Kündigungsgespräche richtig führen: Ein Leitfaden für Chefs

Das Kündigungsgespräch ist eine unliebsame und herausfordernde Aufgabe für jede Führungskraft.

Kommt es zu einer Kündigung, sollte diese im Interesse aller stets fair ablaufen.

Achte deshalb besonders im Kündigungsgespräch auf deine Kommunikation.

In diesem Artikel zeige ich dir, worauf es beim Kündigungsgespräch ankommt und gebe dir praktische Tipps für die direkte Umsetzung.

Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch

Die Vorbereitung ist bei jedem Mitarbeitergespräch wichtig. Und das gilt vor allem für Kündigungsgespräche.

Diese drei Punkte solltest du bei deiner Vorbereitung beachten:

  1. Kenne alle Fakten und Informationen.
    Warum wird der Mitarbeiter genau gekündigt? Welche Situationen haben dazu geführt? Welche vorherigen Gespräche hattest du mit dem Mitarbeiter? Was weißt du sonst über die Situation des Mitarbeiters? Auch: Welche Stärken hat der Mitarbeiter? (Diese Information kann im Kündigungsgespräch sehr hilfreich sein).
  2. „Probe“ deine Wortwahl.
    Wie möchtest du die Kündigung aussprechen? Deine Wortwahl entscheidet mit darüber, ob ihr euch im guten Geist scheidet, oder ob es zu einer unschönen Trennung kommt. Die Wortwahl hängt davon ab, was der Grund für die Kündigung ist. Tipps und Formulierungen bekommst du später in diesem Artikel.
  3. Wappne dich für mögliche Reaktionen.
    Welche Reaktionen erwartest du von dem Mitarbeiter? Ob Schweigen, Tränen oder ungerechte Angriffe – das musst du aushalten. Vermeide Rechtfertigungen, sondern gehe davon aus, dass dein Gegenüber neben sich steht. Auch deine eigenen Gefühle tun nichts zur Sache: Auslassungen darüber, wie schwer dir das Ganze fällt, werden ebenso als Hohn empfunden wie billiger Trost.

Natürlich solltest du vor der Kündigung auch geklärt haben, ob die rechtliche Grundlage für eine Kündigung eindeutig gegeben ist.

Kündigungsgespräch führen: Was ist der Grund für die Kündigung?

Ich unterscheide zwischen diesen drei Gründen für Kündigungen:

(Klicke auf den jeweiligen Kündigungsgrund um direkt zu den passenden Tipps zu kommen)

  1. Trennung aus betrieblichen Gründen, zum Beispiel eine Umstrukturierung.
  2. Kündigung wegen mangelhafter Leistung des Mitarbeiters.
  3. Trennung aus Verhaltensgründen.

Je nachdem, wieso dem Mitarbeiter gekündigt wird, verläuft das Gespräch anders.

Für jeden der drei Kündigungsgründe gebe ich dir jetzt Tipps für das Kündigungsgespräch.

1. Trennung aus betrieblichen Gründen

Am schwersten fällt vielen Führungskräften eine Kündigung, die weder mit der Leistung noch mit dem Verhalten des Mitarbeiters zu begründen ist.

Bei diesem Gespräch liegt dein Fokus auf der Wertschätzung für den Mitarbeiter.

So vermeidest du, dass bei ihm die Botschaft ankommt:
„Wir schmeißen Dich raus, weil Du es nicht drauf hast.“

Gehe in dem Gespräch so vor:

Komm schnell zur Sache

  • Sage dem Mitarbeiter, dass du ihn aller Voraussicht nach nicht mehr lange weiterbeschäftigen kannst. Mache dabei deutlich, dass eine Trennung – so wie die betrieblichen Dinge gegenwärtig stehen – unvermeidlich erscheint.
  • Erläutere die betriebsbedingten Gründe, die diese Entscheidung notwendig gemacht haben, wie zum Beispiel Reduzierung von Aufgabenfeldern, Entfall von Tätigkeiten und notwendige Einsparungsmaßnahmen.
  • Betone, dass die Trennung nichts mit seiner Person oder seinen Leistungen zu tun hat, sondern dass die Gründe ausschließlich im betrieblichen Bereich liegen.

Wie geht es nach der Kündigung weiter?

  • Versichere dem Mitarbeiter dein Mitgefühl und empfehle ihm, sich möglichst bald nach einer neuen Stelle umzusehen.
  • Erkläre, dass von deiner Seite keine Kündigung geplant ist, sondern dass du mit ihm einen Aufhebungsvertrag abschließen möchtest. Betone, dass dir an einer sauberen und fairen Trennung gelegen ist.
  • Ein zentraler Punkt hierbei ist die Abfindung. Steht ihm eine Abfindung zu, informiere ihn darüber, dass er selbstredend eine erhalten wird.
  • Biete dem Mitarbeiter Hilfe und Unterstützung an. In einer solchen Situation fühlen sich die meisten allein gelassen. Sei ein ehrlicher Berater. Biete ihm an, den Entwurf seines Zeugnisses mit den ihm wichtigen Schwerpunkten selbst zu schreiben.

Das ist sonst noch wichtig

  • Nimm dir für dieses Gespräch Zeit. Gehe auf die Ängste des Mitarbeiters ein. Er braucht jetzt Zeit, den Schock zu verkraften und die von dir gemachten Angaben auf ihre Richtigkeit prüfen zu lassen. Vereinbare deshalb ein Folgegespräch.
  • Im Folgegespräch geht es dann um die Details der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

2. Trennung wegen mangelhafter Leistung

Wie trennst du dich von einem Mitarbeiter, der trotz vorheriger Gespräche mangelhafte Leistungen zeigt?

Entweder kannst du dem Mitarbeiter im Kündigungsgespräch sagen, was für eine Flasche er ist. Oder ihr kommt in dem Gespräch gemeinsam zu dem Ergebnis, dass eine einvernehmliche Trennung das Beste ist. Zugegeben: Ein einfühlsamer und nicht einfacher Weg.

Doch mit dem festen Vorsatz, das Gespräch mitarbeiterorientiert zu führen, lässt es sich schaffen.

Beachte diese wichtigen Punkte

  • Dein Ziel ist es, mit dem Gespräch bei dem Mitarbeiter die Einsicht zu wecken, dass der Job nicht so recht zu ihm passt und dass er seine Fähigkeiten nur teilweise einsetzen kann.
  • Stelle seine Stärken in den Vordergrund. Davon lebt das Gespräch. Vielleicht wirst du Schwächen ansprechen müssen. Aber seine Stärken führen in die gewünschte Richtung. Orientiere dich deshalb an den positiven Seiten.
  • Wie in den meisten Mitarbeitergesprächen gilt auch hier die 70/30-Regel. 30 Prozent des Gesprächs solltest du bestreiten, 70 Prozent der Mitarbeiter.

Die Gesprächseröffnung

  • Eröffne das Gespräch mit einer weiten offenen Frage. Frage zum Beispiel, wie er sich selbst, sein Aufgabengebiet oder die gegenwärtige Situation erlebt. „Öffne“ ihn – und lasse ihn reden. Wenn du den Mitarbeiter mit Vorwürfen bombardierst, läuft das Gespräch in eine andere Richtung.
  • Ist der Mitarbeiter der Meinung, dass alles gut läuft, spreche die dir am Herzen liegenden Dinge konkret in fragender Form an. Spreche von Fakten und stelle keine Behauptungen auf! Zum Beispiel: „Wie siehst Du denn persönlich Deine Verkaufsergebnis?“
  • Jetzt lasse ihn reden, Auch wenn es dir schwerfällt – bringe keine Gegenargumente. Dein Ziel ist es nicht, sich über unterschiedliche Wahrnehmungen zu streiten, sondern das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter fair zu beenden.
  • Oft macht er äußere Umstände für seine eher dürftigen Verkaufszahlen verantwortlich. Tue dann etwas, das dir auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen mag: Bestätige ihn. „Da ist was dran, was Du da sagst.“ Es geht um Sichtweisen und das ist nun mal seine.

Komm auf die Kündigung zu sprechen

  • Steuere dann auf die beabsichtigte Trennung zu. Gib ihm Rückmeldung, wie du ihn siehst und erlebst. Stelle seine positiven Seiten heraus. Sage ihm, dass du dir schon Gedanken gemacht darüber gemacht hast, woran es liegen könnte: An der Aufgabe, am Produkt, am Umfeld oder an der Firma? Er hat eine Menge Fähigkeiten und Begabungen, die sich hier offensichtlich nicht so zur Entfaltung bringen lassen.
  • Frage jetzt, ob er schon mal über eine Trennung nachgedacht hat. Damit hast du das kritische und weichenstellende Wort ausgesprochen.
  • Decken sich eurer beider Wahrnehmungen und er sagt „Ja“, dann bestätige ihm, dass das wahrscheinlich die richtige Entscheidung ist und biete ihm die einvernehmliche Trennung des Arbeitsverhältnisses an. Kein Wort von Kündigung!
  • „Ich kann Deinen Standpunkt gut verstehen. Du hast Dir etwas anderes darunter vorgestellt. Ich habe die Aufgabe damals vielleicht auch nicht richtig rübergebracht. Was würdest Du davon halten, wenn wir das Arbeitsverhältnis zu Ende August beenden und du bis dahin – unter Fortzahlung Deiner Bezüge – von Deiner weiteren Tätigkeit freigestellt wirst?“
  • Ist der Mitarbeiter damit einverstanden, hast du diese herausfordernde Situation mitarbeiterorientiert und fair gelöst.
  • Kommt dein Vorschlag für den Mitarbeiter dagegen völlig unerwartet, setze das Gespräch fort: „Vielleicht solltest Du über diesen Punkt einmal nachdenken…“
  • Baue ihm Brücken. Vielleicht hilft der Vergleich mit dem Privatleben. Auch dort klappt nicht jede Beziehung. Zeige auch dann noch Verständnis, wenn er keine Aufhebungsvereinbarung unterschreiben will. Ein Mitarbeiter, der nach Rache schreit, kann viel Ärger verursachen.
  • Biete dem Mitarbeiter an, dass ihr euch zeitnah zu einem zweiten Gespräch trefft. Dadurch gibst du ihm etwas Zeit, über eine Aufhebungsvereinbarung nachzudenken.

3. Trennung aus Verhaltensgründen

Beachte: Wenn das Arbeitsverhältnis aus verhaltensbedingten Gründen beendet werden soll, ist die einschlägige Abmahnung hierfür Voraussetzung.

Hat der Mitarbeiter wieder gegen den bereits abgemahnten Sachverhalt verstoßen, kannst du ihm kündigen. Hierbei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Kommuniziere dein Anliegen klar und deutlich

  • Erläutere dem Mitarbeiter die verhaltensbedingten Gründe, die zu dem Wunsch einer Trennung geführt haben.
  • Sage ihm, dass er zwischen zwei Möglichkeiten – einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag – wählen kann. Beide Schriftstücke sollten vorbereitet in deinen Unterlagen vorliegen.
  • Informiere ihn offen über die Auswirkungen einer Kündigung. Sage ihm, dass er die Möglichkeit hat, arbeitsgerichtlich dagegen anzugehen. Führe ihm daraus entstehende Konsequenzen wie das Einschalten eines Rechtsanwalts mit den damit verbundenen Kosten plastisch vor Augen.
  • Eine mögliche Alternative ist die einvernehmliche Trennung durch einen Aufhebungsvertrag. Das hat für ihn den Vorteil, dass man über die Modalitäten der Beendigung wie Zeugnis und Freistellung reden kann. Die Entscheidung, welche der beiden Möglichkeiten besser ist, liegt beim Mitarbeiter.

Kläre die Angelegenheit möglichst noch in dem Gespräch

  • Zeigt der Mitarbeiter an dem Aufhebungsvertrag Interesse, mache Nägel mit Köpfen. Unterschreibt beide die Aufhebungsvereinbarung hier und jetzt. Eine Freistellung beschleunigt die Entscheidung des Mitarbeiters sicher. Ein Schaden entsteht dir dabei kaum. Denn „ein fauler Apfel steckt im Nu einen ganzen Korb gesunder Äpfel an“.
  • Unterschreibt der Mitarbeiter den Aufhebungsvertrag (noch) nicht, händige ihm das Kündigungsschreiben aus und lasse ihn auf der Kopie den Empfang bestätigen. Signalisiere ihm gleichzeitig deine Bereitschaft, es auch später noch gegen einen Aufhebungsvertrag umzutauschen.
  • Lässt er nichts mehr von sich hören, bitte ihn nach einer angemessenen Frist zu einem weiteren Gespräch. Führe ihm nochmals die Vorteile einer einvernehmlichen Trennung und die Risiken eines Arbeitsgerichtsprozesses vor Augen. Beharrt er weiterhin auf der Kündigung, dann nehmen die Dinge eben ihren Lauf.

Das solltest du außerdem beachten: 8 Tipps für das Kündigungsgespräch

  1. Spreche die Kündigung als direkter Vorgesetzter unbedingt persönlich aus.
  2. Wähle einen Ort, der nicht einsehbar ist, um dem Mitarbeiter einen Spießrutenlauf zu ersparen.
  3. Kündige lieber vormittags als nachmittags, damit du den Mitarbeiter im Anschluss gegebenenfalls nach Hause begleiten lassen kannst. Nicht jeder ist nach einer solchen Botschaft fahrtauglich.
  4. Kündige lieber unter der Woche als am Freitag. Dadurch gibst du deinem Mitarbeiter die Chance, sich zeitnah Unterstützung zu holen, anstatt am Wochenende zur Untätigkeit verdammt zu sein.
  5. Verzichte auf lange Vorreden und komme schnell zur Sache. Small-Talk ist in einer solchen Situation völlig unangebracht.
  6. Vorsicht mit Schuldzuweisungen. Auch unausgesprochene Schuldzuweisungen sind gefährlich. Du drängst den Mitarbeiter in die Defensive und zwingst ihn zur Verteidigung. So kann sich keine einvernehmliche Lösung entwickeln.
  7. Gib deinem Mitarbeiter Gelegenheit, den Schock zu verdauen. Idealerweise hältst du das erste Gespräch kurz – etwa sechs bis zehn Minuten – und beräumst dann ein zweites Gespräch an, in dem du das weitere Vorgehen besprichst.
  8. Bedanke dich für die geleistete Arbeit. Wahre Respekt und Wertschätzung.

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