7 Change Management Methoden, die du kennen solltest

Beständigkeit und Vorhersagbarkeit sind in der heutigen VUCA-Welt zu Fremdwörtern geworden. Anpassungsfähigkeit und Agilität werden zunehmend wichtig.

Die richtige Change Management Methode unterstützt euch dabei, Veränderungen einerseits kontrolliert herbeizuführen und andererseits schnell darauf zu reagieren.

Denn das Darwinsche Gesetz gilt nicht nur für Spezies – es gilt auch für Unternehmen – und lautet dann so:

“Nicht die stärksten oder die intelligentesten Unternehmen werden überleben, sondern diejenigen, die sich am schnellsten anpassen.” 

In diesem Beitrag erfährst du, warum es wichtig ist, die richtige Change Management Methode auszuwählen. Außerdem stellen wir dir die 7 wichtigsten Change Management Methoden vor. Abschließend erklären wir dir, warum die meisten Change-Vorhaben scheitern und wie du das verhindern kannst.

Was ist Change Management?

Ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Aspekt bei der Einführung von Veränderungsprozessen sind die Mitarbeitenden. 

Nicht alle betroffenen Mitarbeiter:innen stehen Veränderungen am Arbeitsplatz offen gegenüber. Diese Wahrheit gilt es zu akzeptieren. Entscheidend ist ein offener Umgang mit Bedenken und dass Mitarbeitende ihre Bedenken offen kommunizieren können. 

Change Management Methoden: Eine Übersicht

Modelle haben die Eigenschaft, die komplexe Realität vereinfacht darzustellen. Sie bilden nicht alle Attribute des betrachteten Gegenstandes ab, sondern konzentrieren sich auf ausgewählte Aspekte. 

Die folgenden Modelle unterscheiden sich unter anderem in ihren Vorgehensweisen, genutzten Werkzeugen und Perspektiven. 

Alle vorgestellten Change Management Methoden teilen gleichwohl die Eigenschaft, Handlungen und Zielen einen Rahmen zu geben.

Darum ist die Wahl der richtigen Change Management Methode so wichtig

Veränderungen in Unternehmen durchzusetzen ist für die Beteiligten oft eine große Herausforderung.

Alle vorgestellten Methoden beziehen außerdem die Belegschaft mit ein.

Dies ist ein zentraler Aspekt bei der erfolgreichen Begleitung und Durchführung jeglicher Veränderungen. Schließlich sind es die Mitarbeiter:innen – als auch die Führungskräfte – die ihre Art zu arbeiten ändern sollen. Wenn sie damit nicht einverstanden sind, kann dies schnell zu Konflikten führen.

Deshalb lautet ein wichtiger Grundsatz bei Veränderungsprozessen:
Beziehe alle Teammitglieder mit ein und entscheide nicht über ihre Köpfe hinweg.

Zudem ist es wichtig, das Vorhaben der Veränderung nicht als ein Change-Projekt mit klaren Methoden und Tools zu betrachten (mit Anfang und Ende), das zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen ist.

Sondern vielmehr als eine Transformation, bei der neben bewährten Methoden Kreativität, Experimentierfreude und Agilität gefragt ist und die in Wirklichkeit nie abgeschlossen ist.

Die 7 wichtigsten Change Management Methoden für dein Unternehmen

Im Folgenden findest du eine Übersicht der wichtigsten und gängigsten Change Management Methoden.

1. Kotters 8-Stufen-Modell

John P. Kotter veröffentlichte 1996 das 8-Phasen-Modell in seinem Buch Leading Change (hier findest du das englischsprachige Original in neuester Auflage, oder hier ein anderes deutschsprachiges Buch von John P. Kotter zum Thema).

Seitdem er 1996 sein Buch Leading Change veröffentlicht hat, hat Kotter sein Modell immer weiter ausgearbeitet. 

Alleinstellungsmerkmal dieser Methode: Lange Vorbereitung vor der eigentlichen Veränderung

Die 8 Schritte lauten:

1. Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Eine Führungskoalition aufbauen
3. Eine Vision des Wandels entwickeln
4. Die Vision des Wandels kommunizieren
5. Hindernisse aus dem Weg räumen
6. Kurzfristige Ziele setzen
7. Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen ableiten
8. Veränderungen in Unternehmenskultur verankern

Die acht Schritte lassen sich in drei Phasen aufteilen:

1. Schritte 1 bis 3: Ein Klima für Veränderungen schaffen.
2. Schritte 4 bis 6: Die gesamte Organisation einbinden und empowern.
3. Schritte 7 und 8: Den Wandel nachhaltig umsetzen.

2. 5-Phasen-Modell nach Krüger

Die fünf Stufen des Modells sind:

1. Die Initialisierung
   Der Veränderungsbedarf des Unternehmens wird analysiert. Die für die Wandlung zuständigen Mitarbeiter:innen werden mobilisiert.
2. Die Konzeption
   Ein exaktes Konzept muss her. Was soll sich durch die Veränderung verbessern? Das Team plant konkrete Schritte und Maßnahmen. 
3. Die Motivation
   Die geplanten Veränderungen werden den Mitarbeiter:innen gegenüber kommuniziert. Wichtig ist, dass sie den Nutzen der Veränderung erkennen und verstehen. 
4. Die Umsetzung
   Die Ziele werden priorisiert und umgesetzt. Regelmäßige Qualitätsprüfungen sind nötig. 
5. Die Verstetigung
   Die Veränderung soll fester Bestandteil der täglichen Prozesse werden und stetig verbessert werden. 

3. 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das Modell teilt den Change Management Prozess in drei Phasen:

1. Unfreeze
   Das Team analysiert den Ist-Zustand mit Unterstützung der Führungsetage. Alle Mitarbeiter:innen werden von der Notwendigkeit der Veränderung überzeugt. 
2. Change
   Die Veränderung wird eingeführt. Es wird viel kommuniziert, Gerüchte werden aus der Welt geschafft. Mitarbeitende werden mit einbezogen. 
3. Refreeze
   Bis die Veränderung verinnerlicht wurde, werden die Prozesse überwacht. Trainings oder Coaching unterstützen die Eingewöhnung. 

Lewin bezieht sich auf zwei verschieden wirkende Kräfte: antreibende und widerstrebende Kräfte.

In der Initiierungsphase sind die antreibenden Kräfte stark. In der Change-Phase überwiegen die widerstrebenden Kräfte, folglich sinkt die Produktivität.

Nach der Veränderung sollte die Produktivität wieder ansteigen und idealerweise höher liegen als vor der Veränderung. 

4. MbO – Management by Objectives

Die Mitarbeitenden werden dabei aktiv und kreativ in das Setzen der Einzelziele einbezogen. Das steigert ihre Motivation und Identifikation mit ihrem Job. Die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung können die Mitarbeiter:innen selbst wählen. 

Der Grad der Zielerreichung ist dabei der Bewertungsmaßstab für die Arbeit. Erreichte Ziele werden mit Prämien belohnt. 

Zum Beispiel vereinbaren Führungskraft und Mitarbeiter:in eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent. Jetzt kann der/die Mitarbeiter:in selbst wählen, welche Maßnahme sich zum Erreichen dieses Ziels am besten eignet.

Ziel von Change Management ist letztendlich, durch Veränderungen die Umsetzung der Unternehmensstrategie zu begünstigen. Management by Objectives kann hier eingesetzt werden, da einerseits die Zielvereinbarungen stets mit Blick auf Leitbild und Strategie ausgehandelt werden.

Andererseits bringt die Management Methode idealerweise ein Mindset mit sich, das Veränderungsvorhaben ebenfalls zugute kommt. 

So ist beispielsweise ein klassisches Change Management Ziel, eine Innovationskultur im Unternehmen herzustellen. Dies geschieht durch MbO, indem die Mitarbeitenden selbst kreativ in das Formulieren ihrer Zielsetzungen einbezogen werden. 

Weiterhin können Führungskräfte die Arbeit der Mitarbeitenden mittels Zielvereinbarungen auf die Veränderungsvorhaben ausrichten. So können Arbeits- und Führungskraft beispielsweise aushandeln, dass der/die Mitarbeitende innovative Strategien entwickelt, die später genutzt werden, um eine Veränderung voranzutreiben.

Auch die Umsetzung der Veränderung kann die Führungskraft wiederum an den/die Mitarbeiter:in delegieren.

Wenn du mehr zu dieser Methode lernen möchtest, wirst du hier fündig.

5. Management by Delegation

Die Führungskraft gibt vor, welche Meilensteine zur Erfüllung der Aufgabe erreicht werden müssen. Außerdem wird der/die Mitarbeitende mit allem ausgestattet, was zur Zielerreichung benötigt wird. Das können bestimmte Befugnisse, Know-how oder ähnliches sein. 

Auch hier ist der/die Mitarbeiter:in frei in der Gestaltung der operativen Maßnahmen. 

Soll beispielsweise der Umsatz um 10 Prozent gesteigert werden, kann der/die Mitarbeitende die umzusetzenden Maßnahmen selbst wählen. Die Führungskraft kontrolliert lediglich die Umsatzzahlen. 

Führungskräfte werden mit diesem Führungsprinzip entlastet, während die Motivation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen gestärkt werden.

Change-Vorhaben können teilweise delegiert werden. Allerdings gibt es ein paar Aufgaben, die nur eine Führungskraft übernehmen kann. 

So sollte es beispielsweise einer Führungsperson obliegen, die geplante Veränderung im Unternehmen zu kommunizieren. Kann sie doch als jemand mit viel Verantwortung die Notwendigkeit einer Veränderung am überzeugendsten vermitteln. 

Auch das Erstellen der Strategie für das Veränderungsprojekt sollte nicht vollständig an Mitarbeitende delegiert werden. Veränderungen, die Auswirkungen auf Kunden, Geschäftsprozesse und Mitarbeitende nehmen können, erfordern definitiv die Beteiligung einer oder mehrerer Führungskräfte.  

6. Management by Exception

Dazu werden im Vorhinein Ziele gesetzt, wie beispielsweise das bereits bekannte Steigern des Umsatzes um 10 Prozent. Außerdem müssen Toleranzgrenzen gesetzt werden, die festlegen, inwieweit vom Soll-Zustand abgewichen werden darf. In diesem Fall zum Beispiel eine Umsatzsteigerung von mindestens 5 Prozent.

Wenn etwas falsch läuft oder die Toleranzgrenzen unterschritten werden, muss der/die Vorgesetzte schnell eingreifen. Andernfalls drohen Schäden für das Unternehmen.

Zum Beispiel verkaufen sich alle Produkte, die ein/e Mitarbeitende/r überwacht, wie erwartet. Bis auf ein Produkt, welches den Toleranzwert unterschreitet. Die Daten nur für dieses auffällig gewordene Produkt werden an die Führungsperson weitergegeben. 

Auf diese Weise können Fehler und ineffektive Strategien, die verbessert werden sollten, aber auch Veränderungen im Wettbewerb und neue Gelegenheiten zu tage befördert werden. Darauf basierend können Change Vorhaben angestoßen werden.   

7. OKR – Objectives and Key Results 

Dazu werden OKR-Sets auf Unternehmens-, Abteilungs- und Team-Ebene formuliert. Diese werden in der Regel auf ein Quartal angesetzt. 

An der Zielsetzung ist jeder Einzelne beteiligt. Alle sind aufgefordert, kreative und herausfordernde Moonshot-Ziele zu setzen. Erreicht gelten diese Ziele bereits ab 70 Prozent, da sie bewusst ambitioniert und wagemutig formuliert sind. 

Ein OKR-Set besteht aus einem Objective (“Ziel”) und bis zu vier Key Results (“Schlüsselergebnisse”). 

Objectives sind qualitativ, enthalten also keine Zahlen. Sie sind das, was zu erreichen ist. Key Results sind quantitativ. Sie geben an, wie das Objective erreicht werden kann und messen den Fortschritt zum Ziel.

Alle OKR-Sets sind unternehmensweit einsehbar. So ist jedes Team-Mitglied zu jeder Zeit über den Fortschritt aller beteiligten Teams im Bilde.

OKR legt den Fokus auf den Nutzen (Outcome) eines Ziels. Gerade Key Results sind deshalb nicht mit Tasks oder operativen Maßnahmen zu verwechseln. Diese konzentrieren sich auf das Resultat, den Output. 

Dieser Fokus auf den Sinn der Arbeit sorgt für eine intrinsische Motivation bei den Mitarbeitenden. Sie verstehen die Notwendigkeit der Veränderung, weil sie mit Überzeugung arbeiten. 

Das Beispiel, den Umsatz um 10 Prozent zu steigern, ist auf OKR nicht anwendbar. Es wäre kein gutes Objective und auch kein gutes Key Result. Die Metrik Umsatz entspricht eher dem Output als dem Outcome. Ein Beispiel-OKR-Set, [das langfristig das Resultat haben könnte, dass der Umsatz steigt], könnte wie folgt aussehen:

Objective: Wir machen durch Optimierung der Kommunikation zwischen den Abteilungen Kundenservice, Produktion und Vertrieb aus Erstkunden begeisterte Bestandskunden. 

Key Result 1: Wir stellen sicher, dass alle Kundenanfragen am selben Tag bearbeitet werden.

Key Result 2: Wir erfreuen unsere Kunden mit der Express-Zustellung von Musterprodukten innerhalb 24 Stunden. 

Key Result 3: Wir begeistern unsere Kunden mit der Zustellung von Vorführmodellen innerhalb von maximal zwei Tagen.

Letztlich ist die Einführung von OKR ein Transformationsprozess, der die Unternehmenskultur verändert. Ein solcher Veränderungsprozess erfordert eine Rolle, die den Wandel vorantreibt, aber er muss auch sensibel für Widerstände sein. 

Dafür ist die Rolle des OKR Process Owners ausgelegt. Der OKR PO agiert als „Agiler Coach“. Für den Einstieg ist es empfehlenswert, sich auf externe Hilfe zu verlassen. Beispielsweise können OKR-Master in der Gründungsphase durch externe Coaches besetzt werden. Der OKR Coach leitet das erste Seminar zur OKR-Einführung und dann die erste Veranstaltung. Er nutzt seine Erfahrung, um Hindernisse und Hindernisse im Frühstadium vorherzusehen und gekonnt darauf zu reagieren, um den Erfolg der OKR-Methode sicherzustellen.

Wird der Veränderungsprozess gemeistert, können sich externe Coaches zurückziehen und interne OKR POs können einspringen. In diesem Fall ist das Unternehmen auf dem richtigen Weg und kann das Veränderungsvorhaben als erfolgreich betrachten.

Mehr zu der OKR-Methode lernst du hier.

Wie finde ich die für uns passende Change Management Methode?

Welche Change Management Methode am besten zu einem Change-Projekt passt, hängt in erster Linie vom Thema und den Bedingungen des Vorhabens sowie den Mitarbeitenden ab. 

Zunächst ist eine Analyse der Situation des Unternehmens sinnvoll. Auch die Haltung der Belegschaft gegenüber Veränderungen wird ermittelt. Bei einer eher ablehnenden Resonanz bietet es sich gegebenenfalls an, eine Methode zu wählen, die mehr Zeit und Aufwand in das Überzeugen der Mitarbeitenden steckt. 

Auch Kombinationen der Methoden sind möglich. So kann zum Beispiel nach dem fünf-stufigen Modell von Krüger vorgegangen und die entstehenden Aufgaben/Ziele mithilfe von OKR-Sets gesetzt und mitverfolgt werden.

Warum scheitern 70 Prozent der Change Management Einführungen?

Das Magazin Harvard Business Review hat herausgefunden, dass etwa 70 Prozent aller Change-Projekte scheitern. Eine Untersuchung von PMI ergab, dass es für dieses Scheitern vier Hauptgründe gibt:

Vielleicht weißt du bereits, was der Schlüssel zur Lösung jedes dieser Probleme sein kann. 

Falls nicht, erfährst du es jetzt: effiziente Kommunikation mit und unter allen Beteiligten! 

Veränderungen betreffen die Mitarbeiter- und auch die Führungsebene, also müssen diese in die Change-Prozesse eingebunden werden. 

Egal, für welche Change Management Methode du dich letztendlich entscheidest, um Veränderungen in eurem Unternehmen zu begleiten:

Achte darauf, dass du dein Team von Anfang an mit auf die Reise nimmst. Veranstalte Workshops, kommuniziere viel und deutlich und hole dir Rat von deinen Mitarbeiter:innen ein.

Fazit: Mitarbeiterkommunikation ist der Grundstein jeder Change Management Methode

Alle vorgestellten Change Management Modelle haben gemeinsam, dass sie die Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess einbeziehen. Und genau darin liegt auch der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung einer Veränderung. 

Führungskräfte sollten ein Klima schaffen, das es ermöglicht, Zweifel zu äußern und Lösungen mitzuentwickeln.

Dabei sollen Mitarbeitende kreativ werden und über sich selbst hinauswachsen. Sie geben der Arbeit selbst einen Sinn und identifizieren sich damit. Das ist inspirierender als auf Bonuszahlungen hinzuarbeiten. 

Mit der Belegschaft auf seiner Seite sind die perfekten Voraussetzungen geschaffen, um erfolgreich Veränderungen umzusetzen.