„Meetings dauern so lange, weil alle, die rumsitzen, Standpunkte haben.”
Klaus Klages
Wie wahr! Und oft sind diese Standpunkte nicht einmal zielführend.
Verbringst du wöchentlich auch sehr viel Zeit in Besprechungen und fragst dich, ob das deine Zeit wirklich wert ist?
Die Erfahrung zeigt leider:
Viele Meetings sind langweilig und planlos. Und sind somit eine Verschwendung von Zeit und Geld.
Trotzdem ist es wichtig, dass Meetings regelmäßig stattfinden. Dann halt nur richtig.
Hier findest du Tipps, wie du Meetings vorbereitest, effizienter gestaltest und erfolgreich moderierst (inkl. Checkliste).
Darum solltet ihr regelmäßige Meetings planen
Ob digital via Zoom oder MS Teams, oder vor Ort im Büro:
Teambesprechungen sind dafür da, dringende und wichtige Themen auf direktem Wege zu diskutieren oder neue Ideen und Lösungsansätze zu sammeln.
Regelmäßig Meetings unterstützen euch dabei, den Status von To-Do’s und Zielen im Blick zu behalten.
Deshalb ist mein Appell: Besprecht euch bei wichtigen Themen auch, wenn mal ein oder zwei Teilnehmer:innen verhindert sind.
Nur – und hier kommt dein Fingerspitzengefühl ins Spiel – Besprechungen machen nicht immer Sinn!
Deshalb solltet ihr vor der Einberufung einer Besprechung prüfen, ob die Sache nicht auch durch eine einfache E-Mail kommuniziert werden kann.
Meetings und Besprechungen vorbereiten – auf diese Punkte ist zu achten
Wenn du eine Teambesprechung einberufst oder Moderator:in eines Meetings bist, bist du für die Vorbereitung verantwortlich.
Achte bei der Vorbereitung von Besprechungen auf folgende Punkte:
- Was sind dieZiel(e) des Meetings?
- Eine klare Agenda festlegen.
- Die Dauer des Meetings definieren.
- Teilnehmer:innen – Wer muss an der Besprechung teilnehmen?
- Einladung für die Besprechung
- Organisation
Zu jedem dieser Punkte zeige ich dir jetzt, worauf zu achten ist.
Für dein nächstes Meeting kannst du zudem unsere gratis Checkliste nutzen. Damit denkst du garantiert an alles!
Hier kannst du die Checkliste downloaden:
Auch wenn eine gute Vorbereitung wichtig ist:
Plane die Besprechung nicht zu akribisch und detailliert.
Oft kommen im Meeting noch andere Themen auf den Tisch. Deshalb macht es Sinn, Raum für Flexibilität zu lassen und nicht zu viel Zeit und Energie in die Vorbereitung zu stecken.
Was sind die Ziele der Besprechung?
Mache dir vor der Besprechung klar, welches Ziel oder welche Ziele du mit dem Meeting erreichen möchtest.
Damit beugst du vor, dass das Meeting nur ein nettes Kaffeekränzchen ist.
Die meisten Ziele lassen sich einteilen in drei Kategorien – Information, Diskussion und Entscheidung:
- Geht es bloß darum, Teilnehmer:innen zu informieren?
- Soll ein Thema diskutiert und gemeinsam Ideen entwickelt werden?
- Sollen im Meeting Entscheidungen getroffen werden?
Kommuniziere Thema und Ziel des Meetings klar, wenn du die Teilnehmer:innen einlädst.
Wer muss wirklich an dem Meeting teilnehmen?
Überlege dir genau, wer an der Besprechung teilnehmen muss.
Diese Überlegung ist wichtig.
Denn: Je mehr Teilnehmer:innen, desto größer die Gefahr, dass das Meeting zu lang und ausufernd (und damit ineffizient und teuer) ist.
Lade also nur die Teilnehmer:innen ein, die wirklich mit den Themen direkt zu tun haben und daher an der Besprechung teilnehmen müssen.
Und schicke denen rechtzeitig eine Einladung zu dem Meeting mit allen wichtigen Infos.
Was kommt auf die Meeting-Agenda?
Eine Agenda hilft euch – wie auch klare Ziele, dass ihr während der Teambesprechung fokussiert bei der der Sache bleibt.
Auch hier gilt:
Achte darauf, dass du nur die Themen für das Teammeeting auf die Agenda setzt, die dringend und wichtig sind.
Plane für jedes Thema, das in dem Meeting besprochen werden soll, einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und ungefährer Dauer ein.
Benenne außerdem den oder die Verantwortliche:n, der oder die diesen Tagesordnungspunkt vorbereiten soll.
Meetings effizient gestalten | Achte auf die Dauer
Lege fest, wie lange Besprechungen bei euch maximal dauern sollten. Auch das ist ein Weg, um die Effizienz von Meetings zu steigern.
Bestimmt kennst du Daily Scrum Meetings . Hier werden täglich für maximal 15 Minuten besprochen. Jedes Teammitglied beantwortet 3 Standardfragen. Tiefergehende Diskussionen werden vermieden. Und: Alle Teilnehmer:innen stehen während des Meeting!
Natürlich muss nicht jedes Meeting diesem Format folgen, es bietet jedoch einen guten Impuls, Meetings kürzer und fokussierter abzuhalten.
In der Kürze liegt die Würze:
Setze das Meeting eher kürzer als länger an.
Und damit das Meeting nicht unnötig lange dauert, solltest du als Moderator:in unbedingt die Einhaltung der Zeit im Blick haben.
Wenn die Besprechung mehr als 2 Stunden dauert, solltest du außerdem Pausen einplanen.
So habt ihr die Zeit im Blick
Mit einem einfachen Timer in der Mitte des Tisches hat jede:r Teilnehmer:in die Zeit im Blick. Einen Schritt weiter geht der Meeting Cube – er zeigt neben der Zeit auch die Kosten des Meetings an.
Ihr werdet staunen, „wie schnell die Zeit vergeht“ und was an Kosten zusammenkommt.
So leitest du endlich Meetings, die keine Zeitverschwendung sind
In unserem 5* Podcast
DOPPELTER ESPRESSO!
Hochkonzentrierte Impulse für Führung und Beruf
Organisatorische Vorbereitung – Raum, Utensilien, etc.
Der letzte Punkt der Vorbereitung:
Organisiere einen geeigneten Raum und eventuelle Materialien.
Dazu gehören:
- Der Besprechungsraum sollte ausreichend Platz bieten und aufgeräumt sein. Das schafft eine Wohlfühlatmosphäre.
- Alle benötigten Materialien (TV/Beamer, Whiteboard/Flipchart) sind vorhanden.
- Bei längeren Meetings sollten außerdem Getränke zur Verfügung stehen.
Wenn das Meeting digital stattfindet, zum Beispiel via Microsoft Teams oder Zoom, teste die Technik schicke einen Link zu dem digitalen Besprechungsraum mit der Einladung.
Neben einer guten Vorbereitung ist auch ein klares Regelwerk für Besprechungen wichtig.
Klares Regelwerk für Besprechungen aufstellen
Damit eure Teambesprechungen schnell, fokussiert und effektiv ablaufen, legt ein klares Regelwerk fest. Das macht es auch erheblich einfacher für dich, das Meeting zu moderieren.
Diesen „Meeting-Kodex“ könnt ihr am besten gemeinsam im Team festlegen.
Achtet für diesen Kodex unter anderem auf folgende Punkte:
- Pünktlich erscheinen (beziffert auch eine “Strafe”, z.B. eine Minute Verspätung – 5€ in den Topf, diese dann auch konsequent einfordern)
- Teilnehmer:innen kommen vorbereitet zum Meeting.
- Handys und andere nicht benötigte Geräte ausschalten – Störungen vermeiden.
In unserem exklusiven Download-Bereich findest du auch eine Vorlage für einen Meeting-Kodex mit allen relevanten Regeln. Hier kannst du deinen Zugang gratis anfordern:
Meeting-Protokoll: Vereinbarungen und To-Do‘s festhalten
Ein Protokoll stellt sicher, dass ihr bei Rückfragen oder Unklarheiten auf die wichtigen Punkte aus dem Meeting zurückgreifen könnt.
Damit jede:r Teilnehmer:in schnellen Zugriff auf das Protokoll hat, solltet ihr dieses digital erstellen (zum Beispiel mit einem Tablet oder Laptop) und danach in eurem Netzwerk (zum Beispiel über das Kanban-Tool MeisterTask) zur Verfügung stellen.
Wichtig ist, dass das Protokoll alle Vereinbarungen und To-Do’s enthält.
Das heißt: Wer macht was bis wann?
Die To-Do-Liste wird dann jeweils beim nächsten Meeting besprochen und die Umsetzung der To-Do’s werden überprüft.
Bei der Erstellung von To-Do’s solltet ihr beachten:
- Weniger ist auch hier meist mehr: Legt nicht zu viele To-Do’s fest, sondern priorisiert die dringenden und wichtigen Dinge.
- Stellt keine neuen To-Do‘s zu einem Tagesordnungspunkt auf, wenn schon bestehende To-Do‘s noch offen sind.
- To-Do’s könnt ihr getrennt vom Protokoll auch in einem digitalen Tool wie Microsoft To-Do festhalten und mit allen Teilnehmern teilen.
6 Tipps, um Meetings erfolgreich zu moderieren
Eine erfolgreiche Moderation ist einer der Schlüssel zu effizienten Meetings.
Gute Moderator:innen sind Zeitwächter, sensibel und spüren, wenn auch ruhigee Teammitglieder sich einbringen wollen, verstehen Körpersprache, stoppen Vielredner:innen und leiten das Meeting aktiv.
Hier noch meine Top Kommunikations-Tipps, wie du Teambesprechungen erfolgreich moderierst:
- Sei neutral. Versuche, möglichst wenig auf Inhalte einzugehen, sondern konzentriere dich auf die Moderation der Beiträge anderer Teilnehmer:innen.
- Binde auch stille Teilnehmer:innen ein, zum Beispiel indem du alle um ein Statement bittest.
- Nutze Fragen, um das Gespräch zu führen. Offene Fragen führen zu Diskussionen und neuen Lösungsansätzen.
- Bleibe beim Thema. Wenn ein:e Teilnehmer:in zu weit vom Thema abschweift, führe die Diskussion zurück zu dem Tagesordnungspunkt, den ihr gerade besprecht.
- Achte auf Teilnehmer:innen mit „Sprechdurchfall“ – halte diese im Zaum.
- Fasse konkrete Vereinbarungen zwischendurch mündlich (und dann schriftlich im Protokoll) zusammen.
Fazit: So werden Meetings nicht zu Zeit- und Geldfressern
Besprechungen im Team sind unverzichtbar. Nur leider werden sie oft nicht richtig geplant und moderiert. Das führt zu Unzufriedenheit und Geldverschwendung.
Mit einer guten Vorbereitung und Moderation stellst du sicher, dass eure Meetings nicht zu Zeit- und Geldfressern werden.
Zusammengefasst sind das die wichtigsten Punkte:
- Legt ein klares Ziel für das Meeting fest.
- Bleibt bei der Sache – Fokus auf das Ziel!
- Stellt als Team klare Regeln für eure Meetings auf. Das unterstützt dich dabei, das Meeting erfolgreich zu moderieren.
- Achte auf die Zeit – das Meeting sollte nur solange gehen, wie absolut nötig.
- Haltet Vereinbarungen und To-Do’s in einem Protokoll schriftlich fest.
- Beendet das Meeting motivierend. Sorge als Moderator:in für einen begeisternden Abschluss.
Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du Meetings zielgerichteter und effizienter gestalten.
Dabei wünsche ich dir beste Umsetzungserfolge.
