Alles entwickelt sich heutzutage so schnell. Macht eine Jahresplanung da überhaupt noch Sinn?
Zugegeben:
Mittel- und langfristige Planungen im Unternehmen sind schwieriger geworden.
Der Grund dafür: Wir leben in der VUCA-Welt.
Das steht (ins Deutsche übersetzt) für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit.
Und alle diese Faktoren machen Planungen heutzutage herausfordernder. Und auch wichtiger!
Denn Jahrespläne und Ziele sind wie Kompasse.
Sie geben die Richtung vor und legen den Grundstein für euren Erfolg im kommenden Jahr.
Hier erfährst du, wie du einen erfolgsweisenden Jahreszielplan – sowohl für dich persönlich als auch für dein Team – erstellst.
Außerdem erhältst du Vorlagen sowohl für deinen persönlichen Jahresrück- und Ausblick und die Jahresplanung im Team.
Lass’ die Planung beginnen!
Warum sollten wir Jahrespläne erstellen?
Die digitale Revolution und die rasante Geschwindigkeit bei Entwicklungen haben unter anderem diese zwei Effekte:
- Herausforderungen und Störungen gibt es an jeder Ecke.
- In vielen Unternehmen ist die Komplexität gestiegen.
So sieht die Realität für die meisten Unternehmen aus. Die große Frage ist demnach:
Wie geht man am besten mit diesen Rahmenbedingungen um?
Eine Lösung: Indem man regelmäßig plant.
Jetzt fragst du dich vielleicht:
„Das soll die Lösung sein?“
Dein Einwand:
„Viele Planungen gehen doch aus wie das Hornberger Schießen…sie bringen eben nichts.“
Dabei sind Planungen heute besonders wichtig.
Sie agieren als wegweisender Kompass.
In konfusen, stürmischen Zeiten brauchen wir einen verlässlichen Kompass, um nicht von unserem Weg abzukommen.
Das ist die Jahresplanung.
Sie unterstützt uns dabei, den Überblick nicht zu verlieren, uns nicht zu verzetteln und stattdessen immer wieder den roten Faden wiederzufinden.
PS: Ein Kompass gibt die Richtung vor, WIE wir zum Ziel kommen, bleibt uns überlassen. Wir bleiben also weiterhin flexibel.
Zeit und Raum für die Planungstage
Oft werde ich als Berater gefragt, wo und wie lange man die Jahresplanung am besten macht.
Zwei Punkte sind meiner Meinung nach entscheidend:
- Einen ruhigen, inspirierenden Ort aufsuchen (fernab vom Tagesgeschäft).
- Genügend Zeit einplanen.
Denn bei der Planung von Zielen geht es vor allem um Fokus und Klarheit. Störungsfrei planen ist die Devise.
Das gilt es außerdem zu beachten, wenn du die Jahresplanung vorbereitest:
- Für deine eigene, persönliche Zielplanung solltest du mindestens einen halben Tag einplanen.
- Für die Jahresplanung im (Führungs-)Team sollten mindestens 1 – 2 volle Tage zur Verfügung stehen.
- Dabei sollte die Teilnehmerzahl fünf Personen nicht überschreiten.
- Es hat sich bewährt, die Planungstage außerhalb des Unternehmens durchzuführen, nach Möglichkeit an einem inspirierenden Ort.
- Die Planungstage im Team sollten möglichst schon im Herbst (Oktober/November) stattfinden. Das gibt euch die Chance, diesen Prozess bis Ende des Jahres mit der nötigen Ruhe abzuschließen.
Ich finde, die Jahresplanung hat für Führungskräfte immer zwei Komponenten:
Die persönliche Zielplanung und die Planung im Team.
Für diese beiden Jahresplanungen habe ich Vorlagen für dich erstellt. Hier kannst du diese gratis anfordern:
Starten wir mit der persönlichen Planung. Diese ist meist schnell und unkompliziert.
Deine persönliche Jahresplanung:
Rückblick, Vision und Ziele
Deine persönliche Jahresplanung kannst du sehr frei und individuell gestalten.
So kannst du diese in Bereiche wie Beruf, Familie, Bewegung/Gesundheit, Freunde, etc. unterteilen.
Welche Strukturierung du auch für dich wählst – es lohnt sich in jedem Fall, die Planung mit einem reflektierten Blick auf das vergangene Jahr zu werfen.
Für meinen persönlichen Jahresrückblick nutze ich zum Beispiel folgende Fragen:
- Wofür bin ich dankbar?
- Was war besonders?
- Welche Ziele habe ich erreicht?
- Was hat mich bewegt?
- Welche Begegnungen haben mich bereichert?
Dafür brauche ich ein bis zwei ruhige Stunden. Das kann auch während eines Spaziergangs in der Natur oder auf dem Rad sein.
Erst danach gehe ich zu meiner eigentlichen Jahresplanung über.
Da stelle ich mir diese Fragen:
- Wie (oder wer) will ich sein?
- Wofür stehe ich (auf)?
- Wovon wünsche ich mir mehr?
- Welche Ziele habe ich? (Jahresziele, Quartalsziele, Monatsziele)
- Was ist mein Motto für das neue Jahr?
- Warum tue ich, was ich tue?
- In welchen Lebensbereichen wünsche ich mir Veränderung?
Ich schreibe meine Planung auf, heute auf dem iPad, früher in einer MindMap auf dem PC.
Auch hier kannst du dein Format frei wählen, ob MindMap, in Kanban-Tool wie MeisterTask, handschriftlich, auf dem PC oder iPad.
Es macht übrigens viel Sinn, sich diese Fragen auch während eines Jahres zu stellen, zum Beispiel quartalsweise oder halbjährlich.
So kannst du jederzeit prüfen, ob du (noch) auf dem richtigen Weg bist.
Die Jahresplanung im Unternehmen:
Erfolg im Team planen
Die Jahresplanung im Unternehmen ist weitestgehend unabhängig von deiner persönlichen Planung.
Während deine eigene Planung sehr individuell ist, ist die Planung im Team strukturierter und komplexer.
Für die Planung der Jahresziele sollten die entsprechenden Führungskräfte (max. zu fünft) zusammenkommen, um konzentriert, fokussiert und mit 100%iger Klarheit das vergangene Jahr zu reflektieren und Ziele für das nächste Jahr zu formulieren.
In kleineren Teams (wenn du zum Beispiel einen kleinen Betrieb mit sechs Teammitgliedern hast), sollten alle Teammitglieder an der Jahreszielplanung teilnehmen. Du darfst den Tag als Chef:in alleine oder mit einem deiner Teammitglieder gemeinsam vorplanen.
Entscheidend für den Erfolg der Planungstage sind eine gute Vorbereitung und klare Regeln.
Für die Vorbereitung stellt ihr idealerweise ein kleines Vorbereitungs-Team zusammen, welches Ort und Zeit festlegt, die Location bucht, Materialien vorbereitet, Teilnehmer:innen informiert und die Agenda erstellt. Natürlich kannst du die Jahresplanung auch selbst vorbereiten.
Oder du suchst dir Unterstützung von einem Coach (ich begleite viele unserer Partner:innen jährlich bei der Vorbereitung und Durchführung der Strategietage).
Ablauf der Jahresplanungs-Tage
Ein inspirierender Raum für die Jahrestage ist gebucht, es fehlt allerdings noch eine Agenda.
Wie laufen die Planungstage ab? Wie sieht die Agenda aus?
Einen Leitfaden zur Orientierung gebe ich dir hier:
- Ankommen, positive Einstimmung
Wichtig ist frühzeitiges Ankommen, der Raum ist vorbereitet, ihr startet mit einem kleinen Imbiss. - Einschwörung auf die gemeinsamen Tage
Auf das gemeinsame Ziel für die zwei Tage einschwören, dadurch den Fokus für die nächsten 1-2 Tage schärfen. - Regeln für die Planung erläutern
Keine Störung, Smartphone aus, festlegen wer führt Protokoll und wie. - Jahresrückblick
Jahresplanung und Jahresziele vom Vorjahr reflektieren. Wenn es keine Jahreszielplanung im Vorjahr gab, das Jahr strukturiert (Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Finanzen, Abläufe) betrachten; neu bewerten; Fragt euch: was möchten wir davon im neuen Jahr umsetzen? Aus dem Rückblick ergeben sich oft schon neue Ziele für das nächste Jahr. - Ausblick | Die Planung der Jahresziele
Hier geht man am besten vom Groben zum Feinen, das heißt zum Beispiel: Mitarbeiter:innen -> Kund:innen -> Finanzen. Außerdem überprüft ihr eure Vision, Mission und Werte. Ressourcen werden geplant. - Mentale Verankerung der gemeinsam festgelegten Ziele.
Am Ende der Planungstage geht ihr alle Ziele noch einmal durch und verankert diese mental. - Meilenstein und deren Überprüfung festlegen.
Bei der Planung eurer Ziele solltet ihr genau festlegen, wer verantwortlich ist und bis wann das Ziel erreicht werden soll. Es macht Sinn, periodisch (zum Beispiel jedes Quartal) zu überprüfen, wie der Status ist.
Für die Umsetzung gilt: Ziele, keine Projekte
Einen Fehler sehe ich häufig: Es wird bei der Planung nicht (oder falsch) zwischen Projekten, Maßnahmen und Zielen unterschieden.
Viele planen Projekte, keine Ziele, z.B. “Wir möchten nächstes Jahr den Besprechungsraum renovieren.”
Natürlich kann man auch Projekte planen und aufschreiben.
Entscheidend für die Umsetzung sind jedoch konkrete Ziele!
Weitere Tipps für die Jahresplanung im Team
- 100 % Klarheit schaffen
Das heißt: SMARTe Ziele setzen. - Weitsicht | Vordenken
Nicht nur für ein Jahr planen, sondern Jahresplanung im Gefüge der längerfristigen strategischen Planung sehen. Die Ziele für 3 – 5 Jahre kommen vom Vorstand, von der Geschäftsführung. - IST-Analyse
100 % Wahrheit – wo stehen wir wirklich – und das sehr konsequent. - Richtig intensiv arbeiten
Die 2 Planungstage ohne Störung nutzen. - Intensiv diskutieren und detailliert planen
Erstellt einen Jahresplan mit detaillierten Umsetzungsplan, nachdem ihr intensiv diskutiert habt. Alles was irgendwie abbildbar ist, wird in einen Kalender eingetragen. - Ziele möglichst konkret festlegen
Die Ziele für alle Aktionen, Projekte möglichst komplett durchplanen (die konkreten Maßnahmen können auch später noch festgelegt werden).
Für unseren Podcast haben wir weitere praktische Tipps gesammelt. Wenn du also bei der nächsten Autofahrt oder beim Spaziergang weiter Inspiration für erfolgreiche Strategietage erhalten möchtest, höre gerne hier rein:
Die Jahres(ziel)planung: Fahrt raus zum Planen!
Praktische Impulse in unserem 5* Podcast
Doppelter Führungs-Espresso!
Während der Jahresplanung im Führungsteam könnt ihr bestimmte Aktionen und Elemente schon durchplanen.
Damit meine ich, dass ihr sowohl Ziele, als auch konkrete Maßnahmen und Verantwortlichkeiten plant.
Dazu gehören zum Beispiel:
Beispiele für Elemente, die schon während der Jahresplanung durchgeplant werden können
- Veranstaltungen aller Art
- Investitionen und Budget
- Weiterbildungen
- Teambuildings-Maßnahmen
- Mitarbeiter- und Kundenbegeisterungsaktionen
Bevor wir gleich zu einem kleinen Fazit kommen, möchte ich dich noch vor den typischsten Fehlern bei Jahresplanungen warnen (die ich in den letzten 15 Jahren als Coach viel zu oft gesehen habe).
Vermeide unbedingt diese Fehler während der Jahresplanung
- Zu viele operative Themen besprechen. Fokussiert euch stattdessen auf Strategie und Ziele. Konkrete Maßnahmen können im Nachgang in den entsprechenden Teams bzw. von den Mitarbeiter:innen festgelegt werden.
- Es wurde vorher keine klare Agenda festgelegt.
- Ihr setzt euch keine klaren Ziele (S.M.A.R.T. – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert).
- Es sind zu viele Teilnehmer:innen bei den Planungstagen.
- Es werden nur Aufgaben oder Projekte geplant (und keine Ziele!).
- Ihr habt zu wenig zeitlichen Puffer eingeplant.
Fazit: Gute Planung führt zu Erleichterung und Erfolg
Eine Jahresplanung kann (je nach Größe des Teams) einige Zeit in Anspruch nehmen.
Doch ich verspreche dir: der Aufwand lohnt sich!
Kennst du das Gefühl, wenn dich etwas seit längerem Aufgeschobenes belastet?
Dich regelrecht ein schlechtes Gewissen plagt, wenn du an die aufgeschobenen Aufgaben denkst?
Und dann kommt der Tag, wo du es durchziehst, komplett, bis diese unangenehme Sache zu 100% fertig ist.
Und jetzt: Spürst du diese Erleichterung?
Das ist das Gefühl, das bei euch nach den Planungstagen entsteht.
Also, legt den Grundstein für ein erfolgreiches nächstes Jahr mit einer gründlichen und gut vorbereiteten Jahresplanung.
Lass’ die Planung beginnen!
Und wenn du noch mehr Inspiration für deinen Führungsalltag suchst (und Zugang zu unseren 18 kostenlosen Führungstools haben möchtest), wirst du hier fündig:
