Mitarbeitergespräch führen: Tipps und Tools für Führungskräfte

Das Mitarbeitergespräch ist eines deiner wichtigsten Führungsinstrumente.

Ich hätte als Führungskraft meist lieber darauf verzichtet. Denn ich fühlte mich nicht ausreichend vorbereitet.

Und wenn dann noch ein Gespräch „in die Hose“ ging, war ich richtig verunsichert.

Doch so muss es dir nicht gehen!

Hier bekommst du alle wichtigen Infos zu Mitarbeitergesprächen, inklusive praktischer Tipps, einen Leitfaden und eine Checkliste zur Vorbereitung.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

  • Ein Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten (meist eins-zu-eins)
  • Findet regelmäßig oder ungeplant und situativ statt.
  • Wird auch Personalgespräch genannt.

Es gibt viele verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, zum Beispiel:

Sind Führungskräfte dazu verpflichtet, ein Mitarbeitergespräch zu führen?

Laut Betriebsverfassungsgesetz bist du verpflichtet, deinen Mitarbeitern ein Gespräch zu gewähren.

In § 82 heißt es: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Sowieso finde ich, dass der regelmäßige Austausch mit deinen Mitarbeitern wichtig und wertvoll ist.

4 Gründe für Mitarbeitergespräche

Manchmal höre ich die Frage Sind Mitarbeitergespräche noch zeitgemäß?

Die Antwort ist meiner Meinung nach eindeutig JA!

Hier sind 4 Gründe:

  1. Richtig geführte Mitarbeitergespräche machen deine Mitarbeiter insgesamt zufriedener, motivierter und produktiver. Das wurde in Studien belegt.
  2. Du bekommst ein gutes Gefühl für das emotionale Klima in deinem Team.
  3. Du unterstützt deine Mitarbeiter dabei, Herausforderungen zu überwinden und Ziele zu erreichen.
  4. Außerdem erkennst du mögliche Konflikte in deinem Team früh und beugst somit Eskalationen vor.

Doch Mitarbeitergespräche sind nur dann effektiv, wenn sie richtig geführt werden.

Und das beginnt mit der Vorbereitung:

Mitarbeitergespräch vorbereiten:
Das gilt es zu beachten

Kaum eine Führungskraft kann (oder will) sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche nehmen.

Einfach zu viele To-Dos im operativen Geschäft. Zu viele brennende Themen.

Dabei solltest du wissen:

Eine gute Vorbereitung auf das Gespräch ist Voraussetzung für einen zielführenden Austausch.

Einladung frühzeitig rausschicken

Entscheidend für den Erfolg des Gesprächs ist auch, dass dein Mitarbeiter sich vorbereitet – und dafür genug Zeit von dir bekommt.

Deshalb solltest du die Einladung zum Mitarbeitergespräch früh genug rausschicken und den Mitarbeiter darin offen über den Anlass und Ziele informieren.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexen Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden an die Hand geben.

Generell unterscheide ich bei der Vorbereitung zwischen drei Säulen:

Die drei Säulen einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung.

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Um dir die Vorbereitung so schnell und leicht wie möglich zu machen, erhältst gleich eine ausführliche Mitarbeitergespräch Checkliste zum Download.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Ich habe eine Checkliste für Mitarbeitergespräche vorbereitet. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die komplette Checkliste zur Vorbereitung, sowie weitere gratis Führungs-Tools schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein und du erhältst exklusiven Zugang.

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft bist du für die Gesprächsführung verantwortlich. Diesen Verlauf kannst du zur Orientierung nutzen:

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

  1. Starte das Gespräch positiv und nenne Anlass und Ziel(e).
  2. Gib deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, offen Feedback zu geben oder Fragen zu stellen.
  3. Leite zu dem Kerngespräch über. Hier trefft ihr Absprachen und verteilt Verantwortlichkeiten.
  4. Der Gesprächsabschluss dient dann dazu, das Gespräch positiv und motivierend zu beenden.

So sieht der Gesprächsverlauf in der grafischen Übersicht aus:

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Klicke auf die Grafik für eine größere Ansicht

Für eine noch detailliertere Übersicht habe ich einen Leitfaden für Mitarbeitergespräche für dich erstellt.

Diesen kannst du super als Orientierung für deine Gespräche nutzen.

Um den Leitfaden zu erhalten, klicke einfach auf das blaue Kästchen:

Jetzt gebe ich dir meine 6 wichtigsten Tipps und Techniken für Mitarbeitergespräche.

6 Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

1. Starte das Gespräch positiv

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Nach der Begrüßung des Mitarbeiters und der kurzen Erläuterung von Gesprächsanlass und Ziel beginnst du das Gespräch positiv. Zum Beispiel so:

  • Frage deinen Gesprächspartner, was seit dem letzten Gespräch gut gelaufen ist.
  • Gibt es etwas, worauf dein Mitarbeiter stolz ist?

Gehe dann auf die von deinem Mitarbeiter genannten Beispiele ein:

Ich bin ganz Ihrer Meinung, dass Sie [die Kundin] Frau Meier total begeistert und zu einem Fan unseres Unternehmens gemacht haben. Das war tolle Arbeit und darauf dürfen Sie stolz sein.

So schaffst du eine positive und offene Grundstimmung für das Gespräch.

2. Die 70/30-Regel

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein.

Im Gegenteil:

Dein Mitarbeiter darf im Gespräch gerne einen Anteil von bis zu 70% haben.

Denn ein Ziel des Mitarbeitergesprächs sollte es sein, dass sich dein Mitarbeiter dir gegenüber öffnet.

Wie kannst du also einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet.
  • Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Sobald dein Mitarbeiter seinen Standpunkt ausgeführt hat, fasse die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen und gehe im Anschluss darauf ein.

PS: Ich empfehle dir, während des Mitarbeitergesprächs Protokoll zu führen und Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.

Und was kannst du machen, wenn dein Mitarbeiter eher ruhiger Natur ist?

Dann empfiehlt es sich, dass Gespräch mit guten Fragen zu öffnen.

3. Wer fragt, der führt – Fragen im Mitarbeitergespräch stellen

Mit guten Fragen kannst du ein Gespräch super anregen und lenken.

Doch hier ist Vorsicht geboten, denn Fragen können schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?

Oder

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Das klingt vorwurfsvoll und ist nicht zielführend.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese drei Tipps, wenn du Fragen im Austausch mit deinem Mitarbeiter stellst:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz.
    Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  3. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

4. Feedback geben mit der 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche bieten eine super Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Wenn du diese Gelegenheit nutzt um gutes Feedback zu geben anstatt nur zu kritisieren, profitieren alle.

Mit der 3,5 W-Methode kannst du dich in die Lage deines Gesprächspartners versetzen und Rückkoppelung erhalten.

Übrigens: In unserem Podcast findest du viele weitere Tipps für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern, zum Beispiel wie du Lob richtig aussprichst.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch.

Das “halbe W” steht dabei in jedem Schritt für Rückkoppelung.

Hier findest du meine schrittweise Anleitung der 3,5W-Methode.

Trainiere die 3,5 W-Methode im Alltag und du wirst schnell merken, dass dein Feedback besser angenommen wird.

5. Auf die Wirkung kommt es an

Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von:

  • Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und
  • deiner verbalen Kommunikation (Wortwahl, Betonung).

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich aber auch selbst auf Video aufnehmen.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung.

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine insgesamt bessere Wirkung:

  1. Nimm eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
    So vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

6. Warum eine zielführende Nachbereitung wichtig ist

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉.

Zu der Nachbereitung jetzt mein letzter Tipp.

Frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Schreibe dir Vereinbarungen in deinen Kalener und setze sie auf die Agenda für euer nächstes gemeinsames Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Leitfaden für das Mitarbeitergespräch durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister.

Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

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