Meetings effektiv vorbereiten und leiten (inkl. Checkliste)

Sind sie dann noch langweilig und wenig zielgerichtet, wird schnell eine Menge Geld verschwendet.

Trotzdem ist es wichtig, dass Meetings regelmäßig stattfinden – wenn sie effizient sind! Und das hängt viel davon ab, wie der Moderator das Meeting leitet.

Hier findest du alle wichtigen Infos zu Meetings und Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung des Meetings (inkl. Checkliste) sowie für die Moderation.

Darum solltet ihr regelmäßige Meetings planen

Ob digital oder vor Ort:

Teambesprechungen sind dafür da, dringende und wichtige Themen auf direktem Wege zu diskutieren oder neue Ideen und Lösungsansätze zu sammeln.

Lasst Meetings auch stattfinden, wenn ein oder zwei Teilnehmer verhindert sind.

Regelmäßig eingeplante Meetings unterstützen euch dabei, den Status von To-Do’s und Zielen im Blick zu behalten.

Dennoch macht es vor der Einberufung einer Besprechung Sinn zu prüfen, ob die Sache auch durch eine einfache E-Mail kommuniziert werden kann.

Wenn du eine Teambesprechung einberufst oder Moderator eines Meetings bist, bist du für die Vorbereitung verantwortlich.

Dabei solltest du auf folgende Punkte achten:

  • Ziel(e) des Meetings
  • Agenda
  • Dauer
  • Teilnehmer
  • Einladung
  • Organisation

Eine ausführliche Checkliste für die Vorbereitung deiner nächsten Teambesprechung kannst du mit klick auf das graue Kästchen gratis anfordern:

Auch wenn eine gute Vorbereitung wichtig ist:

Plane die Besprechung nicht zu akribisch und detailliert.

Oft kommen im Meeting noch andere Themen auf den Tisch. Deshalb macht es Sinn, Raum für Flexibilität zu lassen und nicht zu viel Zeit und Energie in die Vorbereitung zu stecken.

Was sind die Ziele der Besprechung?

Mache dir vor der Besprechung klar, welches Ziel oder welche Ziele du mit dem Meeting erreichen möchtest.

Die meisten Ziele lassen sich einteilen in drei Kategorien – Information, Diskussion und Entscheidung:

  • Geht es bloß darum, Teilnehmer zu informieren?
  • Soll ein Thema diskutiert und gemeinsam Ideen entwickelt werden?
  • Sollen im Meeting Entscheidungen getroffen werden?

Kommuniziere Thema und Ziel des Meetings klar, wenn du die Teilnehmer einlädst.

Wer muss wirklich an dem Meeting teilnehmen?

Überlege dir genau, wer an der Besprechung teilnehmen muss.

Denn je mehr Teilnehmer, desto größer die Gefahr, dass das Meeting zu lang und ausufernd (und damit teuer) ist.

Lade also nur die Teilnehmer ein, die wirklich mit den Themen direkt zu tun haben und daher an der Besprechung teilnehmen müssen.

Und schicke den Teilnehmern rechtzeitig eine Termineinladung mit allen wichtigen Infos.

Was kommt auf die Agenda?

Eine Agenda hilft euch im Meeting, fokussiert bei der der Sache zu bleiben.

Auch hier gilt:

Achte darauf, dass du nur die Themen auf die Agenda setzt, die für diese Besprechung wichtig sind.

Plane für jedes Thema, das in dem Meeting besprochen werden soll, einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und ungefährer Dauer ein.

Benenne außerdem den Verantwortlichen, der diesen Tagesordnungspunkt vorbereiten soll.

Die Dauer der Besprechung

Lege fest, wie lange die Besprechung maximal dauern sollte.

In der Kürze liegt die Würze:

Setze das Meeting eher kürzer als länger an.

Und damit das Meeting nicht unnötig lange dauert, solltest du als Moderator unbedingt die Einhaltung der Zeit im Blick haben.

Wenn die Besprechung mehr als 2 Stunden dauert, solltest du außerdem Pausen einplanen.

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So habt ihr die Zeit im Blick

Mit einem einfachen Timer in der Mitte des Tisches hat jeder Teilnehmer die Zeit im Blick. Einen Schritt weiter geht der Meeting Cube – er zeigt neben der Zeit auch die Kosten des Meetings an.

Ihr werdet staunen, „wie schnell die Zeit vergeht“ und was an Kosten zusammenkommt.

Organisatorische Vorbereitung – Raum, Utensilien, etc.

Als letzten Punkt der Vorbereitung:

Organisiere einen geeigneten Raum und eventuelle Materialien.

Die organisatorische Vorbereitung umfasst mindestens diese Punkte:

  • Der Besprechungsraum sollte ausreichend Platz bieten und aufgeräumt sein. Das schafft eine Wohlfühlatmosphäre.
  • Alle benötigten Materialien (TV/Beamer, Whiteboard/Flipchart) sind vorhanden.
  • Bei längeren Meetings sollten außerdem Getränke zur Verfügung stehen.

Wenn das Meeting digital stattfindet, zum Beispiel via Microsoft Teams oder Zoom, teste die Technik schicke einen Link zu dem digitalen Besprechungsraum mit der Einladung.

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Klares Regelwerk für Besprechungen aufstellen

Damit eure Teambesprechungen schnell, fokussiert und effektiv ablaufen, legt ein klares Regelwerk fest. Das macht es auch erheblich einfacher für dich, das Meeting zu leiten.

Diesen „Meeting-Kodex“ könnt ihr am besten gemeinsam im Team festlegen.

Achtet für diesen Kodex unter anderem auf folgende Punkte:

  • Pünktlich erscheinen (beziffert auch eine “Strafe”, z.B. eine Minute Verspätung – 5€ in den Topf, diese dann auch konsequent einfordern)
  • Teilnehmer kommen vorbereitet zum Meeting.
  • Handys und andere nicht benötigte Geräte ausschalten – Störungen vermeiden.

In unserem exklusiven Download-Bereich findest du (neben vielen weiteren Führungs-Tools) eine ausführliche Checkliste zur Vorbereitung auf Meetings sowie eine Vorlage für einen Meeting-Kodex mit allen relevanten Regeln. Hier kannst du deinen Zugang gratis anfordern:

Protokoll: Vereinbarungen und To-Do‘s

Ein Protokoll stellt sicher, dass ihr bei Rückfragen oder Unklarheiten auf die wichtigen Punkte aus dem Meeting zurückgreifen könnt.

Damit jeder Teilnehmer schnellen Zugriff auf das Protokoll hat, solltet ihr dieses digital erstellen (zum Beispiel mit einem Tablet oder Laptop) und danach in eurem Netzwerk zur Verfügung stellen.

Wichtig ist, dass das Protokoll alle Vereinbarungen und To-Do’s enthält.

Das heißt: Wer macht was bis wann?

Die To-Do-Liste wird dann jeweils beim nächsten Meeting besprochen und die Umsetzung der To-Do’s werden überprüft.

Bei der Erstellung von To-Do’s solltet ihr beachten:

  • Weniger ist auch hier mehr: Legt nicht zu viele To-Do’s fest, sondern priorisiert die dringenden und wichtigen Dinge.
  • Stellt keine neuen To-Do‘s zu einem Tagesordnungspunkt auf, wenn schon bestehende To-Do‘s noch offen sind.
  • To-Do’s könnt ihr getrennt vom Protokoll auch in einem digitalen Tool wie Microsoft To-Do festhalten und mit allen Teilnehmern teilen.

6 Tipps für deine Kommunikation als Moderator

Moderation ist einer der Schlüssel. Gute Moderatoren sind Zeitwächter, sensibel und spüren, wenn auch Stille sich einbringen wollen, verstehen Körpersprache, stoppen Vielredner und leiten aktiv das Meeting.

Hier noch ein paar wichtige Kommunikations-Tipps für die Moderation von Teambesprechungen:

  1. Sei neutral. Versuche, möglichst wenig auf Inhalte einzugehen, sondern konzentriere dich auf die Moderation der Beiträge anderer Teilnehmer.
  2. Binde auch stille Teilnehmer ein, zum Beispiel indem du alle Teilnehmer um ein Statement bittest.
  3. Nutze Fragen, um das Gespräch zu führen. Offene Fragen führen zu Diskussionen und neuen Lösungsansätzen.
  4. Bleibe beim Thema. Wenn ein Teilnehmer zu weit vom Thema abschweift, führe die Diskussion zurück zu dem Tagesordnungspunkt, den ihr gerade besprecht.
  5. Achte auf Teilnehmer mit „Sprechdurchfall“ – halte diese im Zaum.
  6. Fasse konkrete Vereinbarungen zwischendurch mündlich (und dann schriftlich im Protokoll) zusammen.
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Weitere Impulse
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Erfolgreiche und begeisternde Meetings leiten

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Fazit: So werden Meetings nicht zu Zeit- und Geldfressern

Besprechungen im Team sind richtig und wichtig. Mit einer guten Vorbereitung und Moderation stellst du sicher, dass eure Meetings nicht zu Zeit- und Geldfressern werden.

Das sind dabei die wichtigsten Punkte:

  • Legt ein klares Ziel für das Meeting fest.
  • Bleibt bei der Sache – Fokus!
  • Stellt als Team klare Regeln für eure Meetings auf.
  • Achte auf die Zeit – das Meeting sollte nur solange gehen, wie absolut nötig.
  • Haltet Vereinbarungen und To-Do’s schriftlich fest.
  • Beendet das Meeting motivierend. Sorge als Moderator für einen begeisternden Abschluss.

Wenn du diese Punkte beachtest, werden eure Meetings zielgerichteter und effektiver.

Dabei wünsche ich dir beste Umsettzungserfolge.

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