Feedbackgespräche vorbereiten und führen: 5 Erfolgsfaktoren

Jedes Feedbackgespräch eine Gelegenheit, Geschenke zu verteilen und zu erhalten.

Denn: Feedback ist ein Geschenk!

Tagtäglich erlebe ich in Coachings und Trainings, wie ehrliches und konstruktives Feedback unsere persönliche und berufliche Weiterentwicklung vorantreibt. Feedback erlaubt uns, unsere Selbstwahrnehmung mit der Wahrnehmung anderer zu korrigieren und zu verfeinern.

Okay, genug Feedback-Romantik. Für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sind Feedbackgespräche oft eine Herausforderung.

Angestellte blicken nervös auf dieses Gespräch und Führungskräfte haben Sinn und Ziele des Gesprächs oft nicht im Blick.

Eine Studie unter mehr als 500 Mitarbeitern ergab, dass 49 % der Angestellten keine (!) Ergebnisse aus Feedbackgesprächen mitnehmen. Das liegt mitunter an unzureichender Vorbereitung der Führungskräfte.

Dadurch geht enorm viel Potenzial verloren!

In diesem Artikel erfährst du, wie du als Führungskraft effektive Feedbackgespräche führst, bei denen sowohl du selbst als auch deine Teammitglieder profitieren.

Definition und Ziele von Feedbackgesprächen

Denn das Ziel des Feedbackgesprächs ist es nicht, den Mitarbeiter zu kritisieren oder zu beurteilen.
Vielmehr ist das es ein konstruktiver Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, der auf gegenseitigem Respekt und dem Wunsch nach Weiterentwicklung basiert.

Es ist die perfekte Gelegenheit für beide Seiten, das zurückliegende Jahr (oder Quartal) Revue passieren zu lassen und gemeinsam in die Zukunft zu schauen.

Für dich als Führungskraft bietet das Feedbackgespräch DIE Gelegenheit…

• …die Leistungen deines Teammitglieds anzuerkennen und Wertschätzung auszudrücken.
• …Entwicklungspotenziale hervorzuheben.
• …deine Ziele und Vorstellungen mit deinem Teammitglied abzugleichen.
• …herauszufinden, was dein Teammitglied braucht, um seine oder ihre Ziele zu erreichen.
• …Feedback zu deiner eigenen Performance bei der Mitarbeiterführung zu erhalten.

Als Führungskraft trägst du die Verantwortung, deinen Mitarbeiter:innen konkretes, auf Fakten basierendes und zielgerichtetes Feedback zu geben.

Das setzt voraus, dass du deine Mitarbeiter:innen und ihre Wünsche und Leistungen gut kennst. Daher ist eine intensive Vorbereitung auf das Gespräch unerlässlich.

Wie du dich in 3 Schritten effektiv auf das Feedbackgespräch vorbereitest

Wie bei jedem wichtigen Gespräch mit einem Teammitglied gilt auch bei Feedbackgesprächen: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete! Mit diesen 4 Schritten schaffst du die Basis für ein erfolgreiches Gespräch.

Schritt 1

Beginne zunächst damit, die Protokolle der vorherigen Gespräche und jegliche Notizen, die du im Laufe der Zeit gemacht hast, zu sichten.

• Welche Themen wurden wiederholt in euren Gesprächen angesprochen?
• Wie ist das letzte Feedbackgespräch verlaufen?
• Welche Ziele habt ihr gemeinsam festgelegt und welche Vereinbarungen wurden getroffen?

Schritt 2

Im Anschluss analysierst du die Leistung deines Teammitglieds im vergangenen Jahr.

Du kannst sowohl objektive Daten und Fakten (wie Leistungskennzahlen) als auch deine persönlichen Beobachtungen heranziehen.

Wichtig dabei ist, Fakten und subjektive Wahrnehmungen deutlich zu trennen und diese Unterscheidung auch im Gespräch zu betonen.

Schreibe die dir wichtigsten Punkte auf:

• Welche herausragenden Leistungen hat der oder die Mitarbeiter:in erbracht? Hat er oder sie eine:n Kund:in besonders begeistert?
• Welche Aspekte seiner oder ihrer Leistung sollten beibehalten und ausgebaut werden?
• Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team?
• Ist er oder sie in der aktuellen Rolle im Unternehmen gut aufgehoben?
• Gibt es möglicherweise neue Aufgabenbereiche oder Verantwortlichkeiten, die er oder sie übernehmen kann?
• Scheint das Teammitglied insgesamt zufrieden zu sein?
• Welche Weiterbildungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen im kommenden Jahr an?
• Welche Veränderungen erwartest du von ihm oder ihr?
• Welches ungenutzte Potenzial siehst du bei ihm oder ihr?

Schritt 3

Überlege dir im letzten Schritt, wie du die von dir notierten Punkte am effektivsten kommunizierst und nimm deine Notizen mit in das Gespräch (ich werde dir gleich den typischen Ablauf eines Feedbackgesprächs vorstellen, den du als Leitfaden nutzen kannst).

Mir hat es besonders als Nachwuchsführungskraft sehr geholfen, Gespräche vorher einmal mental ‚durchzuspielen‘, um mögliche Stolpersteine zu erkennen und mich darauf vorzubereiten. Auch dafür habe ich gleich noch eine praktische Lösung für dich.

Der typische Ablauf eines Feedbackgesprächs

Als Führungskraft leitest du das Gespräch. Deshalb solltest du mit dem Ablauf eines Feedbackgesprächs vertraut sein. Den zeige ich dir hier.

Nutze diesen als Leitfaden für dein nächstes Feedbackgespräch.

Analyse der Leistung und gegenseitiges Feedback

Nach der Begrüßung beginnst du mit deinem Feedback zu den bisherigen Leistungen, dem Fortschritt bei der Zielerreichung und möglichen Verbesserungspotenzialen deines Teammitglieds.

Konzentriere dich dabei vorrangig auf die positiven Aspekte (erwähne zum Beispiel, wenn er oder sie ein bestimmtes Projekt besonders gut gemeistert hat). Kritik darf natürlich auch geäußert werden, jedoch auf eine konstruktive Art und Weise (hierzu gebe ich dir im Folgenden noch Tipps).

Nun hat dein:e Gesprächspartner:in die Gelegenheit, ausführlich auf diese Punkte einzugehen und Hindernisse bei der Zielerreichung zu erörtern.

Bitte dein Teammitglied außerdem aktiv um Feedback zu deiner Rolle als Führungskraft.

Austausch zu Zielen und Planung

Im nächsten Schritt diskutiert ihr mögliche Veränderungen, neue Aufgaben und Anpassungen der Ziele.

Das Feedbackgespräch hat immer einen konstruktiven Fokus (es ist kein Kritikgespräch). Deshalb konzentriert ihr euch hier darauf, gemeinsam einen Weg zu finden, wie ihr die Stärken und Potenziale deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin optimal einsetzen könnt, um ihr eure Ziele zu erreichen.

Blick in die Zukunft: Perspektive und Weiterentwicklung

Dann richtet ihr euren Fokus auf die zukünftige Entwicklung:

Welche berufliche Perspektive strebt dein Teammitglied an? Welche mittel- und langfristigen Möglichkeiten siehst du für ihn oder sie? Wie passen die Vorstellungen des Teammitglieds in die Pläne des Unternehmens? In welchen Bereichen möchte er oder sie sich weiterentwickeln? Welche Weiterbildungen kann das Unternehmen ermöglichen?

Gesprächsabschluss

Zum Abschluss des Gesprächs geht ihr gemeinsam die wichtigsten Punkte des Gesprächsprotokolls durch (es ist wichtig, stets ein Protokoll zu führen!).

Beide unterschreiben das Protokoll und erhalten jeweils eine Kopie.

Idealerweise vereinbart ihr direkt einen Termin für ein Mitarbeitergespräch im nächsten Quartal, um den Dialog aufrechtzuerhalten. Auf diese Weise könnt ihr den Fortschritt der Entwicklungen in einem kürzeren Gespräch überprüfen.

Bedanke dich zum Abschluss des Gesprächs bei deinem Teammitglied für sein oder ihr offenes Ohr und gegebenenfalls für das ehrliche Feedback an dich.

Und schaut gemeinsam zuversichtlich in die Zukunft – schließlich geht es darum, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Die 5 Erfolgsfaktoren für Feedbackgespräche

Zeit ist eine wertvolle Ressource. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Mitarbeitergespräche, insbesondere die ausführlicheren Feedbackgespräche, effizient zu gestalten. Ein Feedbackgespräch, das seine Ziele verfehlt, vergeudet nicht nur Zeit – es kann sogar mehr Schaden als Nutzen verursachen.

Befolge diese fünf Tipps, um sicherzustellen, dass dein nächstes Feedbackgespräch zu mehr Klarheit, Verständnis und Motivation führt.

1. Vorbereitung, Vorbereitung, Vorbereitung
   Man kann es nicht oft genug betonen: Die Qualität des Gesprächs hängt von deiner Vorbereitung ab. Du schenkst deinem Teammitglied Feedback zu seinen oder ihren Leistungen und beeinflusst dadurch auch seine oder ihre Weiterentwicklung – das ist eine bedeutende Verantwortung. Sei dir dessen bewusst!
   
2. Echtes Feedback geben (keine Kritik üben)
   Wenn du Feedback schenkst, solltest du allgemeine Feedbackregeln beachten. Eine der wichtigsten Regeln ist: Verwende „Ich-Botschaften“, wenn du deine Beobachtungen schilderst. Andernfalls fühlt sich dein Gegenüber angegriffen und die positive Grundstimmung ist futsch. Hier findest du viele weitere Tipps und meine Lieblingsmethode, um effektiv Feedback zu geben.
   
3. Klarheit in der Kommunikation
   Dein Feedback solltest du immer an konkreten Beispielen und Situationen festmachen. Dadurch schaffst du Klarheit. Verallgemeinerungen hingegen können schnell zu Missverständnissen führen. Kommuniziere außerdem klar, was du von dem Teammitglied erwartest.
   
4. Kommunikation auf Augenhöhe
   Das Feedbackgespräch ist eine hervorragende Möglichkeit, dein Teammitglied zu motivieren und echte Wertschätzung zu zeigen. Um dies zu erreichen, solltest du auf Augenhöhe kommunizieren. Das erreichst du beispielsweise, indem du auch deinem Gegenüber die Chance gibst, Feedback zu äußern. Und indem du den folgenden Punkt beherzigst:
   
5. Dialog statt Monolog
   Ein häufiger Fehler in Mitarbeitergesprächen ist, dass die Führungskraft einen Monolog führt. Viele Führungskräfte sind es gewohnt, die Initiative zu ergreifen. In vielen Situationen ist das sicherlich angemessen. Doch in Mitarbeitergesprächen jeglicher Art sollte ein Dialog stattfinden. Achte daher darauf, dass du nicht in einen „Sprechdurchfall“ verfällst.

Übrigens: Meine Erfahrung zeigt, dass es ratsam ist, Feedbackgespräche nicht während der betriebsamen Zeit um den Jahreswechsel zu planen. Nutze stattdessen einen ruhigen Moment im Frühjahr, um in den intensiven Austausch mit einzelnen Mitarbeiter:innen zu gehen.

Fazit: Feedbackgespräche als Chance sehen

Du erkennst sicherlich jetzt, warum Feedbackgespräche so wichtig sind.

Einerseits hast du die Möglichkeit, deine Perspektive zur Leistung und Entwicklung deines Teammitglieds zu teilen; andererseits erhältst du selbst Feedback und kannst so deine eigene Weiterentwicklung steuern.

Lass uns noch einmal kurz zusammenfassen, was bei einem Feedbackgespräch wichtig ist:

• Die Ziele des Feedbackgesprächs sind die Abstimmung von Selbst- und Fremdwahrnehmung, das Festlegen gemeinsamer Ziele und das Ausarbeiten des Weges zu deren Erreichung.
• Das Feedbackgespräch sollte ein positives und konstruktives Gespräch sein.
• Kritik solltest du spezifisch und ohne Emotionen äußern.
• Achte darauf, einen echten Dialog auf Augenhöhe zu führen.

Ich wünsche dir dabei viel Erfolg.

Viele weitere wertvolle Tipps und Impulse rund um Führung findest du übrigens hier: