Mitarbeitergespräche führen: Tipps für Führungskräfte

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Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten und zugleich schwierigsten Instrumente für Führungskräfte.

Als ich selbst Führungskraft war, hätte ich lieber darauf verzichtet. Denn ich fühlte mich nicht ausreichend vorbereitet – weder mental noch fachlich.

Und wenn dann noch ein Gespräch „in die Hose“ ging, war ich richtig verunsichert.

Doch so muss es dir nicht gehen, denn wirklich jeder kann Mitarbeitergespräche erfolgreich führen!

In diesem Artikel bekommst du alle wichtigen Infos zu Mitarbeitergesprächen, inklusive einem Leitfaden und einer Checkliste.

Damit wirst du dein nächstes Mitarbeitergespräch souverän führen. Das heißt: Endlich Schluss mit Unsicherheit und Nervosität.

Und noch eines vorab: Viele dieser Tipps konnte ich als 4-facher Familienvater genauso im Privaten einsetzen.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Dieses finden meist eins-zu-eins statt und mit der Verfolgung eines bestimmten Ziels.

Mitarbeitergespräche können sowohl von Angesicht zu Angesicht, als auch digital, zum Beispiel per Videoschaltung, stattfinden.

Manche Mitarbeitergespräche finden regelmäßig statt, zum Beispiel Feedbackgespräche. Andere, wie Kritikgespräche, ungeplant und situativ.

Es gibt viele verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen. Die Wichtigsten sind: Feedbackgespräche, Jahresgespräche, Kündigungsgespräche, Zielvereinbarungsgespräche und Kritikgespräche.

Übrigens!

Deine Mitarbeiter haben einen rechtlichen Anspruch auf ein Mitarbeitergespräch.

Das ist durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. In § 82 heißt es: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Ausdrücklich einbezogen ist das Recht, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Trotzdem finden Mitarbeitergespräche in vielen Unternehmen zu selten statt.

Das ist schade, denn es gibt viele gute Gründe für den regelmäßigen Austausch:

Darum sind Mitarbeitergespräche wichtig

Kurz gesagt: Regelmäßige und gute Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Faktor für den Team- und Unternehmenserfolg.

Diese fünf Punkte sprechen für die große Bedeutung von Mitarbeitergesprächen:

  1. Richtig geführte Mitarbeitergespräche machen deine Mitarbeiter insgesamt zufriedener, motivierter und produktiver. Das wurde auch in Studien belegt.
  2. Durch Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern bekommst du ein gutes Gefühl für das emotionale Klima in deinem Team.
  3. In Gesprächen kannst du deine Mitarbeiter dabei unterstützen, Hindernisse und Herausforderungen in ihrer Arbeit erfolgreich zu bewältigen.
  4. Du kannst mögliche Konflikte in deinem Team früh erkennen und somit Eskalationen vorbeugen.
  5. Dein Selbstbewusstsein steigt weiter und für die Zielerreichung sind richtige Mitarbeitergespräche Gold wert.

Besonders in schwierigen Zeiten oder Krisen ist regelmäßige und offene Kommunikation wichtig.

Auch wenn es keine Möglichkeit gibt, sich persönlich zu treffen:

Bleibe unbedingt in engem Austausch mit deinen Mitarbeitern, auch im Home-Office.

Wie du die Kraft der Kommunikation in Mitarbeitergesprächen ab sofort voll ausschöpfst, zeige ich dir jetzt:

Empathie und die Beherrschung grundlegender Gesprächstechniken und -methoden sind wichtig.

Zudem sind eine gute Vorbereitung und eine zielführende Nachbereitung entscheidende Erfolgsfaktoren.

Starten wir mit der Vorbereitung:

Warum eine gute Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch Gold wert ist

Ist dir es wert, ein oder zwei Stunden für die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch aufzuwenden?

Ich kann dir sagen: Kaum eine Führungskraft kann (oder will) sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung nehmen.

Dabei solltest du wissen:

Mit einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch hast du die Hälfte des Weges zu deinem Gesprächsziel bereits gemeistert.

Nur mit sorgfältiger Vorbereitung kannst du dich im Gespräch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und auf deinen Gesprächspartner eingehen. Und nur so kann ein zielführender Austausch gelingen.

Beachte!

Entscheidend für den Erfolg des Gesprächs ist auch, dass dein Mitarbeiter sich vorbereitet – und dafür genug Zeit von dir bekommt.

Das bedeutet für dich, dass du deinen Mitarbeiter früh genug einlädst und ihn offen über den Anlass des Gesprächs informierst.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexen Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch an die Hand geben.

Wenn du dich auf ein Gespräch vorbereitest, achte besonders auf drei Bereiche:

Die drei Säulen einer guten Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung.

Diese habe ich hier für dich in einer kleinen Infografik zusammengefasst.

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Um dir die Vorbereitung so schnell und leicht wie möglich zu machen, erhältst du von mir gleich noch eine ausführliche Checkliste zum Download.

Einen Tipp zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, der mir als Führungskraft sehr geholfen hat, gebe ich dir hier schon Mal vorab:

Mache dir über das Jahr regelmäßig Notizen zu deinen Mitarbeitern. Schicke dir bei jedem Anlass zum Beispiel selber eine E-Mail mit einem einmaligen Betreff.

Und gehe diese Notizen vor dem Mitarbeitergespräch sorgfältig durch.

So hast du alle relevanten Details während des Gesprächs zur Hand.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Generell gilt:

Je früher du mit der Vorbereitung beginnst, desto entspannter kannst du diesen Prozess durcharbeiten.

Dafür habe ich eine einfache Checkliste vorbereitet. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die komplette Checkliste zur Vorbereitung, sowie weitere gratis Tools für dein Mitarbeitergespräch schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein und du erhältst exklusiven Zugang.

Bevor es mit der Gesprächsführung weitergeht, habe ich noch einen Begeisterungs-Tipp für deine Vorbereitung:

Finde etwas, das dein Mitarbeiter richtig gut gemacht oder gelöst hat!

Das kann ein begeisterter Kunde, ein tolles Produkt oder eine innovative Idee sein.

Suche dir dann ein Foto dieser Arbeit raus oder bitte den Kunden um ein Statement. Nimm diese mit in das Gespräch. Zeige es deinem Mitarbeiter und gratuliere ihm zu der guten Arbeit.

Mehr Wertschätzung geht nicht. Dein Mitarbeiter wird begeistert sein und einen unglaublichen Motivationsschub bekommen!

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft bist du für die Gesprächsführung verantwortlich.

Schauen wir uns deshalb erstmal den typischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs an.

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Jedes Mitarbeitergespräch läuft anders ab – abhängig vor allem von Anlass und Ziel.

Trotzdem haben die meisten Mitarbeitergespräche einen ähnlichen Verlauf:

Du eröffnest das Gespräch positiv und gibst deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, offen Feedback zu geben, zu Beispiel zu eurem letzten Gespräch.

Im Anschluss leitest du zu dem sachlichen Kerngespräch über (z.B. zu einem bestimmten Projekt oder der Ausarbeitung einer Zielsetzung). Hier werden die weitere Vorgehensweise und die jeweiligen Verantwortlichkeiten besprochen.

Der Gesprächsabschluss dient dann dazu, das Gespräch möglichst positiv und motivierend zu beenden.

So sieht der Gesprächsverlauf dann in der grafischen Übersicht aus:

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Klicke auf die Grafik für eine größere Ansicht

Für eine noch detailliertere Übersicht eines typischen Mitarbeitergesprächs habe ich einen Leitfaden für dich erstellt.

Diesen kannst du super als Orientierung für deine Gespräche nutzen.

Um den Leitfaden und weitere Tools zu erhalten, klicke einfach auf das blaue Kästchen:

Wenn du dir vor dem Gespräch Gedanken über den Ablauf machst, gewinnst du Sicherheit und Struktur.

Achte während des Gesprächs jedoch vor allem auf dein Gegenüber – seine Worte und seine Körpersprache.

Gehe in einen echten Austausch und schaffe die Möglichkeit für einen offenen Dialog.

Damit dir das gelingt, gebe ich dir jetzt meine Top-5 Tipps und Techniken für Mitarbeitergespräche.

So bleibst du im Gespräch souverän, vermeidest unnötige Konflikte und erreichst deine Gesprächsziele.

5 Tipps und Techniken für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Mit diesen fünf Tipps schaffst du es, ein zielführendes und motivierendes Mitarbeitergespräch zu führen.

1. Der Gesprächsbeginn: positiv und offen

Nach der Begrüßung des Mitarbeiters und der kurzen Erläuterung von Gesprächsanlass und Gesprächsziel beginnst du das Gespräch positiv.

Frage deinen Gesprächspartner, was seit dem letzten Gespräch gut gelaufen ist. Oder frage ihn, worauf er stolz ist. Oder auch, was er an seiner Arbeit besonders gerne mag, was ihn begeistert.

Dann kannst du auf die von deinem Mitarbeiter genannten Beispiele eingehen und diese gegebenenfalls bestätigen.

Du kannst zum Beispiel sagen:

Ich bin ganz Ihrer Meinung, dass Sie [die Kundin] Frau Meier total begeistert und zu einem Fan unseres Unternehmens gemacht haben. Das war tolle Arbeit und darauf dürfen Sie stolz sein.

Damit schaffst du eine positive und offene Grundstimmung. Und das Gespräch kann jetzt richtig starten.

2. Echter Austausch | Die 70/30-Regel für Mitarbeitergespräche

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein!

Im Gegenteil:

Dein Mitarbeiter darf ruhig einen Gesprächsanteil von bis zu 70% haben.

Ein Ziel deines Mitarbeitergesprächs sollte es immer sein, dass sich dein Mitarbeiter dir gegenüber öffnet und sich ehrlich äußert.

Nur wenn dein Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommt, erhältst du neue Informationen.

Und: Nur so fühlt er Wertschätzung und wird das nächste Mitarbeitergespräch nicht als lästige Pflichtveranstaltung sehen.

Achte deshalb im Gespräch darauf, dass du keinen Monolog führst.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet.
  • Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Sobald dein Mitarbeiter seinen Standpunkt ausgeführt hat, fasse die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen und gehe im Anschluss darauf ein.

PS: Ich empfehle dir, während des Mitarbeitergesprächs Protokoll zu führen. So zeigst du echtes Interesse und stellst sicher, dass du nichts wichtiges vergisst.

Und was kannst du machen, wenn dein Mitarbeiter eher ruhiger Natur ist?

Dann empfiehlt es sich, dass Gespräch mit guten Fragen zu öffnen.

3. Wer fragt, der führt – Fragen im Mitarbeitergespräch richtig einsetzen

Mit guten und richtigen (!) Fragen kannst du ein Gespräch anregen und lenken.

Doch Vorsicht: Fragen können auch schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Das klingt vorwurfsvoll und ist nicht zielführend.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese vier Grundregeln, wenn du Fragen im Mitarbeitergespräch (und in deiner Kommunikation generell) einsetzt:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz.
    Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Frage nicht nach Erlaubnis, ob du fragen darfst.
    („Darf ich fragen, ob…“)
  3. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  4. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Deinen Gesprächsanteil kannst du dann nutzen, um deine Sichtweise zu erläutern und Feedback zu geben.

Dabei hilft dir die 3,5 W-Methode.

4: Gutes Feedback geben – die 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche bieten eine super Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Die 3,5 W-Methode hilft dir dabei.

Was macht gutes Feedback aus?

Gutes Feedback ist…

  • …beschreibend, nicht bewertend.
  • …konkret formuliert.
  • …zielgerichtet (zum Beispiel auf bestimmte Verhaltensweisen).
  • …sachlich korrekt und nachvollziehbar.

Mit der 3,5 W-Methode kannst du dich in die Lage deines Gesprächspartners versetzen und Rückkoppelung erhalten.

Übrigens: In unserem Podcast findest du viele weitere Tipps für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern, zum Beispiel wie du Lob richtig aussprichst.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Das “halbe W” steht für die Rückkoppelung durch den Mitarbeiter.


So wendest du die 3,5 W-Methode an

Schritt 1: Wahrnehmung

Schildere zuerst das, was dir aufgefallen ist. Lege, wenn möglich die Fakten auf den Tisch.

Wichtig:

  • Interpretiere und bewerte nicht.
  • Sei vorsichtig mit vermeintlichen Fakten vom Hörensagen.
  • Bleibe bei überprüfbaren Aussagen, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

„Mir ist aufgefallen, dass Du bei den letzten Meetings nicht dabei warst.“

Dann kläre ab, ob deine Wahrnehmung mit der deines Gesprächspartners übereinstimmt: „Irre ich mich?

Schritt 2: Wirkung

Schildere die Wirkung und erläutere, warum dir dieser Fall so wichtig ist:

„Schau, ich finde das schade. Mir ist nämlich wichtig, dass du dabei bist, da ich deine Beiträge schätze.”

Teste, ob diese Nachricht beim Gegenüber angekommen ist:

„Ist das für dich nachvollziehbar?“

Und äußere dann deinen Wunsch nach Veränderung.

Schritt 3: Wunsch

Teile dem Gegenüber mit, welche Veränderung du dir wünschst, z.B.:

„Ich möchte dich gern bei unseren Besprechungen dabei haben und ich bitte dich, deinen Termin so einzurichten, dass du teilnehmen kannst. Können wir uns darauf einigen?“

Formuliere diesen Wunsch klar und deutlich.


Kommuniziere dein Feedback in diesen drei Schritten und die Chancen stehen gut, dass dein Mitarbeiter und du euch einigen könnt.

Trainiere die 3,5 W-Methode im Alltag und du wirst schnell merken, dass dein Feedback besser angenommen wird.

In meinem letzten Tipp geht es jetzt um deine Wirkung auf dein Gegenüber.

5: Achte darauf, wie du auf dein Gegenüber wirkst

Die besten Kommunikationstipps dieser Welt bringen dir nichts, wenn deine Wirkung nicht stimmt. Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von: Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und deiner verbaler Kommunikation (Wortwahl, Betonung).

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich anfangs aber auch auf Video aufnehmen und dich dann selber bewerten.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung. Ob im Job oder privat – es lohnt sich auf jeden Fall, daran zu arbeiten!

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine insgesamt bessere Wirkung:

  1. Nehme eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go! Überprüfe auch während des Gesprächs ab und zu deine Körperhaltung und -sprache.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Rede Klartext und verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
    So greifst du deinen Mitarbeiter nicht persönlich an. Dadurch vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

Bonus: Mitarbeitergespräche als weibliche Führungskraft führen

Von Jennifer Zacher-Handke | Coach für Kommunikation im Team Strupat.KundenBegeisterung!

Nach wie vor sind Führungspositionen eher männerdominiert. Doch Frauen, die eine Führungsposition erfolgreich inne haben, haben ein klares Rollenbewusstsein.

Mache dir besonders als Frau bewusst, dass das Ausfüllen deiner Rolle im Führungsverhalten, beim Auftritt im Unternehmen und bei der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern erfolgsentscheidend ist.

Sei dir deines Führungsstils bewusst, trainiere deine Durchsetzungsfähigkeit, erkenne, analysiere und nutze Machtspiele gezielt.

Und nutze einen der größten Hebel überhaupt: die Stärken deines weiblichen Kommunikationsstils.

Denn Frauen kommunizieren anders als Männer. In vielen Aspekten – so ist meine Erfahrung – „naturgemäß besser“. Sie haben den größeren Wortschatz, ein besseres Sprachgefühl, sie können gut zuhören, Interesse zeigen und Beziehungen aufbauen.

Beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche und zielgerichtete Kommunikation!

Nutze diese Stärken – gerade auch um wichtige und heikle Kommunikationssituationen auf der Beziehungsebene zu meistern. 

Und bei Dominanzverhalten (oft) männlicher Gesprächspartner zahlt sich Durchhaltevermögen und Klarheit aus: halte stand, argumentiere sachlich, bleibe bei dir und deinem Thema.

Warum eine zielführende Nachbereitung ausschlaggebend ist

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉.

Besonders wenn du erst wenig Erfahrung mit Mitarbeitergesprächen hast, lohnt sich im Nachgang eine kurze Selbstreflexion.

Reflektiere das Gespräch und frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Damit du kontrollieren kannst, ob dein Mitarbeiter Absprachen einhält, schreibe dir diese direkt in deinen Kalender oder in dein To-Do-Tool auf. Und setze diesen Punkt auf die Agenda für euer nächste Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Guide für erfolgreiche Mitarbeitergespräche durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister. Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

Es lohnt sich garantiert, denn wer Mitarbeitergespräche gut drauf hat, wird auch im Privaten besser kommunizieren!

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Damit du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kannst!

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