Erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter in 3 Phasen [+Checkliste]

Viele Arbeitsverhältnisse scheitern bereits in der Probezeit.

Manchmal passt es einfach nicht zusammen.
Manchmal liegt es aber auch an einer schlechten Einarbeitung.

Deshalb ist das Onboarding, oder das „an Bord nehmen“ neuer Mitarbeiter, so wichtig.

Eine gut geplante und begeisternde Einarbeitung ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ein schlechtes Onboarding hingegen führt garantiert zu Frust. Und vielleicht eben auch zu einer schnellen Kündigung.

Hier zeige ich dir, worauf du bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter achten solltest, damit genau das nicht passiert.

Und du kannst dir gleich eine Checkliste runterladen, mit der du alle wichtigen Punkte im Blick hast.

Neue Mitarbeiter von Anfang an begeistern

Leider wird die Chance, einen neuen Mitarbeiter zu begeistern, viel zu oft vertan. Weil nicht darüber nachgedacht wurde. Oder weil zu wenig Ressourcen zur Verfügung stehen.

Viel zu oft läuft die Einarbeitung so ab:

Marie startet ihren neuen Job. Ihr erster Eindruck ist super, die neuen Kollegen nett.

Drei Wochen nach Arbeitsbeginn trifft Marie zum ersten Mal auf ihren direkten Vorgesetzten. Sie kannte ihn bislang nur vom Namen.

Es gibt unzählige Beispiele, wie das Onboarding nicht laufen sollte.

Gleich zeige ich dir, wie man es richtig macht.

Darum ist eine gute Einarbeitung so wichtig

Es gibt gute Gründe, in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu investieren:

  1. Die Einarbeitung entscheidet darüber, ob sich das neue Teammitglied im Unternehmen wohlfühlt (Wohlfühlfaktor).
  2. Eine gute Einarbeitung erleichtert dem neuen Mitarbeiter den Einstieg und er erreicht dadurch möglichst schnell seine „volle Leistungsfähigkeit“.
  3. Ein gutes Onboarding kann eine Kündigung in der Probezeit verhindern.
  4. Sowohl du als Führungskraft als auch das neue Teammitglied können herausfinden, ob eine langfristige Zusammenarbeit Sinn macht.
  5. Eine gut durchdachte Einarbeitung zeugt von Wertschätzung und führt generell zu einer höheren Bindung und besseren Leistungen.
  6. Der neue Mitarbeiter lernt die Werte und die Kultur des Unternehmens kennen.

Genug Gründe also, um mehr in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu investieren.

Dabei ist es hilfreich, das Onboarding in 3 Phasen zu unterteilen – Preboarding (ab Vertragsunterzeichnung), Orientierung (die ersten Arbeitstage) und die Integration.

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Übrigens:

Wie lange die gesamte Einarbeitung dauert, hängt viel von der Größe eures Teams und der Komplexität der Position des neuen Mitarbeiters ab.

Generell solltest du mit ein paar Wochen von Vertragsunterzeichnung bis Integration rechnen.

Phase 1 – Preboarding | Vor dem ersten Arbeitstag

Ein großer Fehler, der in vielen Unternehmen gemacht wird, ist, dass nach der Vertragsunterzeichnung erst einmal Funkstille herrscht.

Im besten Fall hört „der Neue“ von der Personalabteilung, um Formalitäten zu klären.

So geht Mitarbeiterbindung nicht!

Das Onboarding neuer Mitarbeiter sollte mit der Vertragsunterzeichnung starten.

Auch dann, wenn der Arbeitsbeginn noch mehrere Wochen in der Zukunft liegt.

Diese Zeit sollte unbedingt genutzt werden, um das Team und den neuen Mitarbeiter auf das Miteinander vorzubereiten.

Das bedeutet: Ihr nutzt möglichst viele Touchpoints noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn.

So kann man den neuen Mitarbeiter frühzeitig binden:

  • Eine Postkarte mit einem persönlichen Gruß an das neue Teammitglied aus der Führungsetage oder vom Team schicken.
  • Den neuen Mitarbeiter in den internen Newsletter aufnehmen oder eine Teamzeitung nach Hause schicken.
  • Wenn jemand Geburtstag hat, eine Karte nach Hause schicken.

Außerdem ist es wichtig, in dieser Phase alle Vorbereitungen auf den ersten Arbeitstag zu treffen.

Das gilt es vor Arbeitsbeginn vorzubereiten:

  • Dem neuen Mitarbeiter ein Willkommenspaket inkl. Präsent zuschicken.
  • Den Arbeitsplatz und benötigte Ausstattung des neuen Mitarbeiters vorbereiten.
  • Einen passenden Onboarding-Paten finden (mehr dazu gleich).

Und indem du das gesamte Team über den neuen Kollegen oder die neue Kollegin informierst.

Klärt in dieser Phase auch die internen Zuständigkeiten:

Wer ist für die Einarbeitung verantwortlich?
Haben wir einen Einarbeitungsplan?
Wer begrüßt den neuen Mitarbeiter?

Phase 2 – Orientierung | Die ersten Arbeitstage

Phase 2 ist die Orientierungsphase. Sie beginnt mit dem ersten Arbeitstag und umfasst die ersten Tage des neuen Mitarbeiters.

Wir kennen es aus eigener Erfahrung:

Der erste Arbeitstag ist ein aufregender und wichtiger Tag.

Schafft ihr es als Team ein WOW-Erlebnis zu erzeugen, das den neuen Mitarbeiter so richtig begeistert?

So etwas kann auch eine Kleinigkeit sein, zum Beispiel:

Nicht der neue Mitarbeiter stellt sich bei dem Team vor. Sondern die Teammitglieder stellen sich bei dem neuen Mitarbeiter vor.

Auch eine Teamübersicht mit Fotos und Funktionen, sei es digital oder in der Küche aufgehängt, erleichtert die Eingewöhnung.

Hier ein paar Punkte, die in der zweiten Phase besonders zu beachten sind:

  • Wünsche, Erwartungen und Anforderungen beider Seiten sollten in einem ersten Gespräch mit dir als Führungskraft klar kommuniziert werden, um Missverständnissen vorzubeugen.
  • Der Pate zeigt dem neuen Mitarbeiter die Räumlichkeiten.
  • Wichtige Arbeitsabläufe, Ziele und die Kultur des Unternehmens werden erläutert.
  • Laufende Projekte, die für den neuen Mitarbeiter relevant sind, werden besprochen.
  • Dem neuen Mitarbeiter werden alle wichtigen organisatorischen Abläufe erläutert, zum Beispiel wie die Zusammenarbeit im Team funktioniert, wie die Mittagspause organisiert ist, die Urlaubsplanung, etc.

Alle wichtigen To-Dos beim Onboarding neuer Mitarbeiter habe ich in eine Checkliste gepackt, auf die du Zugriff mit Klick auf das graue Kästchen erhältst.

Dann kommst du auch in unseren exklusiven Download-Bereich, wo du viele weitere Führungs-Tools findest.

Dann geht es während der ersten Arbeitstage vor allem darum, dass der neue Mitarbeiter gut im Team ankommt, sich wohl fühlt und Prozesse und Abläufe kennen lernt.

Wie vermittelt ihr diese Inhalte am besten?

Inhalte, die wenig Erklärung brauchen, können in einem Unternehmenswiki oder über eine eigene e-Learning Plattform vermittelt werden.

Wichtige und komplexere Themen, wie die Zusammenarbeit im Team, die Kultur und die Unternehmensvision sollten nach und nach durch den direkten Vorgesetzten sowie den Einarbeitungs-Paten vermittelt werden.

Wichtig ist, dass das neue Teammitglied am ersten Tag schon etwas Zeit am eigenen Arbeitsplatz verbringt. Der Pate kann hier mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Am Ende des ersten Arbeitstages führst du ein kurzes Abschlussgespräch.

Einarbeitungs-Paten einsetzen

Um einem neuen Teammitglied einen begeisternden Start zu ermöglichen, braucht es Personen, die sich um das aktive „ans Bord nehmen“ kümmern.

Ein Pate ist Partner an der Seite des Neuen und verbessert sowie verkürzt die Orientierung eines neuen Mitarbeiters.

Er oder sie ist jedoch kein Ersatz für den Vorgesetzten!

Der Pate unterstützt, wenn es um Unsicherheiten, Fragen und praktische Herausforderungen geht. Er begleitet den neuen Mitarbeiter aktiv dabei, sich in die Firmenkultur einzufinden.

Es sollte mindestens ein festes Treffen pro Woche geben.

Das „Paten-Modell“ hat mehrere Vorteile:

  • Der neue Mitarbeiter hat einen direkten Ansprechpartner.
  • Sowohl fachliche als auch kulturelle Fragen können schnell geklärt werden.
  • Der Pate kann dem Mitarbeiter möglichst umfassende Informationen geben, damit dieser sich in seinem neuen Arbeitsumfeld schnell zurechtfindet.
  • Der Pate kann an der ständigen Verbesserung des Einarbeitungsprozesses aktiv mitwirken.

Wichtige Voraussetzungen eines Einarbeitungs-Paten sind:

  • Kennt das Unternehmen und die Firmenkultur.
  • Kann sich für den neuen Mitarbeiter Zeit nehmen und ist vor Ort verfügbar.
  • Hat oder hatte einen ähnlichen Job wie der neue Kollege.
  • Gehört zu den Leistungsträgern.
  • Wird von Führungskräften und Kollegen respektiert.
  • Hat starke kommunikative und soziale Fähigkeiten.

In der letzten Phase geht es dann darum, den Mitarbeiter langfristig in das Team zu integrieren, mit dem Ziel, dass er hochmotiviert bei der Sache ist und sein volles Potential entfalten kann.

Phase 3 – Integration | Die Probezeit

Nach den ersten Tagen ist das Onboarding längst nicht abgeschlossen.

In den ersten Wochen findet sich der neue Mitarbeiter zurecht und lernt sowohl sein Aufgabengebiet und die neuen Themen als auch neue Kollegen kennen.

In Phase 3 der Einarbeitung wird der neue Mitarbeiter zum vollständigen Teammitglied:

  • Das Team stellt sich genauer vor (nennt jeweils Aufgaben und Verantwortlichkeiten).
  • Produkte/Dienstleistungen werden vorgestellt.
  • Die Technik wird genau erklärt.
  • Der neue Mitarbeiter wird aktiv in das Team eingebunden.

Als Führungskraft solltest du in dieser Zeit weiterhin regelmäßigen Kontakt zu dem neuen Mitarbeiter halten. Zum Beispiel mit 14-tägigen geplanten Mitarbeitergesprächen.

Diese bieten eine großartige Möglichkeit, Eindrücke abzufragen und Feedback zu geben.

Außerdem kannst du in persönlichen Gesprächen gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter Zwischenziele setzen und entsprechend abgleichen.

Auch die Entwicklungsmöglichkeiten- und Wünsche des neuen Mitarbeiters könnt ihr hier besprechen.

Wie kommunizierst du die Übernahme des Mitarbeiters?

Wenn die Übernahme schon früh feststeht, teile dies dem Mitarbeiter formlos mit. Das ist ein zusätzlich motivierendes Signal!

Wenn es ganz anders als gewünscht verläuft, auch dann frühzeitig miteinander sprechen.

Brauche ich einen Einarbeitungsplan?

Ich empfehle die Erstellung eines Einarbeitungsplans.

Ein klarer Plan ist eine große Unterstützung für die beim Onboarding beteiligten Teammitglieder.

Er stellt auch sicher, dass ihr nichts Wichtiges vergesst.

In dem Einarbeitungsplan sollte festgelegt werden, wer bei dem Onboarding wofür verantwortlich ist, welche Schritte in welcher Phase der Einarbeitung erfolgen und wann und mit wem Feedbackgespräche stattfinden.

Natürlich könnt ihr bei der Erstellung des Einarbeitungsplans auf eine allgemeine Vorlage zurückgreifen.

Die Details sollten dann jedoch je nach Abteilung, Position und anderen individuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Fazit: Onboarding ist Chefsache

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, könnt ihr als Team jetzt ein begeisterndes Onboarding für neue Mitarbeiter auf die Beine stelle.

Einen letzten wichtigen Hinweis habe ich noch für dich:

Wirke als Führungskraft so viel bei der Einarbeitung mit wie möglich.

Denn eine sonst klasse Einarbeitung bringt wenig, wenn der neue Mitarbeiter nur durch eure Personalabteilung begleitet wird.

So spürt er wenig Wertschätzung, fühlt sich nicht wohl. Und du entwickelst kein Gefühl für den Mitarbeiter.

Nutze also diese Gelegenheit für gegenseitiges Kennenlernen. Nimm dir Zeit, den neuen Mitarbeiter möglichst viel während seiner ersten Tage und Wochen zu begleiten, zum Beispiel durch regelmäßige Gespräche.

Ich verspreche dir:

Wenn du die Tipps aus diesem Artikel umsetzt, werden deine neuen Mitarbeiter insgesamt glücklicher, motivierter und leistungsfähiger sein.

Eine Garantie für eine erfolgreiche langfristige Zusammenarbeit ist das zwar nicht, aber es erhöht die Chancen dafür enorm 😉

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