Jahresplanung: So formuliert ihr Jahresziele im Team

Es scheint als sei eine Jahresplanung in Zeiten der rasanten digitalen Transformation nicht mehr möglich.

Zugegeben:

Langfristige Planungen im Unternehmen (zum Beispiel die Erstellung eines 5-Jahres-Plans) werden immer schwieriger.

Dennoch finde ich es wichtiger denn je, gut zu planen. Um einen verlässlichen Kompass an der Hand zu haben.

Besonders die Jahresplanung und die Formulierung deiner Jahresziele solltet ihr sorgfältig durchführen. Sie legen den Grundstein für Erfolg (oder Misserfolg) im kommenden Jahr.

Hier zeige ich dir, wie du einen erfolgsweisenden Jahreszielplan – sowohl für dich persönlich als auch für dein Team – erstellst.

Außerdem erhältst du Vorlagen sowohl für deinen persönlichen Jahresrück- und Ausblick und die Jahresplanung im Team.

Warum sollte ich einen Jahresplan erstellen?

Die digitale Revolution und die rasante Geschwindigkeit bei Entwicklungen haben zwei Dinge bewirkt:

  • Herausforderungen und Störungen gibt es an jeder Ecke.
  • In vielen Unternehmen ist die Komplexität gestiegen.

Wie also geht man am besten damit um?

Eine Lösung: Indem man regelmäßig und ausreichend plant.

Jetzt fragst du dich vielleicht:

Das soll die Lösung sein?

Dein Einwand:

„Viele Planungen gehen doch aus wie das Hornberger Schießen…sie bringen eben nichts.“

Dabei sind Planungen heute besonders wichtig.

Sie agieren als wegweisender Kompass.

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In konfusen, stürmischen Zeiten brauchen wir einen verlässlichen Kompass, um nicht von unserem Weg abzukommen.

Das ist die Jahresplanung.

Sie unterstützt uns dabei, den Überblick nicht zu verlieren, uns nicht zu verzetteln und stattdessen immer wieder den roten Faden wiederzufinden.

PS: Ein Kompass gibt die Richtung vor, WIE wir zum Ziel kommen, bleibt uns überlassen. Wir bleiben also weiterhin flexibel.

Zeit und Raum für die Planungstage

Oft werde ich als Berater gefragt, wo und wie lange man die Jahresplanung am besten macht.

Zwei Punkte sind meiner Meinung nach entscheidend:

  1. Einen ruhigen, inspirierenden Ort aufsuchen (fernab vom Tagesgeschäft).
  2. Genügend Zeit einplanen.

Denn bei der Planung von Zielen geht es vor allem um Fokus und Klarheit. Störungsfrei planen ist die Devise.

Das gilt es außerdem zu beachten, wenn du die Jahresplanung vorbereitest:

  • Für deine eigene, persönliche Zielplanung solltest du mindestens einen halben Tag einplanen.
  • Für die Jahresplanung im (Führungs-)Team sollten mindestens 1 – 2 Tage zur Verfügung stehen.
  • Dabei sollte die Teilnehmerzahl fünf Personen nicht überschreiten.
  • Es hat sich bewährt, die Planungstage außerhalb des Unternehmens durchzuführen, nach Möglichkeit an einen inspirierenden Ort.
  • Die Planungstage im Team sollten möglichst schon im Herbst (Oktober/November) stattfinden. Das gibt euch die Chance, diesen Prozess bis Ende des Jahres mit der nötigen Ruhe abzuschließen.

Ich finde, die Jahresplanung hat für Führungskräfte immer zwei Komponenten:

Die persönliche Zielplanung und die Planung im Team.

Starten wir mit der persönlichen Planung. Diese ist meist schnell und unkompliziert.

Deine persönliche Jahresplanung:
Rückblick, Vision und Ziele

Deine persönliche Jahresplanung kannst du sehr frei gestalten.

So kannst du diese in Bereiche wie Beruf, Familie, Bewegung/Gesundheit, Freunde, etc. unterteilen.

Welche Strukturierung du auch für dich wählst – es lohnt sich in jedem Fall, die Planung mit einem reflektierten Blick auf das vergangene Jahr zu werfen.

Für meinen persönlichen Jahresrückblick nutze ich zum Beispiel folgende Fragen:

  • Wofür bin ich dankbar?
  • Was war besonders?
  • Welche Ziele habe ich erreicht?
  • Was hat mich bewegt?
  • Welche Begegnungen haben mich bereichert?

Dafür brauche ich ein bis zwei ruhige Stunden. Das kann auch während eines Spaziergangs in der Natur oder auf dem Rad sein.

Erst danach gehe zu meiner Jahresplanung über.

Da stelle ich mir dann diese Fragen:

  • Wie (oder wer) will ich sein?
  • Wofür stehe ich (auf)?
  • Wovon wünsche ich mir mehr?
  • Welche Ziele habe ich?  (Jahresziele, Quartalsziele, Monatsziele)
  • Was ist mein Motto für das neue Jahr?
  • Warum tue ich, was ich tue?
  • In welchen Lebensbereichen wünsche ich mir Veränderung?

Ich schreibe meine Planung auf, heute auf dem iPad, früher in einer MindMap auf dem PC.

Auch hier kannst du dein Format frei wählen, ob MindMap, ausgefüllte Tabellen, handschriftlich, auf dem PC oder iPad.

Es macht übrigens viel Sinn, sich diese Fragen auch während eines Jahres zu stellen, zum Beispiel quartalsweise oder halbjährlich. So findest du heraus, ob du (noch) auf dem richtigen Weg bist.

Die Jahresplanung im Unternehmen:
Erfolg im Team planen

Die Jahresplanung im Unternehmen ist weitestgehend unabhängig von deiner persönlichen Planung.

Während deine eigene Planung sehr individuell ist, ist die Planung im Team zwangsläufig strukturierter und komplexer.

Für die Planung der Jahresziele sollten die entsprechenden Führungskräfte (max. zu fünft) zusammenkommen, um konzentriert, fokussiert und mit 100%iger Klarheit das vergangene Jahr zu reflektieren und Ziele für das nächste Jahr zu formulieren.

Entscheidend für den Erfolg der Planungstage sind eine gute Vorbereitung und klare Regeln.

Für die Vorbereitung stellt ihr idealerweise ein kleines Vorbereitungs-Team zusammen, welches Ort und Zeit festlegt, die Location bucht, Materialien vorbereitet, Teilnehmer informiert und die Agenda erstellt.

Ablauf der Jahresplanungs-Tage

Die Planungstage sind endlich gekommen. Alles ist super vorbereitet. Doch wie sieht jetzt die Agenda aus?

Einen Leitfaden zur Orientierung gebe ich dir hier:

  1. Ankommen, positive Einstimmung
    Wichtig ist frühzeitiges ankommen, der Raum ist vorbereitet, ihr startet mit einem kleinen Imbiss.
  2. Einschwörung auf die gemeinsamen Tage
    Auf das gemeinsame Ziel für die zwei Tage einschwören, dadurch den Fokus für die nächsten 1-2 Tage schärfen.
  3. Regeln für die Planung erläutern
    Keine Störung, Smartphone aus, festlegen wer führt Protokoll und wie.
  4. Jahresrückblick
    Jahresplanung und Jahresziele vom Vorjahr reflektieren. Wenn es keine Jahreszielplanung im Vorjahr gab, das Jahr strukturiert (Mitarbeiter, Kunden, Finanzen, Abläufe) betrachten; neu bewerten; Fragt euch: was möchten wir davon im neuen Jahr umsetzen? Aus dem Rückblick ergeben sich oft schon neue Ziele für das nächste Jahr.
  5. Ausblick | Die Planung der Jahresziele
    Hier geht man am besten vom Groben zum Feinen, das heißt zum Beispiel: Mitarbeiter -> Kunden -> Finanzen. Außerdem überprüft ihr eure Vision, Mission und Werte. Ressourcen werden geplant.
  6. Mentale Verankerung der gemeinsam festgelegten Ziele.
    Am Ende der Planungstage geht ihr alle Ziele noch einmal durch und verankert diese mental.
  7. Meilenstein und deren Überprüfung festlegen.
    Bei der Planung eurer Ziele solltet ihr genau festlegen, wer verantwortlich ist und bis wann das Ziel erreicht werden soll. Es macht Sinn, periodisch (zum Beispiel jedes Quartal) zu überprüfen, wie der Status ist.

Für die Umsetzung: Ziele, keine Projekte

Unterscheide bei deiner Planung unbedingt zwischen Projekten, Maßnahmen und Zielen. Diesen Fehler sehe ich häufig.

Viele planen Projekte, keine Ziele, z.B. “Wir möchten nächstes Jahr den Besprechungsraum renovieren.”

Natürlich kann man auch Projekte planen und aufschreiben. Wichtig für die Umsetzung sind jedoch konkrete Ziele.

Tipps für die Jahresplanung im Team

  • 100 % Klarheit – SMARTe Ziele setzen.
  • Weitsicht | Vordenken: Nicht nur für ein Jahr planen, sondern Jahresplanung im Gefüge der längerfristigen strategischen Planung sehen. Die Ziele für 3 – 5 Jahre kommen vom Vorstand, von der Geschäftsführung.
  • Ist Analyse: 100 % Wahrheit – wo stehen wir wirklich – und das sehr konsequent.
  • Richtig intensiv arbeiten. Die 2 Tage nutzen ohne Störung.
  • Querdenken, diskutieren und immer wieder einen Jahresplan detailliert als Umsetzungsplan erstellen. Alles was irgendwie abbildbar ist, wird in einen Kalender eingetragen.
  • Die Ziele für alle Aktionen, Projekte möglichst komplett durchplanen (die konkreten Maßnahmen können auch später noch festgelegt werden).

Aktionen, die schon während der Jahresplanung durchgeplant werden können

  • Jahresmotto
  • Veranstaltungen aller Art
  • Investitionen und Budget
  • Weiterbildungen
  • Teambuildings-Maßnahmen
  • Mitarbeiter- und Kundenbegeisterungsaktionen
  • Content Planung (Social Media)

Vermeide diese Fehler während der Jahresplanung

  • Es werden zu viele operative Themen besprochen.
  • Es gibt keine klare Agenda.
  • Ihr setzt euch keine klaren Ziele (S.M.A.R.T.  – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert).
  • Zu viele Teilnehmer bei den Planungstagen.
  • Es werden nur Aufgaben oder Projekte geplant.
  • Zu wenig zeitlichen Puffer eingeplant.

Fazit: Gute Planung führt zu Erleichterung und Erfolg

Eine Jahresplanung kann (je nach Größe des Teams) einiges an Zeit in Anspruch nehmen.

Doch der Aufwand lohnt sich!

Kennst du dieses Gefühl, wenn dich seit längerem aufgeschobenes belastet? Dich regelrecht ein schlechtes Gewissen plagt, wenn du an die aufgeschobenen Aufgaben denkst?

Und dann kommt der Tag, wo du es durchziehst, komplett, bis diese unangenehme Sache zu 100 % fertig ist.

Und jetzt: spürst du diese Erleichterung?

Genau, das ist das Glücksgefühl, das bei Ihnen nach den Planungs-Tagen entsteht.

Also, lege den Grundstein für ein erfolgreiches nächstes Jahr mit einer gründlichen und gut vorbereiteten Jahresplanung.

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