Feedbackgespräch führen: So schaffst du eine Win-Win Situation

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Gerne verrate ich dir eins meiner Mantras: Feedback ist ein Geschenk.

Nur durch ehrliches Feedback entwickeln wir uns weiter. Und nur so können wir unsere Selbstwahrnehmung mit der Wahrnehmung anderer abgleichen.

Für mich ist das Feedbackgespräch deshalb DIE Chance, Geschenke zu verteilen und zu erhalten. Fast wie Weihnachten 😉

Doch genug mit Feedback-Romantik. Für Führungskraft und Mitarbeiter sind Feedbackgespräche oft eine Herausforderung.

Mitarbeiter blicken nervös auf dieses Gespräch und Führungskräfte haben den Sinn und die Ziele des Gesprächs oft nicht im Blick.

Eine Studie unter mehr als 500 Mitarbeitern ergab sogar, dass 49% der Angestellten keine Ergebnisse aus Feedbackgesprächen mitnehmen – was auch an der mangelnder Vorbereitung der Führungskräfte liegt.

Dadurch geht enorm viel Potenzial verloren!

Hier zeige ich dir, wie du als Führungskraft viele und gute Feedbackgeschenke verteilst (und auch annimmst).

Feedbackgespräch, Geschenk, Führungskraft

Was sind Zweck und Ziele des Feedbackgesprächs?

Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche finden – im Gegensatz zu den häufiger stattfindenden Mitarbeitergesprächen – meist einmal jährlich statt.

Ich empfehle, das Feedbackgespräch nicht während der betriebsamen Zeit um den Jahreswechsel zu planen. Nutze stattdessen einen ruhigen Moment im Frühling, um in den intensiven Austausch mit deinen Mitarbeitern zu gehen.

Manche nennen das Feedbackgespräch auch Beurteilungsgespräch oder Performancegespräch. Ich bevorzuge den Feedbackbegriff, weil er den positiven Fokus dieses Gesprächs unterstreicht.

Im Feedbackgespräch besprichst du mit deinen Mitarbeitern wichtige Themen wie Leistung, Ziele, Potenziale, Wünsche, die gemeinsame Zusammenarbeit und Weiterentwicklung.

Das Ziel des Feedbackgesprächs ist es nicht, den Mitarbeiter zu kritisieren.
Stattdessen ist das Feedbackgespräch ein konstruktiver Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

Es ist die perfekte Gelegenheit für beide Seiten, die zurückliegenden 12 Monate Revue passieren zu lassen und gemeinsam in die Zukunft zu blicken.

Für dich als Führungskraft ist das Feedbackgespräch DIE Chance…

  • …den Mitarbeiter und seine Leistungen zu würdigen und somit echte Wertschätzung zeigen.
  • …Verbesserungspotenziale hervorzuheben (fordern).
  • …Ziele und Vorstellungen mit dem Mitarbeiter abzugleichen.
  • …herauszufinden, was der Mitarbeiter braucht, um seine Ziele zu erreichen (fördern).
  • …Eigen- und Fremdwahrnehmung abzugleichen.
  • …selbst Feedback zu der Mitarbeiterführung zu erhalten.
  • …Routinen zu hinterfragen, die im Alltag durch Betriebsblindheit schnell übersehen werden.

Damit du diese Chance auch nutzen kannst, ist eine gründliche Vorbereitung enorm wichtig.

Denk dran, dass du als Führungskraft die Verantwortung trägst, deinem Mitarbeiter möglichst konkretes, faktenbasiertes und zielgerichtetes Feedback zu geben.

Grundvoraussetzung dafür ist, dass du den Mitarbeiter und seine Leistung gut kennst.

So bereitest du dich gut auf das Feedbackgespräch vor

Wie vor jedem wichtigen Gespräch mit deinen Mitarbeitern gilt: bereite dich gut vor!

Gehe dazu im ersten Schritt die Protokolle von vorherigen Gesprächen mit dem Mitarbeiter und eventuelle Notizen, die du gemacht hast, durch.

  • Was war bei euren Gesprächen wiederholt Thema?
  • Wie lief das letzte Feedbackgespräch?
  • Auf welche Ziele habt ihr euch verständigt und welche sonstigen Vereinbarungen habt ihr getroffen?

Betrachte dann die Leistung des Mitarbeiters über das letzte Jahr.

Dabei kannst du sowohl auf Zahlen und Fakten (Kennzahlen), als auch auf deine persönliche Wahrnehmung zurückgreifen. Wichtig ist nur, dass du Fakten und Wahrnehmung trennst und diese Trennung auch in dem Gespräch deutlich wird.

Hast du alles Relevante zum Mitarbeiter gesammelt, schreibe die dir wichtigsten Punkte auf:

  • Welche besonderen Leistungen hat der Mitarbeiter erbracht? Hat er vielleicht einen Kunden besonders begeistert?
  • Was sollte beibehalten und ausgebaut werden (was läuft gut)?
  • Wie läuft es generell im Team?
  • Passt der Mitarbeiter zu seiner aktuellen Rolle im Unternehmen?
  • Gibt es eventuell neue Aufgabenbereiche oder Verantwortlichkeiten, die der Mitarbeiter übernehmen kann?
  • Scheint der Mitarbeiter zufrieden zu sein?
  • Welche Weiterbildungen wird das Unternehmen im nächsten Jahr anbieten?
  • Welche Veränderungen erwartest du von dem Mitarbeiter?
  • Welches ungenutzte Potenzial siehst du in dem Mitarbeiter?

Überlege dir, wie du die von dir notierten Punkte am besten kommunizierst und nimm deine Notizen mit in das Gespräch (gleich zeige ich dir noch den typischen Ablauf eines Feedbackgesprächs, das du als Leitfaden nutzen kannst).

Noch ein Tipp

Mache dir über das Jahr verteilt Notizen zu deinen Mitarbeitern. Ob analog oder digital – schreibe deine Beobachtungen auf (zum Beispiel in einem Goodnotes-Dokument).

Bist du gut organisiert und hast du alles zentral gesammelt, wird die Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche viel weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Außerdem weißt du einfach mehr über den Mitarbeiter – das ist immer von Vorteil!

Was ist der typische Ablauf des Feedbackgesprächs?

Nutze diesen typischen Ablauf von Feedbackgesprächen gerne als Leitfaden.

➠ Einstieg
➠ Analyse der Leistung und gegenseitiges Feedback
➠ Austausch zu Zielen und Planung
➠ Blick in die Zukunft: Perspektive und Weiterentwicklung
➠ Abschluss

Analyse der Leistung und gegenseitiges Feedback

Nach der Begrüßung des Mitarbeiters gibst du zuerst dein Feedback zu den bisherigen Erfolgen des Mitarbeiters, dem Stand bei der Zielerreichung und eventuellem Verbesserungspotenzial.

Dein Fokus liegt hier auf Positivem (erwähne zum Beispiel, wenn dein Mitarbeiter ein bestimmtes Projekt richtig gut gemeistert hat). Natürlich darfst du auch kritisieren, dann aber richtig (gleich gebe ich dir dazu noch Tipps).

Der Mitarbeiter hat jetzt die Möglichkeit, intensiv auf diese Punkte einzugehen und gegebenenfalls Hindernisse zur Erreichung seiner Ziele anzusprechen. Auch darfst du den Mitarbeiter aktiv um sein Feedback zu deiner Rolle als Führungskraft bitten.

Austausch zu Zielen und Planung

Im Anschluss tauscht ihr euch über mögliche Veränderungen, neue Aufgaben und Zielanpassung aus.

Das Feedbackgespräch hat immer einen konstruktiven Fokus (es ist kein Kritikgespräch). Deshalb konzentriert ihr euch hier darauf, gemeinsam einen Weg zu finden, wie ihr die Stärken und Potenziale des Mitarbeiters optimal einsetzen könnt, damit ihr eure Ziele erreicht.

Blick in die Zukunft: Perspektive und Weiterentwicklung

Danach sprecht ihr über die perspektivische Entwicklung:

Welche berufliche Perspektive wünscht sich der Mitarbeiter? Welche mittel- und langfristigen Möglichkeiten siehst du? Wie passen die Vorstellungen in die Pläne des Unternehmens? In welchen Bereichen möchte sich der Mitarbeiter weiterentwickeln? Welche Weiterbildungen kann das Unternehmen ermöglichen?

Gesprächsabschluss

Zum Abschluss des Gesprächs geht ihr die wichtigsten Punkte des Gesprächsprotokolls (es ist wichtig, immer ein Protokoll zu führen!) noch einmal durch.

Beide Gesprächspartner unterschreiben das Protokoll und erhalten eine Kopie.

Am besten macht ihr direkt einen Termin für ein Mitarbeitergespräch im nächsten Quartal aus, damit ihr im Austausch bleibt. So könnt ihr den Status der Entwicklungen in einem kürzeren Gespräch überprüfen.

Bedanke dich zum Abschluss des Gesprächs für das offene Ohr des Mitarbeiters und gegebenenfalls für sein ehrliches Feedback an dich.

Blicke mit dem Mitarbeiter zuversichtlich in die Zukunft – schließlich geht es darum, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Feedbackgespräch: 5 Erfolgsfaktoren

Zeit ist ein knappes Gut. Deshalb solltest du Mitarbeitergespräche (und vor allem die längeren Feedbackgespräche) effektiv nutzen. Ein Feedbackgespräch, das nach hinten losgeht, ist nicht nur Zeitverschwendung – es kann sogar mehr Schaden als Nutzen anrichten.

Beherzige diese fünf Tipps, damit dein nächstes Feedbackgespräch auch wirklich zu mehr Klarheit, Verständnis und Motivation führt.

  1. Vorbereitung, Vorbereitung, Vorbereitung
    Man kann es nicht oft genug wiederholen:
    Die Vorbereitung entscheidet über die Qualität des Gesprächs. Du schenkst dem Mitarbeiter Feedback zu seinen Leistungen und beeinflusst dadurch auch seine Weiterentwicklung – das ist eine große Verantwortung. Sei dir dessen bewusst!
  2. Echtes Feedback geben (keine Kritik üben)
    Wenn du Feedback schenkst, solltest du allgemeine Feedbackregeln beachten. Die vielleicht wichtigste Regel: Nutze „Ich-Botschaften“, wenn du deine Beobachtungen schilderst. Sonst fühlt sich dein Gegenüber schnell angegriffen und die positive Grundstimmung ist futsch. Hier findest du viele weitere Tipps und meine Lieblingsmethode, um Feedback zu geben.
  3. Klar kommunizieren
    Dein Feedback solltest du immer an konkreten Beispielen und Situationen festmachen. Dadurch schaffst du Klarheit. Verallgemeinerungen hingegen führen schnell zu Missverständnissen. Kommuniziere außerdem klar, was du von deinen Mitarbeitern erwartest.
  4. Auf Augenhöhe kommunizieren
    Das Feedbackgespräch ist eine enorme Chance, den Mitarbeiter zu motivieren und echte Wertschätzung zu zeigen. Dafür solltest du auf Augenhöhe kommunizieren. Das erreichst du zum Beispiel, indem auch du dem Mitarbeiter die Chance gibst, Feedback zu äußern. Und indem du den nächsten Punkt beherzigst:
  5. Dialog statt Monolog
    Einen Fehler, den ich in Mitarbeitergesprächen immer wieder sehe, ist, dass die Führungskraft einen Monolog hält. Viele Führungskräfte sind es gewohnt, das Wort zu ergreifen. In vielen Situationen ist das sicherlich angebracht. Doch in Mitarbeitergesprächen (jeglicher Art) braucht es einen Dialog. Achte deshalb darauf, nicht in „Sprechdurchfall“ zu verfallen.

Fazit: Feedbackgespräche sind eine große Chance

Sicherlich erkennst du jetzt, warum Feedback ein Geschenk ist.
Und warum Feedbackgespräche für dich und deine Mitarbeiter so wichtig sind.

Einerseits darfst du deine Sichtweise zu der Leistung und Entwicklung deines Mitarbeiters mitteilen; andererseits darfst du selbst Feedback erhalten und so deine eigene Weiterentwicklung steuern.

Lass uns noch einmal kurz zusammenfassen, worauf es im Feedbackgespräch ankommt:

  • Ziele des Feedbackgesprächs sind, Selbst- und Fremdwahrnehmung abzugleichen, gemeinsame Ziele zu setzen und den Weg zur Erreichung dieser Ziele abzustecken.
  • Das Feedbackgespräch ist ein positives und konstruktives Gespräch.
  • Kritik solltest du nur spezifisch und ohne Emotionen äußern.
  • Achte darauf, einen echten Dialog auf Augenhöhe zu führen.

Ich wünsche dir dabei viel Erfolg.

Viele weitere wertvolle Tipps und Impulse rund um Führung findest du übrigens hier:

Die in diesem Beitrag gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

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