Kündigungsgespräch führen: Was du beachten solltest

Das Kündigungsgespräch ist eine unliebsame und herausfordernde Aufgabe für jede Führungskraft.

Kommt es zu einer Kündigung, sollte diese im Interesse aller stets fair ablaufen.

Achte deshalb besonders im Kündigungsgespräch auf deine Kommunikation.

In diesem Artikel zeige ich dir wie.

Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch

Die Vorbereitung ist bei jedem Mitarbeitergespräch wichtig. Und das gilt vor allem für Kündigungsgespräche.

Diese drei Punkte solltest du bei deiner Vorbereitung beachten:

  1. Kenne alle Fakten und Informationen.
    Warum wird der Mitarbeiter genau gekündigt? Welche Situationen haben dazu geführt? Welche vorherigen Gespräche hattest du mit dem Mitarbeiter? Was weißt du sonst über die Situation des Mitarbeiters? Auch: Welche Stärken hat der Mitarbeiter? (Diese Information kann im Kündigungsgespräch sehr hilfreich sein).
  2. „Probe“ deine Wortwahl.
    Wie möchtest du die Kündigung aussprechen? Deine Wortwahl entscheidet mit darüber, ob ihr euch im guten Geist scheidet, oder ob es zu einer unschönen Trennung kommt. Die Wortwahl hängt davon ab, was der Grund für die Kündigung ist. Tipps und Formulierungen bekommst du später in diesem Artikel.
  3. Wappne dich für mögliche Reaktionen.
    Welche Reaktionen erwartest du von dem Mitarbeiter? Ob Schweigen, Tränen oder ungerechte Angriffe – das musst du aushalten. Vermeide Rechtfertigungen, sondern gehe davon aus, dass dein Gegenüber neben sich steht. Auch deine eigenen Gefühle tun nichts zur Sache: Auslassungen darüber, wie schwer dir das Ganze fällt, werden ebenso als Hohn empfunden wie billiger Trost.

Natürlich solltest du vor der Kündigung auch geklärt haben, ob die rechtliche Grundlage für eine Kündigung eindeutig gegeben ist.

Kündigungsgespräch führen: Was ist der Grund für die Kündigung?

Ich unterscheide zwischen diesen drei Gründen für Kündigungen:

(Klicke auf den jeweiligen Kündigungsgrund um direkt zu den passenden Tipps zu kommen)

  1. Trennung aus betrieblichen Gründen, zum Beispiel eine Umstrukturierung.
  2. Kündigung wegen mangelhafter Leistung des Mitarbeiters.
  3. Trennung aus Verhaltensgründen.

Je nachdem, wieso dem Mitarbeiter gekündigt wird, verläuft das Gespräch anders.

Für jeden der drei Kündigungsgründe gebe ich dir jetzt Tipps für das Kündigungsgespräch.

1. Trennung aus betrieblichen Gründen

Am schwersten fällt vielen Führungskräften eine Kündigung, die weder mit der Leistung noch mit dem Verhalten des Mitarbeiters zu begründen ist.

Bei diesem Gespräch liegt dein Fokus auf der Wertschätzung für den Mitarbeiter.

So vermeidest du, dass bei ihm die Botschaft ankommt:
„Wir schmeißen Dich raus, weil Du es nicht drauf hast.“

Gehe in dem Gespräch so vor:

Komm schnell zur Sache

  • Sage dem Mitarbeiter, dass du ihn nicht mehr lange weiterbeschäftigen kannst. Mache dabei deutlich, dass eine Trennung – so wie die betrieblichen Dinge gegenwärtig stehen – unvermeidlich ist.
  • Erläutere die betriebsbedingten Gründe, die diese Entscheidung notwendig gemacht haben, wie zum Beispiel Reduzierung von Aufgabenfeldern und notwendige Einsparungsmaßnahmen.
  • Betone, dass die Trennung nichts mit seiner Person oder seinen Leistungen zu tun hat.

Wie geht es nach der Kündigung weiter?

  • Versichere dem Mitarbeiter dein Mitgefühl und empfehle ihm, sich möglichst bald nach einer neuen Stelle umzusehen.
  • Erkläre, dass du mit ihm einen Aufhebungsvertrag abschließen möchtest. Betone, dass dir an einer sauberen und fairen Trennung gelegen ist.
  • Biete dem Mitarbeiter Hilfe und Unterstützung an. In einer solchen Situation fühlen sich die meisten allein gelassen. Sei ein ehrlicher Berater.

Das ist sonst noch wichtig

  • Nimm dir für dieses Gespräch Zeit. Gehe auf die Ängste des Mitarbeiters ein. Er braucht jetzt Zeit, den Schock zu verkraften und die von dir gemachten Angaben auf ihre Richtigkeit prüfen zu lassen. Vereinbare deshalb ein Folgegespräch.
  • Im Folgegespräch geht es dann um die Details der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

2. Trennung wegen mangelhafter Leistung

Wie trennst du dich von einem Mitarbeiter, der trotz vorheriger Gespräche mangelhafte Leistungen zeigt?

Entweder kannst du dem Mitarbeiter im Kündigungsgespräch sagen, was für eine Flasche er ist.

Oder ihr kommt in dem Gespräch gemeinsam zu dem Ergebnis, dass eine einvernehmliche Trennung das Beste ist.

Klar, letzteres sollte das Ziel sein.

Beachte diese wichtigen Punkte

  • Mit dem Gespräch möchtest du bei dem Mitarbeiter die Einsicht wecken, dass der Job nicht so recht zu ihm passt und dass er seine Fähigkeiten nur teilweise einsetzen kann.
  • Stelle sein Engagement in den Vordergrund. Davon lebt das Gespräch. Vielleicht wirst du auch ungenutzte Potentiale ansprechen müssen.
  • Wie in den meisten Mitarbeitergesprächen gilt auch hier die 70/30-Regel. 30 Prozent des Gesprächs solltest du sprechen, 70 Prozent der Mitarbeiter.

Die Gesprächseröffnung

  • Eröffne das Kündigungsgespräch mit einer weiten offenen Frage. Frage zum Beispiel, wie er sich selbst, sein Aufgabengebiet oder die gegenwärtige Situation erlebt. „Öffne“ ihn – und lasse ihn reden.
  • Ist der Mitarbeiter der Meinung, dass alles gut läuft, spreche deine Punkte konkret in fragender Form an. Spreche von Fakten und stelle keine Behauptungen auf!
    Zum Beispiel: „Wie siehst Du denn persönlich Deine Verkaufsergebnis?
  • Jetzt lasse ihn reden. Und auch wenn es dir schwerfällt – bringe erst einmal keine Gegenargumente, sondern höre dir seine Sichtweise an.

Komm auf die Kündigung zu sprechen

  • Steuere dann auf die beabsichtigte Trennung zu. Gib ihm Rückmeldung, wie du ihn siehst und erlebst. Stelle seine positiven Seiten heraus.
    Sage ihm, dass du dir schon Gedanken gemacht darüber gemacht hast, woran es liegen könnte: An der Aufgabe, am Produkt, am Umfeld oder an der Firma? Er hat eine Menge Fähigkeiten und Begabungen, die sich hier offensichtlich nicht so zur Entfaltung bringen lassen.
  • Frage jetzt, ob er schon mal über eine Trennung nachgedacht hat. Damit hast du das kritische und weichenstellende Wort ausgesprochen.
  • Decken sich eurer beider Wahrnehmungen und er sagt „Ja“, dann bestätige ihm, dass das wahrscheinlich die richtige Entscheidung ist und biete ihm die einvernehmliche Trennung des Arbeitsverhältnisses an.
    Zum Beispiel: „Ich kann Deinen Standpunkt gut verstehen. Du hast Dir etwas anderes darunter vorgestellt. Ich habe die Aufgabe damals vielleicht auch nicht richtig rübergebracht. Was würdest Du davon halten, wenn wir das Arbeitsverhältnis zu Ende August beenden und du bis dahin – unter Fortzahlung Deiner Bezüge – von Deiner weiteren Tätigkeit freigestellt wirst?“
  • Ist der Mitarbeiter damit einverstanden, hast du diese herausfordernde Situation mitarbeiterorientiert und fair gelöst.
  • Kommt dein Vorschlag für den Mitarbeiter dagegen völlig unerwartet, setze das Kündigungsgespräch fort: „Vielleicht solltest Du über diesen Punkt einmal nachdenken…
  • Biete dem Mitarbeiter an, dass ihr euch zeitnah zu einem zweiten Gespräch trefft. Dadurch gibst du ihm etwas Zeit, über eine einvernehmliche Trennung nachzudenken.

Denk’ dran: Ein Mitarbeiter, der nach Rache schreit, kann viel Ärger verursachen.

3. Trennung aus Verhaltensgründen

Beachte: Wenn das Arbeitsverhältnis aus verhaltensbedingten Gründen beendet werden soll, ist die einschlägige Abmahnung hierfür Voraussetzung.

Hat der Mitarbeiter wieder gegen den bereits abgemahnten Sachverhalt verstoßen, kannst du ihm kündigen.

Hierbei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Kommuniziere dein Anliegen klar und deutlich

  • Komm’ im Kündigungsgespräch schnell auf den Punkt und formuliere dein Anliegen in einer Ich-Botschaft, z.B.: “Ich habe die Entscheidung getroffen, Sie aus [diesen Gründen] zu kündigen. Für mich waren folgende Themen ausschlaggebend: …
  • Informiere ihn offen über die Auswirkungen einer Kündigung. Sage ihm, dass er die Möglichkeit hat, arbeitsgerichtlich dagegen anzugehen.
    Und führe ihm daraus entstehende Konsequenzen wie das Einschalten eines Rechtsanwalts mit den damit verbundenen Kosten plastisch vor Augen.
  • Eine mögliche Alternative ist die einvernehmliche Trennung durch einen Aufhebungsvertrag. Das hat für ihn den Vorteil, dass man über die Modalitäten der Beendigung wie Zeugnis und Freistellung reden kann.

Die Entscheidung, welche der beiden Möglichkeiten besser ist, liegt beim Mitarbeiter.

Kläre die Angelegenheit möglichst noch in dem Gespräch

  • Zeigt der Mitarbeiter an dem Aufhebungsvertrag Interesse, mache Nägel mit Köpfen. Eine Freistellung beschleunigt die Entscheidung des Mitarbeiters sicher. Ein Schaden entsteht dir dabei kaum. Denn „ein fauler Apfel steckt im Nu einen ganzen Korb gesunder Äpfel an“.
  • Unterschreibt der Mitarbeiter den Aufhebungsvertrag (noch) nicht, händige ihm das Kündigungsschreiben aus und lasse ihn auf der Kopie den Empfang bestätigen.
  • Am besten legst du mit dem Mitarbeiter gleich einen Folgetermin fest. Und führe ihm gegebenenfalls nochmals die Vorteile einer einvernehmlichen Trennung vor Augen. Beharrt er weiterhin auf der Kündigung, dann nehmen die Dinge eben ihren Lauf.

Das solltest du außerdem beachten: 8 Tipps für das Kündigungsgespräch

  1. Spreche die Kündigung als direkter Vorgesetzter unbedingt persönlich aus.
  2. Wähle einen Ort, der nicht einsehbar ist, um dem Mitarbeiter einen Spießrutenlauf zu ersparen.
  3. Plane das Kündigungsgespräch lieber vormittags als nachmittags, damit du den Mitarbeiter im Anschluss gegebenenfalls nach Hause begleiten lassen kannst. Nicht jeder ist nach einer solchen Botschaft fahrtauglich.
  4. Kündige lieber unter der Woche als am Freitag. Dadurch gibst du deinem Mitarbeiter die Chance, sich zeitnah Unterstützung zu holen, anstatt am Wochenende zur Untätigkeit verdammt zu sein.
  5. Verzichte auf lange Vorreden und komme schnell zur Sache. Small-Talk ist in einer solchen Situation völlig unangebracht.
  6. Vorsicht mit Schuldzuweisungen. Auch unausgesprochene Schuldzuweisungen sind gefährlich. Du drängst den Mitarbeiter in die Defensive und zwingst ihn zur Verteidigung. So kann sich keine einvernehmliche Lösung entwickeln.
  7. Gib deinem Mitarbeiter Gelegenheit, den Schock zu verdauen. Idealerweise hältst du das erste Kündigungsgespräch kurz – etwa sechs bis zehn Minuten – und beräumst dann ein zweites Gespräch an, in dem du das weitere Vorgehen besprichst.
  8. Bedanke dich für die geleistete Arbeit. Wahre Respekt und Wertschätzung.

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