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Mitarbeitergespräche führen: Der ultimative Guide für Chefs

Mitarbeitergespräche, BegeisterungsLand

Mitarbeitergespräche sind die Königsdisziplin der Mitarbeiterführung. Wer die gut drauf hat, ist besser unterwegs als 99% der Führungskräfte.

Trotzdem hätte ich als Führungskraft lieber darauf verzichtet hätte.

Ich fühlte mich nicht ausreichend vorbereitet – weder mental noch fachlich.

Und als dann noch ein Mitarbeitergespräch „in die Hose“ ging, war ich richtig verunsichert. Noch heute erinnere ich mich an die eine oder andere schlaflose Nacht. 

So muss es dir nicht gehen!

Wirklich jeder kann Mitarbeitergespräche erfolgreich führen.

Wie? Das zeige ich dir in diesem Artikel.

Mit meinen Tipps und Techniken wirst du dein nächstes Mitarbeitergespräch souverän führen. Mit Unsicherheit und Nervosität ist dann endlich Schluss.

Und es kommt noch besser!

Diese Techniken konnte ich als 4-facher Familienvater genauso im Privaten einsetzen. Meine Kommunikation und Beziehung zu Freunden und Familie hat sich dadurch extrem verbessert.

Also, lass’ uns starten.

Definition von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind Gespräche zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Diese finden meist eins-zu-eins statt, sowohl geplant als auch ungeplant und mit der Verfolgung eines bestimmten Ziels.

Es gibt viele Arten von Mitarbeitergesprächen. Die Wichtigsten sind: Jahresgespräch, Zielvereinbarungsgespräch, Kritikgespräch und Feedbackgespräch.

Warum du als Chef Mitarbeitergespräche können solltest

Wenn du Mitarbeitergespräche gut führst, machst du dein Leben als Führungskraft um ein Vielfaches leichter.

Sechs wesentliche Argumente sollten dich von der großen Bedeutung von Mitarbeitergesprächen überzeugen:

  1. Mit den richtigen Gesprächstechniken wird auch das schwierige Mitarbeitergespräch zum Qualitäts-Gespräch.
  2. Richtig geführte Mitarbeitergespräche machen deine Mitarbeiter insgesamt zufriedener, motivierter und produktiver. Das wurde mittlerweile auch in Studien belegt.
  3. Durch Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern bekommst du ein gutes Gefühl für das emotionale Klima in deinem Team.
  4. Du kannst deine Mitarbeiter dabei unterstützen, Hindernisse und Herausforderungen in ihrer Arbeit erfolgreich zu bewältigen.
  5. Du kannst mögliche Konflikte in deinem Team früh erkennen und somit Eskalationen vorbeugen.
  6. Dein Selbstbewusstsein steigt weiter und für die Zielerreichung sind richtige Mitarbeitergespräche Gold wert.

Wie du die Kraft der Kommunikation als Führungskraft ab sofort voll ausschöpfst, zeige ich dir jetzt:

Empathie und die Beherrschung grundlegender Gesprächstechniken und -methoden sind wichtig.

Zudem sind eine gute Vorbereitung und eine zielführende Nachbereitung wichtige Erfolgsfaktoren.

Übrigens!

Deine Mitarbeiter haben einen rechtlichen Anspruch auf ein Mitarbeitergespräch.

Das ist durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. In § 82 heißt es: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Ausdrücklich einbezogen ist das Recht, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Wie du Mitarbeitergespräche richtig vorbereitest

Viele Führungskräfte haben Bedenken, weil eine sorgfältige Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch zeitintensiv ist. Und kaum eine Führungskraft kann sich diese Zeit nehmen.

Mache dir bewusst:

Mit einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch hast du die Hälfte des Weges zum Ziel bereits gemeistert.

Denn nur mit sorgfältiger Vorbereitung kannst du dich im Gespräch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und auf deinen Gesprächspartner eingehen.

Beachte!

Entscheidend für den Erfolg des Gesprächs ist auch, dass dein Mitarbeiter sich vorbereitet – und dafür genug Zeit von dir bekommt. Nur so kann ein Dialog auf Augenhöhe stattfinden.

Das bedeutet für dich, dass du deinen Mitarbeiter früh genug einlädst und ihn offen über den Anlass des Gesprächs informierst.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexeren Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden für die eigene Vorbereitung an die Hand geben.

Die drei Säulen einer guten Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

Zurück zu deiner Vorbereitung auf das Gespräch:

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung.

infografik vorbereitung mitarbeitergespräch

Achte auf diese drei Säulen und du gehst perfekt vorbereitet in das Gespräch.

Um dich dabei zu unterstützen, erhältst du von mir gleich noch eine ausführliche Checkliste zum Download.

Einen Tipp, der mir als Führungskraft extrem geholfen hat, hier schon Mal vorab:

Mache dir über das Jahr regelmäßig Notizen zu deinen Mitarbeitern! Schicke dir bei jedem Anlass zum Beispiel selber eine E-Mail mit einem einmaligen Betreff.

Und gehe diese Notizen vor dem Mitarbeitergespräch sorgfältig durch.

So hast du alle relevanten Details während des Gesprächs zur Hand.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Bei schwierigen Gesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Generell gilt: Je früher du mit der Vorbereitung beginnst, desto entspannter kannst du diesen Prozess durcharbeiten.

Um dir genau das so einfach wie möglich zu machen und damit du wertvolle Zeit sparst, habe ich eine einfache Checkliste für dich vorbereitet. Wenn du dich anhand dieser Checkliste vorbereitest, gehst du selbstsicher und gelassen in dein nächstes Mitarbeitergespräch.

Die komplette Checkliste zur Vorbereitung, sowie weitere gratis Tools für dein Mitarbeitergespräch schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein und du erhältst exklusiven Zugang.

Noch ein super effektiver Begeisterungs-Tipp für deine Gesprächsvorbereitung:

Finde etwas, das dein Mitarbeiter richtig gut gemacht oder gelöst hat!

Das kann ein begeisterter Kunde, ein tolles Produkt oder eine innovative Idee sein.

Suche dir dann ein Foto dieser Arbeit raus oder bitte den Kunden um ein Statement. Nimm diese mit in das Gespräch. Zeige es deinem Mitarbeiter und gratuliere ihm zu der guten Arbeit.

Mehr Wertschätzung geht nicht. Dein Mitarbeiter wird total begeistert sein und einen unglaublichen Motivationsschub bekommen!

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft bist du für die Gesprächsführung verantwortlich.

Dafür kann es sehr hilfreich sein, sich erst einmal den typischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs vor Augen zu führen.

Wie ist der typische Ablauf eines Mitarbeitergesprächs?

Jedes Mitarbeitergespräch ist individuell – abhängig vor allem von Anlass und Ziel.

Trotzdem haben die meisten Mitarbeitergespräche einen ähnlichen Verlauf:

Nach dem Gesprächseinstieg haben beide Gesprächspartner die Möglichkeit, offen Feedback zu geben.

Im Anschluss leitest du zu dem sachlichen Kerngespräch über (z.B. zu einem bestimmten Projekt oder der Ausarbeitung einer Zielsetzung). Hier wird die weitere Vorgehensweise und die jeweiligen Verantwortlichkeiten besprochen.

Der Gesprächsabschluss dient dann dazu, das Gespräch möglichst positiv und motivierend zu beenden.

So sieht der Gesprächsverlauf in der Übersicht aus:

infografik, ablauf, mitarbeitergespräch

Für eine detaillierte Übersicht des Gesprächsverlaufs habe ich einen Leitfaden für dich erstellt.

Diesen kannst du super zur Orientierung nutzen.

Um den Leitfaden und weitere Tools zu erhalten, klicke einfach auf das blaue Kästchen:

Dir vor dem Gespräch Gedanken über den Ablauf zu machen, schafft Sicherheit und Struktur.

Achte während des Gesprächs jedoch vor allem auf deinen Mitarbeiter – seine Worte und seine Körpersprache. Gehe in einen echten Austausch und schaffe die Möglichkeit für einen offenen Dialog.

Damit dir das gelingt, gebe ich dir jetzt meine 5 Tipps und Techniken für erfolgreiche Mitarbeitergespräche.

So bleibst du im Gespräch souverän, vermeidest unnötige Konflikte und erreichst deine Gesprächsziele.

5 Tipps und Kommunikations-Techniken für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Mit diesen fünf Tipps schaffst du es, ein zielführendes und motivierendes Mitarbeitergespräch zu führen.

Diese Tipps haben mir auch geholfen, meine Kommunikation innerhalb der Familie zu verbessern.

1: Begeisternder Gesprächsbeginn

Nach der Begrüßung des Mitarbeiters und der kurzen Erläuterung von Gesprächsanlass und Gesprächsziel beginnst du das Gespräch positiv.

Frage deinen Gesprächspartner, was seit dem letzten Gespräch gut gelaufen ist. Oder frage ihn, worauf er stolz ist. Oder auch, was er an seiner Arbeit besonders gerne mag, was ihn begeistert.

Falls der Mitarbeiter mit den Dingen antwortet, die hätten besser laufen können, wiederhole die Frage nach den positiven Aspekten.

Im Anschluss kannst du auf genannte Beispiele eingehen und diese gegebenenfalls bestätigen.

Zum Beispiel kannst du sagen:

Ich bin ganz Ihrer Meinung, dass Sie [die Kundin] Frau Meier total begeistert und zu einem Fan unseres Unternehmens gemacht haben. Das war tolle Arbeit und darauf dürfen Sie stolz sein.

Damit schaffst du eine positive und offene Grundstimmung für das Mitarbeitergespräch. Ein weiterer Schritt zu einem erfolgreichen Gespräch ist getan.

Und das Gespräch kann jetzt richtig starten.

2: Die 70/30-Regel für Mitarbeitergespräche

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein! Im Gegenteil:

Der Mitarbeiter sollte einen Gesprächsanteil von ca. 70%, du als Führungskraft nur ca. 30% haben.

Ein Ziel deines Mitarbeitergesprächs sollte es immer sein, dass sich dein Mitarbeiter dir gegenüber öffnet und sich ehrlich äußert.

Nur wenn dein Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommt, erhältst du neue Informationen.

Und: Nur so fühlt er Wertschätzung und wird das nächste Mitarbeitergespräch nicht als lästige Pflichtveranstaltung sehen.

Achte deshalb im Gespräch darauf, dass du keinen Monolog führst.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet.
  • Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Sobald dein Mitarbeiter seinen Standpunkt ausgeführt hat, fasse die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen und gehe im Anschluss darauf ein.
  • PS: Ich empfehle dir, während des Gesprächs Notizen zu machen.

Und was machst du, wenn dein Mitarbeiter eher ruhiger Natur ist?

Dann kannst du das Gespräch mit guten Fragen öffnen.

3: Wer fragt, der führt

Mit guten und richtigen (!) Fragen kannst du ein Gespräch anregen und lenken.

Doch Vorsicht: Fragen können schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie: „Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?“ oder „Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“. Das klingt vorwurfsvoll und ist nicht zielführend.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Je nach Situation können das Fragen sein wie:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese vier Grundregeln, wenn du Fragen im Mitarbeitergespräch (und in deiner Kommunikation generell) einsetzt:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz.
    Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Frage nicht nach Erlaubnis, ob du fragen darfst.
    („Darf ich fragen, ob…“)
  3. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  4. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Deinen Gesprächsanteil kannst du dann nutzen, um deine Sichtweise zu erläutern und Feedback zu geben. Dabei hilft dir die 3,5 W-Methode.

4: Gutes Feedback geben – die 3,5 W-Methode

In einer begeisternden Unternehmenskultur sind Fehler erlaubt. Sie sind dazu da, dass man von ihnen lernt. Dafür braucht es gutes Feedback.

Mitarbeitergespräche bieten eine super Gelegenheit, Feedback zu äußern.

Die 3,5 W-Methode hilft dir, gutes Feedback zu geben.

Was macht gutes Feedback aus?

Gutes Feedback ist…

  • …beschreibend, nicht bewertend.
  • …konkret formuliert.
  • …zielgerichtet (zum Beispiel auf bestimmte Verhaltensweisen).
  • …sachlich korrekt und nachvollziehbar.

Mit der 3,5 W-Methode kannst du dich in die Lage deines Gesprächspartners versetzen und Rückkoppelung erhalten.

Übrigens: In unserem Podcast findest du viele weitere Tipps für die Kommunikation mit deinen Mitarbeiter, zum Beispiel wie du Lob richtig aussprichst.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Das “halbe W” steht für die Rückkoppelung durch den Mitarbeiter.


So wendest du die 3,5 W-Methode an:

Schritt 1: Wahrnehmung

Schildere zuerst deine Beobachtung, das was dir aufgefallen ist. Lege, wenn möglich die Fakten auf den Tisch.

Wichtig: interpretiere und bewerte nicht. Und sei vorsichtig mit vermeintlichen Fakten vom Hörensagen. Bleibe bei überprüfbaren Aussagen., z.B.:

„Mir ist aufgefallen, dass Du bei den letzten Meetings nicht dabei warst.“

Dann kläre ab, ob deine Wahrnehmung mit der deines Gesprächspartners übereinstimmt: „Irre ich mich?“

Schritt 2: Wirkung

Schildere die Wirkung und erläutere, warum dir dieser Fall so wichtig ist:

„Schau, ich finde das schade. Mir ist nämlich wichtig, dass du dabei bist, da ich deine Beiträge schätze.”

Teste, ob diese Nachricht beim Gegenüber angekommen ist:

„Ist das für dich nachvollziehbar?“

Dieser Teil wird von vielen weggelassen. Möglicherweise, weil sie annehmen, dem anderen sei die Relevanz des Themas schon bewusst. Das jedoch kannst du nicht voraussetzen.

Schritt 3: Wunsch

Teile dem Gegenüber mit, welche Veränderung du dir wünschst, z.B.:

„Ich möchte dich gern bei unseren Besprechungen dabei haben und ich bitte dich, deinen Termin so einzurichten, dass du teilnehmen kannst. Können wir uns darauf einigen?“

Formuliere diesen Wunsch klar und deutlich.


Kommuniziere dein Feedback in diesen drei Schritten und die Chancen stehen gut, dass dein Mitarbeiter und du euch einigen könnt.

Trainiere die 3,5 W-Methode im Alltag und du wirst schnell merken, dass dein Feedback besser angenommen wird.

In meinem letzten Tipp geht es jetzt um deine Wirkung (auch die ist extrem wichtig in der Kommunikation):

5: Achte darauf, wie du auf dein Gegenüber wirkst

Die besten Kommunikationstipps dieser Welt bringen dir nichts, wenn deine Wirkung nicht stimmt. Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt von zwei Faktoren ab: Körpersprache und verbaler Kommunikation.

Deine Körpersprache setzt sich aus Mimik, Gestik und Körperhaltung zusammen. Verbale Kommunikation ist deine Wortwahl und deine Betonung.

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich anfangs aber auch auf Video aufnehmen und dich dann selber bewerten.

Ich übe immer noch jeden Tag an meiner Wirkung. Ob im Job oder privat – es lohnt sich auf jeden Fall, daran zu arbeiten!

Mit diesen drei einfachen Tipps schaffst du schon bei deinem nächsten Gespräch eine insgesamt bessere Wirkung und ermöglichst mehr Klarheit und Offenheit.

  1. Nehme eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go! Überprüfe auch während des Gesprächs ab und zu deine Körperhaltung und -sprache.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Rede Klartext und verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere deine Anliegen in Ich-Botschaften:
    So greifst du deinen Mitarbeiter nicht persönlich an. Dadurch vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

Bonus: Mitarbeitergespräche als weibliche Führungskraft führen

Von Jennifer Zacher-Handke | Coach für Kommunikation im Team Strupat.KundenBegeisterung!

Nach wie vor sind Führungspositionen eher männerdominiert. Doch Frauen, die eine Führungsposition erfolgreich inne haben, haben ein klares Rollenbewusstsein.

Mache dir besonders als Frau bewusst, dass das Ausfüllen deiner Rolle im Führungsverhalten, beim Auftritt im Unternehmen und bei der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern erfolgsentscheidend ist.

Sei dir deines Führungsstils bewusst, trainiere deine Durchsetzungsfähigkeit, erkenne, analysiere und nutze Machtspiele gezielt.

Und nutze einen der größten Hebel überhaupt: die Stärken deines weiblichen Kommunikationsstils.

Denn Frauen kommunizieren anders als Männer. In vielen Aspekten – so ist meine Erfahrung – „naturgemäß besser“. Sie haben den größeren Wortschatz, ein besseres Sprachgefühl, sie können gut zuhören, Interesse zeigen und Beziehungen aufbauen.

Beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche und zielgerichtete Kommunikation!

Nutze diese Stärken – gerade auch um wichtige und heikle Kommunikationssituationen auf der Beziehungsebene zu meistern. 

Und bei Dominanzverhalten (oft) männlicher Gesprächspartner zahlt sich Durchhaltevermögen und Klarheit aus: halte stand, argumentiere sachlich, bleibe bei dir und deinem Thema.

Warum eine zielführende Nachbereitung ausschlaggebend ist

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉.

Besonders wenn du erst wenig Erfahrung mit Mitarbeitergesprächen hast, lohnt sich im Nachgang eine kurze Selbstreflexion.

Reflektiere das Gespräch und frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen und zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Damit du kontrollieren kannst, ob dein Mitarbeiter Absprachen einhält, schreibe dir diese direkt in deinen Kalender oder in dein To-Do-Tool auf. Und setze diesen Punkt auf die Agenda für euer nächste Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast den kompletten Guide zum Mitarbeitergespräch durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen. Und dein Mitarbeiter wird begeistert sein!

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister. Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

Es lohnt sich garantiert, denn wer Mitarbeitergespräche gut drauf hat, wird auch im Privaten besser kommunizieren!

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Damit du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kannst!

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