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Mitarbeitergespräche führen: 6 Tipps für Führungskräfte [Leitfaden]

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Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Werkzeug für Mitarbeiterführung und -entwicklung

Doch zurückblickend auf meine Zeit als Führungskraft, waren viele Gespräche eher eine Herausforderung. Oft fühlte ich mich unzureichend vorbereitet. Und wenn Gespräche nicht wie geplant verliefen, war ich erst recht verunsichert.

Ich möchte, dass es dir so nicht ergeht und du Mitarbeitergespräche souverän und effektiv führst.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden erstellt.

Er liefert dir alle notwendigen Informationen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Du bekommst praktische Tipps, eine Checkliste zur Vorbereitung und nützliche Audio-Guides als Vorlagen für dein nächstes Mitarbeitergespräch.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Beginnen wir mit einer kurzen Definition von Mitarbeitergesprächen:

  • Ein Mitarbeitergespräch ist ein Dialog zwischen Mitarbeiter und direkter Führungskraft.
  • Meist findet das Mitarbeitergespräch geplant und strukturiert statt.
  • In wenigen Fällen kann es auch spontan und situationsbedingt stattfinden.
  • Der kurze, informelle Austausch mit deinen Mitarbeitern an der Kaffeemaschine ist für mich kein Mitarbeitergespräch.
  • Ein anderer Begriff für Mitarbeitergespräch ist Personalgespräch.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Formate von Mitarbeitergesprächen, dazu gehören:

Sind Mitarbeitergespräche für dich als Führungskraft eine Pflicht?

Ja, das sind sie. Laut Betriebsverfassungsgesetz bist du verpflichtet, deinen Mitarbeitern ein Gespräch zu gewähren.

Konkret heißt es in § 82: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Unabhängig von rechtlichen Vorgaben bin ich der Meinung, dass der regelmäßige Austausch mit deinen Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung ist.

Deshalb solltest du mindestens 2 – 4 Mal im Jahr ein geplantes und gut vorbereitetes Gespräch mit jedem Teammitglied führen!

Fünf Argumente für Mitarbeitergespräche

Manchmal werde ich gefragt: „Sind Mitarbeitergespräche noch zeitgemäß?“

Meine Antwort darauf lautet eindeutig: JA!

Lass uns einen Blick auf meine fünf Argumente für regelmäßige Mitarbeitergespräche werfen:

  1. Zufriedenheit und Produktivität
    Gut geführte Mitarbeitergespräche steigern die Zufriedenheit, Motivation und Produktivität deiner Mitarbeiter.
  2. Emotionales Klima im Team spüren
    Durch regelmäßige Gespräche bekommst du ein besseres Verständnis für das emotionale Klima in deinem Team. So kannst du bei negativen Entwicklungen schnell gegensteuern.
  3. Unterstützung bei Herausforderungen
    Du kannst deine Mitarbeiter dabei unterstützen, Herausforderungen zu bewältigen und Ziele zu erreichen.
  4. Früherkennung von Konflikten
    Du kannst mögliche Konflikte in deinem Team frühzeitig erkennen und so Eskalationen vorbeugen.
  5. Feedback und Lernen
    Mitarbeitergespräche sind nicht nur für dich eine Gelegenheit, Feedback zu geben. Auch deine Mitarbeiter können dir Feedback zu deiner Führung schenken. Damit kannst du deine eigene Entwicklung vorantreiben.

Diese Vorteile treffen jedoch nur zu, wenn du Mitarbeitergespräche richtig führst.

Und eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch.

Deine Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche ist entscheidend

Nur wenige Führungskräfte nehmen sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche.

Sie haben zu viele To-dos im operativen Geschäft. Und zu viele dringende Themen.

Doch gerade in der Vorbereitung liegt der Schlüssel zu effektiven und zielführenden Gesprächen.

Indem du dir ausreichend Zeit für die Vorbereitung nimmst, schaffst du Klarheit bei der Zielsetzung, deiner Strategie für das Gespräch und wichtigen organisatorischen Themen.

Es ist ebenso wichtig, dass dein Gesprächspartner – das Teammitglied, mit dem du das Gespräch führst – gut vorbereitet ist.

Deshalb gilt: Lade frühzeitig zum Gespräch ein!

Schicke die Einladung zum Mitarbeitergespräch früh genug raus und informiere den Mitarbeiter darin offen über den Anlass und Ziele.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexen Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden an die Hand geben.

Deine eigene Gesprächsvorbereitung sollte auf drei Säulen basieren, die ich hier kurz erläutere:

Die drei Säulen der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung, hier in der Übersicht:

infografik vorbereitung mitarbeitergespräche, drei säulen, begeisterungsland

Um dir die Vorbereitung so leicht wie möglich zu machen, erhältst du gleich eine ausführliche Checkliste für Mitarbeitergespräche zum Download. Darin findest du viele weitere Tipps zur Vorbereitung.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Weitere Faktoren, die den Umfang deiner Vorbereitung beeinflussen, sind:

  • Deine eigenen Erfahrungen mit Mitarbeitergesprächen: Hast du schon viel Erfahrung mit Personalgesprächen gesammelt oder eher wenig?
  • Die Feedbackkultur in eurem Team: Können deine Teammitglieder mit Feedback „umgehen“? Sind sie offenes Feedback gewohnt?
  • Die allgemeine Stimmung im Team: Bei einer allgemein guten Stimmung wirst du weniger Zeit für die Vorbereitung brauchen als bei schwelenden Konflikten und schlechter Laune in deinem Team.

Reflektiere diese Faktoren, bevor du mit der Vorbereitung auf deine Gespräche startest. Das gibt dir die Chance, eine neue Form von Klarheit zu schaffen.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Mit künstlicher Intelligenz deine Vorbereitung erleichtern!

Ein kleiner Hinweis: Tools wie ChatGPT können dich bei deiner Vorbereitung auf Personalgespräche unterstützen. Mit ChatGPT kannst du eine Liste von relevanten Fragen erstellen, Gespräche simulieren und Feedback zu deinen Gesprächsstrategien erhalten.

Doch auch ohne die Unterstützung von künstlicher Intelligenz kannst du dich gut vorbereiten. Zum Beispiel mit meiner Checkliste für Mitarbeitergespräche. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die Checkliste schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein.

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft leitest du das Gespräch. Deshalb solltest du den Ablauf eines Gesprächs kennen und wissen, wo mögliche Stolpersteine liegen.

Positiver Beginn, motivierender Abschluss: Ablauf eines Mitarbeitergesprächs in vier Teilen

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch beginnt positiv und endet motivierend. Wie gelingt dir das? Dieser Leitfaden führt dich durch den Prozess (eine ausführlichere Version des Leitfadens erhältst zu zum Download, wenn du dich oben einträgst):

  1. Starte positiv: Beginne das Gespräch mit einem positiven Ton. Stelle den Anlass und die Ziele des Gesprächs klar dar. Zeige deinem Mitarbeiter, dass du das Gespräch wertschätzt und seine Meinung wichtig ist.
  2. Biete Raum für Feedback: Gib deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Meinung offen zu äußern, Feedback zu geben oder Fragen zu stellen. Dies zeigt, dass du ihn respektierst und seine Meinung schätzt.
  3. Kerngespräch: Hier liegt der Hauptteil des Gesprächs. Es ist der Moment, in dem ihr Vereinbarungen trefft und Verantwortlichkeiten verteilt. Mach dieses Teil des Gesprächs interaktiv und ergebnisorientiert.
  4. Motivierender Abschluss: Beende das Gespräch auf eine positive und motivierende Weise. Fasse die wichtigsten Punkte zusammen und betone die positiven Aspekte des Gesprächs.

Das ist der Ablauf in der grafischen Übersicht:

infografik, ablauf, mitarbeitergespräche, einstieg, abschluss, begeisterungsland
Klicke auf die Grafik für eine größere Ansicht

Den Ablauf konkreter Mitarbeitergespräche habe ich mit meiner Kollegin Jennifer simuliert.

Daraus sind unsere Audio-Guides entstanden. Erhalte konkrete Formulierungen und weitere Tipps im Audio-Format.

VORLAGEN FÜR DEINE MITARBEITERGESPRÄCHE

Führe erfolgreiche Gespräche erfolgreich mit unseren Audio-Guides

Ob Gehaltsgespräch, Kritikgespräch oder Feedbackgespräch:
Mit unseren auditiven Vorlagen bist du perfekt vorbereitet!

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Zu den Audio-Guides
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6 Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

1. Starte das Gespräch positiv

Mitarbeitergespräche, 6 Tipps, Infografik

Sobald du den Mitarbeiter begrüßt und Anlass und Ziel des Gesprächs kurz erläutert hast, solltest du das Gespräch auf eine positive Note lenken.

Hier sind ein paar Vorschläge:

Erkundige dich, welche positiven Entwicklungen es seit eurem letzten Gespräch gab. Gibt es etwas, worauf dein Mitarbeiter besonders stolz ist? Zeige deine Anerkennung für die geleistete Arbeit deines Teammitglieds.

„Du hast absolut recht, du hast Frau Meier wirklich beeindruckt und sie zu einem echten Fan unseres Unternehmens gemacht. Das war eine hervorragende Leistung und du kannst wirklich stolz darauf sein. Danke für deine gute Arbeit!“

Auf diese Weise schaffst du eine positive und offene Atmosphäre für das Gespräch.

2. Die 70/30-Regel

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein.

Im Gegenteil:

Dein Mitarbeiter darf im Gespräch gerne einen Anteil von bis zu 70 % haben.

Denn ein Ziel des Mitarbeitergesprächs sollte es sein, dass sich dein Mitarbeiter öffnet.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet. Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Nachdem dein Mitarbeiter seine Gedanken dargelegt hat, ist es hilfreich, die Hauptpunkte in deinen eigenen Worten zusammenzufassen und auf diese einzugehen.

Übrigens: Es ist ratsam, während des Gesprächs Notizen zu machen und getroffene Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.

Falls dein Mitarbeiter eher zurückhaltend ist, kannst du das Gespräch mithilfe gezielter Fragen öffnen und anregen.

3. Wer fragt, der führt – Fragen im Mitarbeitergespräch stellen

Mit guten Fragen kannst du ein Gespräch anregen und lenken.

Doch hier ist Vorsicht geboten, denn Fragen können schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?

Oder

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Das klingt einerseits vorwurfsvoll.

Andererseits sind Ratschläge oft nicht zielführend, schließlich sollen deine Mitarbeiter “kapieren” und Lösungen selbst finden.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese drei Tipps, wenn du Fragen im Austausch mit deinem Mitarbeiter stellst:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz. Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  3. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Damit du im Gespräch nicht den roten Faden verlierst, habe ich einen Leitfaden für Mitarbeitergespräche vorbereitet.

Um den Leitfaden zu erhalten, klicke einfach hier:

download, leitfaden, mitarbeitergespräch

4. Feedback geben mit der 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche sind die Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Nutze diese Gelegenheit und schenke echtes Feedback, statt zu kritisieren.

Die 3,5 W-Methode ermöglicht es dir, dich in die Lage deines Gesprächspartners zu versetzen und konstruktives Feedback zu geben.

Übrigens, in unserem Podcast findest du zusätzliche Kommunikationstipps für den Umgang mit deinen Teammitgliedern, einschließlich effektiver Strategien zur Aussprache von Lob.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch.

Das „halbe W“ steht dabei in jedem Schritt für Rückkoppelung.

Hier findest du meine schrittweise Anleitung der 3,5W-Methode.

Durch regelmäßige Übung dieser Methode wirst du feststellen, dass dein Feedback besser akzeptiert wird.

Auch du solltest Feedback einholen

Dein Mitarbeiter kann wertvolle Rückmeldungen zu deinem Führungsstil liefern. Dies hilft dir nicht nur dabei, dein eigenes Entwicklungspotenzial zu erkennen, sondern zeigt auch deinem Mitarbeiter, dass du seine Meinung schätzt.

Frag zum Beispiel: „Gibt es etwas, das du gerne mehr oder weniger von mir sehen würdest?“

5. Auf die Wirkung kommt es an

Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von:

  • Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und
  • deiner verbalen Kommunikation (Wortwahl, Betonung)

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich aber auch selbst auf Video aufnehmen.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung.

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine bessere Wirkung:

  1. Nimm eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
    So vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

Mehr zu Mitarbeitergesprächen in unserem Podcast

DOPPELTER FÜHRUNGS-ESPRESSO!

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6. Eine zielführende Nachbereitung nicht missachten

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉

Zu der Nachbereitung jetzt mein letzter Tipp.

Frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen (zum Beispiel weniger Ratschläge geben, den oder die Gesprächspartner:in ausreden lassen, etc.)?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Schreibe dir Vereinbarungen in deinen Kalener und setze sie auf die Agenda für euer nächstes gemeinsames Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Leitfaden für das Mitarbeitergespräch durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister.

Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

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