Mitarbeitergespräche führen: Leitfaden für Führungskräfte

Das Mitarbeitergespräch ist eines deiner wichtigsten Führungsinstrumente.

Ich hätte als Führungskraft meist lieber darauf verzichtet. Denn ich fühlte mich nicht ausreichend vorbereitet.

Und wenn dann noch ein Gespräch „in die Hose“ ging, war ich richtig verunsichert.

Doch so muss es dir nicht gehen!

Hier bekommst du alle wichtigen Infos zu Mitarbeitergesprächen, praktische Tipps, einen Leitfaden und eine Checkliste.

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Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Manche nennen es auch Personalgespräch.

Dieses findet meist eins-zu-eins und entweder regelmäßig oder auch ungeplant und situativ statt.

Es gibt viele verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, zum Beispiel:

Feedbackgespräch, Jahresgespräch, Kündigungsgespräch, Zielvereinbarungsgespräch und Kritikgespräch.

Darf ich als Führungskraft ein Mitarbeitergespräch ablehnen?

Laut gesetzlicher Vorgaben bist du in der Pflicht, deinen Mitarbeitern ein Gespräch zu gewähren.

Das ist durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. In § 82 heißt es: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Ausdrücklich einbezogen ist das Recht des Arbeitnehmers, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Ich finde, Führungskräfte führen Mitarbeitergespräche zu selten.

Das ist schade, denn es gibt viele gute Gründe für den regelmäßigen Austausch.

Warum solltest du Mitarbeitergespräche führen?

Manchmal höre ich die Frage Sind Mitarbeitergespräche noch zeitgemäß?

Die Antwort ist meiner Meinung nach eindeutig JA!

Der regelmäßige Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist wichtig für den Team- und Unternehmenserfolg:

  1. Richtig geführte Mitarbeitergespräche machen deine Mitarbeiter insgesamt zufriedener, motivierter und produktiver. Das wurde auch in Studien belegt.
  2. Du bekommst ein gutes Gefühl für das emotionale Klima in deinem Team.
  3. Du kannst deine Mitarbeiter dabei unterstützen, Hindernisse und Herausforderungen zu überwinden und Ziele zu erreichen.
  4. Du kannst mögliche Konflikte in deinem Team früh erkennen und somit Eskalationen vorbeugen.

Klar sollte auch sein:

Mitarbeitergespräche sind nur dann effektiv, wenn sie richtig geführt werden.

Und das beginnt mit der Vorbereitung:

Mitarbeitergespräch vorbereiten: Das gilt es zu beachten

Kaum eine Führungskraft kann (oder will) sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche nehmen.

Einfach zu viele To-Dos im operativen Geschäft. Zu viele brennende Themen.

Dabei solltest du wissen:

Mit einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch hast du die Hälfte des Weges zu deinem Gesprächsziel bereits gemeistert.

Nur dann kannst du dich im Gespräch auf die wichtigen Dinge konzentrieren und auf deinen Gesprächspartner eingehen.

Das ist Voraussetzung für einen zielführenden Austausch.

Beachte!

Entscheidend für den Erfolg des Gesprächs ist auch, dass dein Mitarbeiter sich auf das Gespräch  vorbereitet – und dafür genug Zeit von dir bekommt.

Deshalb solltest du die Einladung zum Mitarbeitergespräch früh genug rausschicken und den Mitarbeiter darin offen über den Anlass des Gesprächs informieren.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexen Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden an die Hand geben.

Generell unterscheide ich bei der Vorbereitung auf ein Gespräch zwischen drei Säulen:

Die drei Säulen einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung.

Stelle dir zur Vorbereitung zum Beispiel folgende Fragen:

  • Was muss ich für die Organisation beachten?
  • Was sind Anlass und Ziele des Mitarbeitergesprächs?
  • Wie möchte ich in das Gespräch gehen? Mit welcher Stimmung und Einstellung?
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Um dir die Vorbereitung so schnell und leicht wie möglich zu machen, erhältst gleich eine ausführliche Mitarbeitergespräch Checkliste zum Download.

Einen Tipp zur Vorbereitung von zukünftigen Gesprächen, der mir als Führungskraft sehr geholfen hat, gebe ich dir hier schon Mal vorab:

Mache dir über das Jahr regelmäßig Notizen zu deinen Mitarbeitern. Schicke dir bei jedem Anlass zum Beispiel selber eine E-Mail mit einem einmaligen Betreff.

Und gehe diese Notizen vor dem Mitarbeitergespräch sorgfältig durch.

So hast du alle relevanten Details schriftlich festgehalten und während des Gesprächs zur Hand.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Generell gilt:

Je früher du mit der Vorbereitung beginnst, desto entspannter kannst du diesen Prozess durcharbeiten.

Ich habe eine einfache Checkliste zum Thema Mitarbeitergespräche vorbereitet. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die komplette Checkliste zur Vorbereitung, sowie weitere gratis Tools für dein Mitarbeitergespräch schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein und du erhältst exklusiven Zugang.

Einen Begeisterungs-Tipp für deine Vorbereitung habe ich noch:

Finde etwas, das dein Mitarbeiter richtig gut gemacht oder gelöst hat!

Das kann ein begeisterter Kunde, ein tolles Produkt oder eine innovative Idee sein.

Suche dir dann ein Foto dieser Arbeit raus oder bitte den Kunden um ein Statement. Nimm diese mit in das Gespräch. Gratuliere deinem Mitarbeiter zu der guten Arbeit.

Mehr Wertschätzung geht nicht!

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft bist du für die Gesprächsführung verantwortlich.

Schauen wir uns deshalb erstmal den typischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs an.

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Die meisten Mitarbeitergespräche haben einen ähnlichen Ablauf:

Du startest das Gespräch positiv und gibst deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, Feedback zu geben oder Fragen zu stellen.

Im Anschluss leitest du zu dem sachlichen Kerngespräch über. Hier werden die weitere Vorgehensweise und die jeweiligen Verantwortlichkeiten besprochen.

Der Gesprächsabschluss dient dann dazu, das Gespräch möglichst positiv und motivierend zu beenden.

So sieht der Gesprächsverlauf in der grafischen Übersicht aus:

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Klicke auf die Grafik für eine größere Ansicht

Für eine noch detailliertere Übersicht habe ich einen Leitfaden für Mitarbeitergespräche für dich erstellt.

Diesen kannst du super als Orientierung für deine Gespräche nutzen.

Um den Leitfaden und weitere Tools zu erhalten, klicke einfach auf das blaue Kästchen:



Wenn du dir vor dem Gespräch Gedanken über den Ablauf machst, gewinnst du Sicherheit und Struktur.

Lass dich während des Gesprächs jedoch vor allem auf dein Gegenüber ein. Und schaffe so die Möglichkeit für einen offenen Dialog.

Damit dir das gelingt, gebe ich dir jetzt meine Top-6 Tipps und Techniken für Mitarbeitergespräche.

6 Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

1. Das Gespräch positiv und offen starten

Nach der Begrüßung des Mitarbeiters und der kurzen Erläuterung von Gesprächsanlass und Gesprächsziel beginnst du das Gespräch positiv.

Frage deinen Gesprächspartner, was seit dem letzten Gespräch gut gelaufen ist. Oder frage ihn, worauf er stolz ist. Oder auch, was er an seiner Arbeit besonders gerne mag, was ihn begeistert.

Dann kannst du auf die von deinem Mitarbeiter genannten Beispiele eingehen und diese gegebenenfalls bestätigen.

Eine passende Formulierung ist zum Beispiel diese:

Ich bin ganz Ihrer Meinung, dass Sie [die Kundin] Frau Meier total begeistert und zu einem Fan unseres Unternehmens gemacht haben. Das war tolle Arbeit und darauf dürfen Sie stolz sein.

Damit schaffst du eine positive und offene Grundstimmung.

2. Echter Austausch | Die 70/30-Regel

Mein zweiter Tipps: Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein!

Im Gegenteil:

Dein Mitarbeiter darf im Gespräch gerne einen Anteil von bis zu 70% haben.

Ein Ziel deines Mitarbeitergesprächs sollte es immer sein, dass sich dein Mitarbeiter dir gegenüber öffnet und sich ehrlich äußert.

Nur wenn dein Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommt, erhältst du neue Informationen.

Und: Nur so fühlt er Wertschätzung und wird das nächste Mitarbeitergespräch nicht als lästige Pflichtveranstaltung sehen.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet.
  • Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Sobald dein Mitarbeiter seinen Standpunkt ausgeführt hat, fasse die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen und gehe im Anschluss darauf ein.

PS: Ich empfehle dir, während des Mitarbeitergesprächs Protokoll zu führen und Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. So zeigst du echtes Interesse und stellst sicher, dass du nichts vergisst.

Und was kannst du machen, wenn dein Mitarbeiter eher ruhiger Natur ist?

Dann empfiehlt es sich, dass Gespräch mit guten Fragen zu öffnen.

3. Wer fragt, der führt – Fragen im Mitarbeitergespräch stellen

Mit guten und richtigen (!) Fragen kannst du ein Gespräch super anregen und lenken.

Doch hier ist Vorsicht geboten, denn Fragen können schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?

Oder

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Das klingt vorwurfsvoll und ist nicht zielführend.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese drei Tipps, wenn du Fragen im Austausch mit deinem Mitarbeiter stellst:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz.
    Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  3. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Deinen Gesprächsanteil kannst du dann nutzen, um deine Sichtweise zu erläutern und Feedback zu geben.

4. Feedback geben mit der 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche bieten eine super Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Wenn du diese Gelegenheit nutzt um gutes Feedback zu geben anstatt nur zu kritisieren, profitieren alle.

Mit der 3,5 W-Methode kannst du dich in die Lage deines Gesprächspartners versetzen und Rückkoppelung erhalten.

Übrigens: In unserem Podcast findest du viele weitere Tipps für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern, zum Beispiel wie du Lob richtig aussprichst.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch.

Du äußerst erst deine objektive Wahrnehmung, dann die subjektive Wirkung auf dich und als letzten Schritt deinen Wunsch.

Das “halbe W” steht dabei in jedem Schritt für Rückkoppelung.

Hier findest du meine schrittweise Anleitung der 3,5W-Methode.

Trainiere die 3,5 W-Methode im Alltag und du wirst schnell merken, dass dein Feedback besser angenommen wird.

In meinem letzten Tipp geht es jetzt um deine Wirkung auf dein Gegenüber.

5. Auf die Wirkung kommt es an

Die besten Kommunikationstipps dieser Welt bringen dir nichts, wenn deine Wirkung nicht stimmt. Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von:

  • Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und
  • deiner verbalen Kommunikation (Wortwahl, Betonung).

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich anfangs aber auch auf Video aufnehmen und dich dann selber analysieren.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung. Ob im Job oder privat – es lohnt sich auf jeden Fall, daran zu arbeiten!

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine insgesamt bessere Wirkung:

  1. Nehme eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go! Überprüfe auch während des Gesprächs ab und zu deine Körperhaltung und -sprache.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Rede Klartext und verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
    So greifst du deinen Mitarbeiter nicht persönlich an. Dadurch vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

6. Warum eine zielführende Nachbereitung wichtig ist

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉.

Im Nachgang lohnt sich immer eine kurze Selbstreflexion.

Denke an das Gespräch und frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Damit du kontrollieren kannst, ob dein Mitarbeiter Absprachen einhält, schreibe dir diese direkt in deinen Kalender oder in dein To-Do-Tool auf. Und setze diesen Punkt auf die Agenda für euer nächste Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Bonus: Mitarbeitergespräche als weibliche Führungskraft führen

Von Jennifer Zacher-Handke | Coach für Kommunikation im Team Strupat.KundenBegeisterung!

Nach wie vor sind Führungspositionen eher männerdominiert. Doch Frauen, die eine Führungsposition erfolgreich inne haben, haben ein klares Rollenbewusstsein.

Sei dir deiner Rolle als Führungskraft bewusst. Denn es ist im Führungsverhalten, beim Auftritt im Unternehmen und bei der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern erfolgsentscheidend.

Für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern hilft es außerdem, deinen Führungsstils zu kennen.

Und nutze einen der größten Hebel überhaupt: die Stärken deines weiblichen Kommunikationsstils.

Denn Frauen kommunizieren anders als Männer. In vielen Aspekten – so ist meine Erfahrung – naturgemäß empathischer. Sie haben den größeren Wortschatz, ein gutes Sprachgefühl, sie können gut zuhören, Interesse zeigen und Beziehungen aufbauen.

Beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche und zielgerichtete Kommunikation!

Nutze diese Stärken – gerade auch um wichtige und heikle Kommunikationssituationen auf der Beziehungsebene zu meistern. 

Und bei Dominanzverhalten (oft) männlicher Gesprächspartner zahlt sich Durchhaltevermögen und Klarheit aus. Das bedeutet: Halte stand, argumentiere sachlich, bleibe bei dir und deinem Thema.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Guide für erfolgreiche Mitarbeitergespräche durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister.

Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

Es lohnt sich garantiert, denn wer Mitarbeitergespräche gut drauf hat, wird auch im Privaten besser kommunizieren!

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