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MeisterTask: DAS Tool für Aufgaben- und Projektmanagement

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Habt ihr zu viele digitale Tools im Einsatz?

Dir fehlt die Übersicht, wo welches Projekt verwaltet wird?
Oder es gehen immer Mal wieder Aufgaben unter?

Oft hatten wir mit diesen Herausforderungen zu kämpfen.

Und wir haben viele Tools ausprobiert:
Wunderlist, Trello, Aufgabenmanagement mit Outlook, Slack…

Meist hatten wir zu viele Tools gleichzeitig im Einsatz.

Die Folge:

Wir haben uns verzettelt. Aufgaben waren schwer auffindbar, die Kommunikation im Team war intransparent und verstreut.

Die Lösung:

MeisterTask. Mittlerweile nutzen wir das Tool für fast unser gesamtes Projekt- und Aufgabenmanagement.

Hier zeige ich dir, warum wir von MeisterTask begeistert sind und wie auch ihr davon profitieren könnt.

MeisterTask Team Organisation digital Kommunikation

Was ist MeisterTask?

MeisterTask ist ein digitales Tool für Aufgaben- und Projektmanagement. Es basiert auf der Kanban-Struktur.

Was ist ein Kanban-Bord?                

Ein Kanban (aus dem Japanischen „kan“ = Signal, „ban“ = Karte) ist die japanische Adaption der klassichen To-Do Liste.

Aufgaben werden als Karten übersichtlich in verschiedenen Spalten dargestellt und meist von links nach rechts verschoben.

Dabei wird besonders Wert auf die visuelle Darstellung von Workflows gelegt.

So sieht ein einfaches Kanban-Bord aus:

Kanban Bord Struktur MeisterTask

Es gibt einige digitale Tools, die diese Kanban-Struktur nutzen, zum Beispiel Trello oder Asana.

Viele dieser Tools sind für das Management von komplexen, oft technischen Workflows gedacht – und sind dadurch zu kompliziert für kleinere Teams und einfachere Workflows.

Im Vergleich dazu ist MeisterTask extrem benutzerfreundlich.

Es bietet viele nützliche Funktionen (wie die integrierten Automationen), bleibt der intuitiven Bedienung dabei jedoch immer treu.

Was kostet MeisterTask?

Lass’ uns eine Frage vorab klären: Was kostet dich das Tool?

Schon in der kostenlosen Version kann MeisterTask für kleine Projekte und im Team gemeinsam genutzt werden.

Meiner Meinung nach lohnt sich bei regelmäßiger Nutzung jedoch mindestens die Pro-Version, wofür man 8,25 € pro Monat investiert.

Die Business-Version, mit der man alle Funktionen (wie auch die Zeitachse und die Reports) nutzen kann, kostet 20,75 € pro Monat und ist besonders für Führungskräfte zu empfehlen.

Auf allen Geräten arbeiten

MeisterTask gibt es als webbasierte App für PC, sowie als App für Tablet und Smartphone.

Innerhalb weniger Minuten kann man mit dem ersten Projekt loslegen und man hat jederzeit Zugriff auf seine Projekte und Aufgaben.

Du fragst dich, wie man ein Tool wie MeisterTask am besten im Team einführt?
Dazu am Ende dieses Artikels mehr.

Wofür könnt ihr MeisterTask einsetzen?

MeisterTask bietet vielfältige Möglichkeiten für die eigene Organisation und die Zusammenarbeit im Team.

Wir nutzen es für Jahreszielplanungen, zum Ideenmanagement, zur Konzeption von Kundenprojekten, zur Terminvorbereitung und als persönliches To-Do Tool (und ersetzen damit Tools wie Todoist oder Microsoft To Do).

Hier die vielen Anwendungsbeispiele kurz zusammengefasst:

  • Kommunikation in einzelnen Teams oder im gesamten Unternehmen
  • Projektmanagement (von der Konzeption bis zur Durchführung)
  • Aufgabenmanagement (im Team und für einen selbst)
  • Ideenmanagement (z.B. Brainstorming im Team)

Detaillierte Beispiele, wie wir MeisterTask nutzen, zeige ich dir gleich noch.

Zuerst verrate ich dir noch 4 Gründe, warum wir von MeisterTask überzeugt sind.

4 Gründe, warum wir von MeisterTask überzeugt sind

1. Transparenz

Einer der großen Nachteile von herkömmlichen To-Do Tools ist fehlende Transparenz, besonders bei der Zusammenarbeit im Team.

In MeisterTask hat man alle offenen Aufgaben zu jeder Zeit im Blick. Neben dem aktuellen Status einer Aufgabe sieht man sofort, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Jegliche Kommunikation, die direkt in MeisterTask (zum Beispiel in den Kommentaren) stattfindet, kann von jedem Teammitglied mitgelesen werden.

Das heißt:

Keine privaten WhatsApp Nachrichten oder ständiges hin- und her mit internen E-Mails mehr. Kommunikation wird so transparenter, direkter und effektiver.

2. Flexibilität / Agilität

MeisterTask ist ein agiles Tool.

Workflows und Projekte können schnell und einfach angepasst werden. Automationen können im Handumrehen geändert, hinzugefügt oder entfernt werden.

So optimiert ihr eure Prozesse und Workflows ständig weiter.

Außerdem könnt ihr durch die Kanban-Struktur Engpässe in der Produktion oder im Service schnell erkennen und Maßnahmen ergreifen.

3. Intuitiv

Ein großer Vorteil von MeisterTask gegenüber anderen Tools wie Trello oder Asana ist die einfache und benutzerfreundliche Oberfläche.

Außerdem ist das Design ansprechend, die Oberfläche kann man schnell an seinen individuellen Geschmack anpassen und die Bedienung ist sehr intuitiv.

Dadurch steigt einerseits die Bereitschaft im Team, das Tool zu nutzen.
Andererseits braucht man weniger Einarbeitungszeit und kann schneller durchstarten.

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Du möchtest MeisterTask selbst testen?

Hier findest du weitere Infos ⇩

4. Automatisierungen

In jeder Spalte eines MeisterTask-Bord kann man Automatisierungen aktivieren. Automatisierungen werden immer dann aktiviert, wenn eine Karte in die jeweilige Spalte verschoben wird.

Unter anderem sind diese Automatisierungen möglich:

  • Die Aufgabe wird einer bestimmten Person zugewiesen.
  • Der Status der Aufgabe wird geändert (zum Beispiel auf „Abgeschlossen“).
  • Das Fälligkeitsdatum wird aktualisiert.

Hier siehst du eine komplette Übersicht der Automatisierungen:

So ist schnell ein automatisierter Workflow erstellt und dir und deinen Mitarbeitern wird die Arbeit erheblich vereinfacht.

Jetzt zeige ich dir noch ein paar unserer Anwendungsbeispiele „in Action“:

MeisterTask für dein Projektmanagement und Aufgabenmanagement: Anwendungsbeispiele

Wie schon angesprochen nutzen wir MeisterTask mittlerweile in fast allen Bereichen.

Besonders bei der Planung, Durchführung und Organisation von internen sowie externen Projekten ist MeisterTask nicht mehr wegzudenken.

Klassisches Beispiel: Auftragsabwicklung

Die klassische Anwendung eines jeden Kanban-Bords ist die Auftragsabwicklung.

Das kann im Verkauf oder auch im Service (zum Beispiel Reparatur) sein.

Neue Leads oder Aufträge kommen in die erste Spalte. Die folgenden Arbeitsschritte werden dann in den nächsten Spalten dargestellt.

Aufträge oder Leads werden so immer weiter nach rechts verschoben, bis der Lead zum Verkauf geführt hat oder ein Auftrag erledigt wurde.

So kann das Ganze dann aussehen:

Der große Vorteil ist, dass jedes Teammitglied sofort einen Blick auf den aktuellen Status aller Aufträge hat.

Zudem sieht man auf einen Blick, wenn der Workflow ins Stocken gerät.

Jahreszielplanungen

Besonders in Zeiten wachsender digitaler Zusammenarbeit brauchen Unternehmen neue Wege, zu planen.

Wir haben dieses Jahr viele Jahresplanungen mit MeisterTask umgesetzt – sowohl unsere eigene als auch die Jahreszielplanung bei Kunden.

Das sah dann meist so aus, dass sich alle beteiligten Mitarbeiter bei MS Teams oder Zoom getroffen haben und dann gemeinsam an den Ziele-Bords gearbeitet haben.

In diese Jahresplanungs-Bords haben nicht nur alle Ziele für das anstehende Jahr, sondern auch die dazugehörigen To-Dos aufgeschrieben und zugeordnet.

Der große Vorteil ist, dass das gesamte Team über das Jahr immer wieder auf die Ziele gucken kann und auch die Führungskraft immer einen Blick darauf hat, wie weit das Team bei der Erreichung bestimmter Ziele ist.

Hier siehst du, wie eine Jahreszielplanung in MeisterTask erstellt und abgebildet werden kann:

Redaktionsplan

Für die Planung unserer Social-Media-Aktivitäten nutzen wir auch MeisterTask.

Dazu gehört neuer Content für Instagram, Facebook und LinkedIn, sowie die Planung neuer Blog-Artikel, Onlinekurse und Podcasts.

So kann das dann aussehen (in vereinfachter Form):

Aufgabenmanagement (To-Do Tool)

Ich habe es in diesem Artikel schon ein paar Mal erwähnt:

MeisterTask ersetzt mittlerweile auch zu 100% alle To-Do Tools, die wir vorher parallel im Einsatz haben.

Um unser Aufgabenmanagement besser zu organisieren, haben wir sowohl eigene To-Do Bords als auch ein Bord für Team-Aufgaben erstellt.

Hier siehst du, wie unsere To-Do-Bords aufgebaut sind:

Sobald eine deiner Aufgaben fällig ist, erhält du eine Push-Benachrichtigung und (je nach Einstellung) eine E-Mail.

Und natürlich findest du alle deine Aufgaben auf deinem eigenen MeisterTask-Dashboard wieder.

Ideensammlungen / Konzepte erstellen

MeisterTask ist also super geeignet für kollaborative Projekte, Aufgabenmanagement und Redaktionsplanungen.

Aber warum nicht einfach Mal seine Ideen und Gedanken zu einem Thema aufschreiben und sortieren?

Auch hierfür setzen wir MeisterTask ein – manchmal in Verbindung mit MindMeister.

Bei der Gestaltung der Bords sind dir hier absolut keine Grenzen gesetzt.

Und wenn ein Konzept oder eine Ideensammlung sich später zu einem konkreten Projekt entwickelt, hast du alle Themen schon in deinem Bord gesammelt und kannst direkt damit weiterarbeiten.

Du denkst, dass MeisterTask auch bei dir im Team mehr Transparenz, Übersicht und damit Erfolg bringen kann?

Dann ist jetzt der beste Zeitpunkt, mit MeisterTask durchzustarten.

Befolgt die folgenden 7 Schritte und ihr profitiert garantiert von MeisterTask.

Tipps zur Einführung von MeisterTask [Eine Anleitung in 7 Schritten]

Trotz der intuitiven Bedienung und agilen Natur des Tools gilt:

Wenn du MeisterTask in deinem Team einführst, ist es ratsam schrittweise vorzugehen.

  1. Analysiert die IST-Situation.
    Stellt euch folgende Fragen: Wo legen wir Daten ab? Wie kommunizieren wir? Wie organisieren wir Workflows? Welche Tools haben wir aktuell im Einsatz?
  2. Starte bei dir selbst.
    Zum Beispiel indem du dich mit einem eigenen To-Do Bord mit dem Tool vertraut machst.
  3. Involviere dein Team.
    Stelle das Tool in einem extra Meeting vor und beantworte alle Fragen. Hole dein Team ab!
  4. Startet klein.
    Sucht euch als Team einen einfachen Workflow aus und bildet diesen in MeisterTask ab. Dann könnt ihr diesen Workflow für einen Monat lang mit MeisterTask begleiten.
  5. Perfektionismus ablegen.
    MeisterTask ist ein agiles Tool, deshalb ist es wichtig zu starten und dann fortwährend zu optimieren.
  6. Hole dir Unterstützung.
    Habt ihr euch dafür entschieden, MeisterTask in eurem Team einzuführen, macht professionelle Unterstützung Sinn. Damit bekommt ihr einen Sparringpartner, um eure Workflows auf ein neues Level zu heben. Wir sind zertifizierte MeisterTask-Experten und unterstützen euch gerne.
  7. Stellt Regeln auf.
    Damit die Kommunikation und Organisation im Team reibungslos funktioniert, braucht es Regeln. So ist es auch mit MeisterTask. Eine unserer Regeln ist zum Beispiel “Aufgaben ordnen wir immer einer Person zu (diese Person ist verantwortlich).

Fazit: Endlich richtig gut organisiert

Du hast es beim Lesen des Artikels sicher gemerkt:

Wir im BegeisterungsLand sind echte Fans von MeisterTask.

Seitdem wir MeisterTask nutzen, haben sich unsere digitale Organisation und Kommunikation erheblich verbessert – etwas, das besonders in Zeiten von Home-Office und Remote Work von hoher Bedeutung ist.

Neben der Anwendung selbst sind wir auch vom Support der deutschen Firma MeisterLabs GmbH, die hinter MeisterTask steckt, überzeugt. Anfragen werden schnell und freundlich bearbeitet.

Ein weiterer Pluspunkt: Alle Daten sind auf deutschen Servern gespeichert und nach den gängigen Standards abgesichert.

Zusammenfassend lässt sich sagen:

Wenn ihr euch digital besser organisieren und effektiv zusammenarbeiten möchtet, solltet ihr MeisterTask unbedingt eine Chance geben. Dazu reicht die kostenlose Basisversion vollkommen aus. Hier kannst du mit MeisterTask starten:

Weitere Tipps und Impulse rund um Digitalisierung, Kommunikation und Führung erhältst du in unserem Newsletter:

Die in diesem Beitrag gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

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