, den Mitarbeiter auf persönlicher Ebene einfach unsympathisch zu finden, solltest du versuchen herauszufinden, warum er diese Gefühle in dir auslöst.

Außerdem solltest du versuchen, dich von persönlichen Befindlichkeiten zu lösen und wertfrei Fakten über den vermeintlich schwierigen Mitarbeiter zu sammeln.

Das kannst du erreichen, indem du aufmerksam beobachtest und gute Fragen stellst.

Aufgepasst!

Wenn du Fakten über einen Mitarbeiter sammeln möchtest, achte darauf, dass du nicht mit anderen Mitarbeitern über ihn sprichst.

Wenn du hinter seinem Rücken über den schwierigen Mitarbeiter sprichst, ist das nicht nur ethisch fragwürdig, sondern kann den Konflikt noch weiter verschärfen.

Schlussendlich bist du als Führungskraft dafür verantwortlich, Konflikte in deinem Team mit Bedacht und – falls nötig – auch mit Konsequenz zu lösen.

Bedacht ist dabei wichtig!

Wenn du dich nur von deinen Gefühlen leiten lässt und vorschnell handelst, kann das genauso schädlich für dein Betriebsklima sein wie ein schwieriger Mitarbeiter, der ungestört handeln darf.


Wenn du also den Reflexionsprozess gemacht hast und dir sicher bist, dass der Mitarbeiter wirklich schwierig ist, musst du handeln.

Dazu ist es wichtig zu wissen, wie sich ein schwieriger Mitarbeiter auf das Team und das Betriebsklima auswirken kann (besonders dann, wenn ihm freie Hand gewährt wird).

Welche Auswirkungen schwierige Mitarbeiter auf das Betriebsklima haben können, zeige ich dir jetzt.

Wie sich schwierige Mitarbeiter negativ auf das Betriebsklima auswirken

Oft bist du als Führungskraft nicht der einzige, der von einem schwierigen Mitarbeiter beeinflusst wird.

In einigen Fällen hat das ganze Team Herausforderungen mit dem betreffenden Mitarbeiter. Ein negativ gestimmter Mitarbeiter, der den ganzen Tag jammert und sich über private Probleme oder das schlechte Wetter beklagt, wird früher oder später andere Mitarbeiter mit seiner Negativität anstecken.

Dann sind Teamgeist und Unternehmenserfolg dauerhaft gefährdet.

Die passende Metapher dazu ist ein fauler Apfel, durch den die anderen Äpfel nach und nach auch anfangen zu faulen.

Klar, das läuft nicht in allen Fällen so extrem ab. Trotzdem ist es wichtig, solche Entwicklungen im Auge zu behalten.

Denn sobald ein schwieriger Mitarbeiter sich merklich negativ auf das gesamte Team auswirkt, ist es dringend an der Zeit zu handeln!

Handelst du nicht rechtzeitig, kann die Stimmung im Team in schlimmsten Fall komplett kippen. Was dann folgen kann ist: „Wir als Team gegen den Vorgesetzten“.

Das sieht man zum Beispiel bei Fußballmannschaften:

Wenn ein paar wenige Spieler Stimmung gegen den Trainer verbreiten (besonders in schwierigen Zeiten), spielt irgendwann die ganze Mannschaft gegen den Trainer. Dann ist nicht nur der Teamerfolg stark gefährdet, sondern wackelt auch die Position des Vorgesetzten.

Sobald du also erkennst, dass ein Mitarbeiter nicht nur mit dir Schwierigkeiten hat und generell für Ärger oder schlechte Stimmung sorgt, ist es an der Zeit zu handeln.

Dabei ist es hilfreich, dich an drei Schritten zu orientieren, welche ich dir jetzt zeige.

3 Schritte, um schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen

Der Alltag als Führungskraft wäre ein Traum, wenn man sich nicht ständig mit Konflikten und unbeugsamen Mitarbeitern herumschlagen müsste.

Aber das gehört genauso zum Alltag einer Führungskraft wie Strategie und Ansprachen an das Team.

Konflikte im Team und du suchst nach Lösungen?
Hier zeige ich dir vier Schritte für den effektiven Umgang mit Konflikten:
Konflikte im Team erfolgreich lösen [Schritt-für-Schritt Anleitung]

Deshalb ist es wichtig, als Führungskraft zu wissen, wie man mit schwierigen Mitarbeitern umgeht.

Drei Schritte – die Selbstreflexion, der Perspektivwechsel und das Gespräch – helfen dir dabei.

Übrigens:

Diese drei Schritte können auch bei Konflikten mit Menschen in deinem privaten Umfeld sehr hilfreich sein!

Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, jetzt weiterzulesen 😉

Schritt 1: Selbstreflexion – Deine Haltung ist entscheidend!

In diesem ersten Schritt geht es darum, dass du deine Haltung gegenüber dem Mitarbeiter auf den Prüfstand stellst. Das kann dir viele Einsichten über mögliche Hintergründe geben.

Generell gilt – sowohl im Privaten als auch im Beruflichen:

Wenn du jemanden als schwierig empfindest, hat das wahrscheinlich (auch) mit dir selbst zu tun.

Das soll nicht heißen, dass du sich deshalb immer ändern musst oder es nur an dir liegt.

Aber es ist in jedem Fall ratsam, dass du dich als Erstes hinterfragst und genau analysierst, was dich stört und warum du den Mitarbeiter als schwierig empfindest.

Frage dich zum Beispiel:

  • Was hat die Situation, die mich nervt, möglicherweise mit mir zu tun?
  • Welche wunden Punkte werden berührt (Trigger)?
  • Was fühle ich, wenn ich an den Mitarbeiter denke?
  • Finde ich den Mitarbeiter als charakterlich sympathisch oder unsympathisch (gelöst von seiner Leistung als mein Mitarbeiter)?
  • Gegen welche meiner Werte geht der Mitarbeiter?

Vielleicht findest du in diesem ersten Schritt schon heraus, dass ein Teil des Konflikts zwischen dir und dem Mitarbeiter auch an deiner Haltung liegt.

Notiere deine Ergebnisse aus der Selbstreflexion und gehe in den zweiten Schritt über.

Schritt 2: Perspektivwechsel – Trete in die Schuhe des Mitarbeiters

Jetzt folgt der Empathie-Switch.

Das heißt, du versetzt dich ganz bewusst in die Lage deines Mitarbeiters. Nachdem du also deine eigene Sichtweise auf den Prüfstand gestellt hast, versuchst du jetzt die Sichtweise des Mitarbeiters zu verstehen.

Versetze dich so gut wie möglich in die Lage des Mitarbeiters und stelle dir folgende Fragen:

  • Was denkt er?
  • Was möchte er? Welche Bedürfnisse hat er?
  • Was fühlt er?
  • Welche Sorgen und Ängste hat er?
  • Gibt es möglicherweise persönliche Probleme?

Dieser Schritt ist für viele sehr schwer – auch für mich gibt es leichtere Übungen!

Deshalb hier noch ein paar kurze Tipps:

  • Schirme dich so gut wie möglich von deinen Emotionen ab, wenn du dich in deinen Mitarbeiter versetzt.
  • Mache diese Übung deshalb auch nicht, wenn du gerade emotional aufgewühlt bist. Suche dir stattdessen einen ruhigen Moment.
  • Mache dir des menschlichen Bedürfnisses nach Anerkennung, Aufmerksamkeit und Wertschätzung bewusst. Viele Konflikte mit Mitarbeitern gründen auf einem (gefühlten) Mangel an Wertschätzung.

Nachdem du dir etwas Zeit (je nach Komplexität reichen 15 – 30 Minuten) für diese Reflexion genommen hast und die wichtigsten Erkenntnisse aufgeschrieben hast, bist du bereit für das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter.

Je nach Mitarbeiter-Typ solltest du deine Herangehensweise und deine Kommunikation anpassen. In meinem kostenlosen PDF findest du eine Übersicht der 6 Typen schwieriger Mitarbeiter:

Schritt 3: Das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter

Unabhängig davon, welche Ergebnisse deine Reflexion und Analyse gebracht haben:

Ein offener Austausch unter vier Augen mit dem schwierigen Mitarbeiter ist angebracht und sollte deine erste Maßnahme sein.

Ein solches Gespräch gibt sowohl dir als auch dem Mitarbeiter die Chance, die jeweiligen Sichtweisen darzulegen. Im Idealfall findet ihr einen gemeinsamen Weg nach vorne.

Ob dieses Gespräch ein Konfliktgespräch oder ein reguläres Mitarbeitergespräch ist, hängt von der Schwere des Konflikts und der Ergebnisse deiner Analyse ab.

In jedem Fall solltest du die Grundlagen eines Mitarbeitergesprächs beachten.

Schaue dir dazu unseren ultimativen Guide für Mitarbeitergespräche an:
Mitarbeitergespräche führen: Der ultimative Guide für Chefs

Hier habe ich wichtigsten Dinge aus dem Guide für dich zusammengefasst:

  • Bereite dich gründlich auf das Gespräch vor.
  • Starte das Gespräch möglichst positiv.
  • Besonders in schwierigen Gesprächen ist es wichtig, in Ich-Botschaften zu kommunizieren. So vermeidest du, dass der Mitarbeiter sich direkt angegriffen fühlt.
  • Lasse den Mitarbeiter ausreden und gib ihm eine faire Chance, sich offen zu äußern.
  • Auch du kannst dich offen äußern und unmissverständlich zum Ausdruck geben, was du von dem Mitarbeiter erwartest (dabei ist Klarheit ganz entscheidend!).
  • Stelle intelligente und gesprächsöffnende Fragen, z.B. „Gibt es etwas, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?“

Denke daran:

Das Gespräch mit dem schwierigen Mitarbeiter ist dann erfolgreich, wenn ihr eine gemeinsame Lösung findet und eine weitere Eskalation somit vermeidet, nicht wenn du Recht behältst und deine Macht demonstrierst!

Wenn ihr euch auf einen gemeinsamen Lösungsweg einigen könnt – super! Der Grundstein für einen Neustart zwischen dir und dem Mitarbeiter ist gelegt und die Chance steht gut, dass dein Mitarbeiter zu einem guten Performer wird.


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Eskalation und Kündigung des schwierigen Mitarbeiters als letzte Option

Und wenn ihr euch nicht einigen könnt? Wenn ihr das Gespräch im Clinch beendet? Wenn sich der Mitarbeiter trotz deiner Bemühungen nicht ändert?

Dann musst du den Weg der Eskalation gehen. Und das führt in den meisten Fällen irgendwann zur Trennung. Und wenn es so weit kommt, ist es für alle Beteiligten wahrscheinlich auch das Beste.

Bei der Kündigung des schwierigen Mitarbeiters ist es wichtig, dass du Fakten als Grundlage hast, den offenen Dialog suchst, ehrlich mit der Situation umgehst und trotz aller Herausforderungen und Enttäuschungen fair bleibst.

Denn auch das begeisternde Trennen gehört zu einer guten Unternehmenskultur dazu.

Gut zu wissen:

Eskalationen können auch in den besten Unternehmen vorkommen – manchmal „passt es einfach nicht“.

Deshalb ist es hilfreich, einen Eskalationsplan auszuarbeiten. So könnt ihr in eurem Unternehmen sicherstellen, dass Eskalationen kontrolliert und fair stattfinden. Auch das kann allen Beteiligten eine Menge Ärger und Nerven sparen!

In dieser Infografik habe ich die einzelnen Schritte für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern noch einmal grafisch für dich festgehalten:

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BONUS: Schwierige Mitarbeiter führen mit der Leistungsformel

Jetzt weißt du, wie du schwierige Mitarbeiter umgehen kannst – ich weiß, dass sich mit den drei Schritten eine Menge Konflikte lösen lassen.

Um so viele Auseinandersetzungen mit schwierigen Mitarbeitern zu vermeiden, zeige ich dir jetzt noch einen praktischen Tipp:

Aufgaben und Positionen solltest du mithilfe der Leistungsformel delegieren. Wir sprechen von vier Aspekten – Wollen, Können, Dürfen und Wissen:

Wollen ist eine intrinsische Motivation, ein innerer Antrieb für die Aufgabe oder das Projekt aufgrund eigener Bedürfnisse.

Kurz: Der Mitarbeiter muss Lust auf die Aufgabe haben!

Können umschreibt die faktische Leistungsfähigkeit – dazu gehören die entsprechenden Kenntnisse, Qualifikationen, Talente und Erfahrungen.

Die Fähigkeit muss für eine Stelle oder eine Aufgabe vorhanden sein oder zumindest als Potenzial angelegt sein. Kann ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllen, so leidet seine Motivation.

Dürfen meint das Überlassen eines Freiraums zum Tun – Befugnisse, Rollen, Pflichten und Spielräume.

Deine Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, eigene Entscheidungen zu treffen und ihre Ideen umzusetzen. Dies fördert Motivation. Zu starke Einschränkungen, Mikromanagement und mangelndes Vertrauen in den Mitarbeiter wirken sich negativ aus.

Wissen kann man auch mit Klarheit übersetzen. Dies ist der letzte Part und wird oft übersehen. Ein Mitarbeiter muss konkret wissen was von ihm verlangt wird: Welche Aufgaben habe ich bis wann zu erledigen? Mit welchem Handlungsspielraum und welchen Entscheidungskompetenzen?

Oft stellen wir fest, dass Führungskräfte für sich im Kopf ganz klar haben, was sie sich wünschen, es dennoch nicht klar kommunizieren. Hier ist also klare Kommunikation mit entsprechender Rückkoppelung der Schlüssel.

Achte auf diese vier Punkte, wenn du Aufgaben delegierst, und du wirst automatisch weniger Konflikte mit deinen Mitarbeitern haben.

Fazit – Sind deine Mitarbeiter wirklich schwierig?

Hast du schon einen Plan, wie du mit dem schwierigen Mitarbeiter in deinem Team umgehst?

Ich hoffe, du hast hier einige hilfreiche Impulse gefunden.

Zusammenfassend möchte ich noch einmal einige wichtige Punkte hervorheben:

  • Reflektiere und analysiere, ob deine Mitarbeiter wirklich schwierig sind oder eventuell andere Gründe, wie zum Beispiel die falsche Position, für den Konflikt verantwortlich sind.
  • Kommunikation ist der Schlüssel! Sprich lieber einmal zu viel als einmal zu wenig mit deinem Mitarbeiter über die aktuelle Situation – vorzugsweise in einem Vier-Augen-Gespräch. Hier kommst du direkt zu unserem ultimativen Guide für Mitarbeitergespräche.
  • Es ist immer besser, einer Situation vorzubeugen als mit den Folgen umzugehen. Achte deshalb auf die Leistungsformel bei der Delegation von Positionen und Aufgaben. Weitere wichtige Faktoren für die Prävention von Konflikten ist die Unternehmenskultur (der Geist des Unternehmens). Frage dich: Fühlen sich deine Mitarbeiter wohl? Bekommen sie genug Wertschätzung?

Dieser letzte Punkt liegt mir persönlich sehr am Herzen, denn ich habe ein ums andere Mal erlebt, wie effektiv Begeisterung gegen Unzufriedenheit und Nörgler wirkt.

Und wie ein starker, gefestigter Teamgeist unzufriedene Mitarbeiter auffängt und somit Zeit und Nerven von Führungskräften spart.

Ich wünsche dir jetzt viel Erfolg bei der Umsetzung!

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