Hilfe – Ich habe zu wenig Zeit im Job! Meine Tipps für Sie.

Ich selbst tappe auch noch manchmal in die Falle. Kennen Sie das auch? Ja, wer kennt es nicht: Während man die eine Aufgabe noch erledigt, liegt die nächste bereits auf dem Tisch. Was wir von der Arbeit nur allzu gut kennen, lässt sich auch auf den Alltag übertragen. Denn wie oft hören wir auf Termin-Nachfragen: „Ja gerne, aber ICH HABE KEINE ZEIT“. Keine Zeit.

Kein neues Phänomen, aber heute noch präsenter

Sicherlich kein neues Phänomen, doch heute präsenter denn je. Denn zusätzlich zu all den Aufgaben und Projekten, die im Büro auf unserem Schreibtisch liegen, spüren wir doch alle auch die Notwendigkeit von mehr Weiterbildung: Das digitale Zeitalter hat ja begonnen, da gibt es viel zu verändern und lernen. Wir müssen im Job noch kreativer sein, noch mehr für die Mitarbeiter machen, Neukundengewinnung und Kundenbindung dürfen natürlich auch nicht vernachlässigt werden, tja, und dann nehmen noch die administrativen Arbeiten zu (die DSGVO z. B.) und so weiter. Oft gehen diese Gedanken mit einem konstant schlechten Gewissen einher, à la „Eigentlich müsste ich ja auch das noch machen…“. Puh, den Gedanken kenne ich natürlich auch aus eigener Erfahrung. Und dann ist da noch die Familie – die kommt vielleicht auch noch zu kurz.

Gerade daher ist es unglaublich wichtig, innezuhalten und STOP zu sagen. Wir müssen uns mit dem Thema Zeit auseinandersetzen, bevor es zu spät ist. Denn das Gefühl, im Job mehr Arbeit als Zeit zu haben, raubt uns nicht nur den Raum und die Freiheit (vor-/nach-/mit-) zu denken und unsere Aufgaben bestmöglich zu erledigen, noch dazu führt ständiger Druck zwangsläufig zu seelischen oder körperlichen Belastungen. Laut der DAK-Krankenkasse sind etwa 15 Prozent der Krankheitstage von Arbeitnehmern auf psychische Störungen zurückzuführen. Zahlen und Symptome wie diese sind weder für einen selbst noch für die Mitarbeiter oder das Unternehmen wünschenswert.

Es bleiben die Fragen:
  • Was tun?
  • Woran denken Sie als Erstes, wenn Sie von zu wenig Zeit im Job lesen?
  • Wie würden Sie vorgehen?

Ich wette, vielen von Ihnen kommt schnell so etwas wie ‚Zeitmanagement optimieren’ in den Sinn. Doch da irren Sie gewaltig. In Zukunft wird viel mehr notwendig sein als klassisches Zeitmanagement-Training. Und warum? Die Antwort: Noch mehr Aufgaben. Die durch bessere Organisation gewonnene Zeit wird durch neue Aufgaben oder Projekte belegt. Es muss also eine andere Lösung her. Alles fängt bereits bei der Jahreszielplanung an. Die Führungskräfte kommen zusammen, um die Planung für das kommende Jahr gemeinsam zu erledigen – und im Rückblick stellt man fest, dass man die Projekte nicht alle geschafft hat. Der Grund: Es war einfach zu viel und es gab zu viele unplanbare Störungen! Und dennoch wird gleich wieder drauflosgeplant, weil die anstehenden Herausforderungen bewältigt werden müssen.

Also, nun kommt sie, die Antwort auf die Frage ‚Was tun? ’. Sie lautet, bei der Planung von Aufgaben und Projekten zunächst zu überdenken:
Was lassen wir weg? Ja, genau. Was lassen Sie weg?

Sich genau das klar zu machen, ist sehr effektiv, aber ganz sicher nicht immer simpel. Denn häufig fällt es uns schwer, uns von etwas zu trennen. Sei es der Kunde, mit dem es schon lange kriselt, aber: Klar, wir möchten ungern auf Umsatz verzichten. Nur gerade der Kunde „frisst“ mehr Zeit und Geld als für uns gesund ist. Auch wenn der Schritt schwer fällt: Hat man die Trennung einmal geschafft, ist es ein unheimlich befreiendes Gefühl. Also trauen Sie sich! Tun Sie es!

Was können Sie noch weglassen? Unnütze Besprechungen! Viele Besprechungen sind doch (leider) völlig ineffektiv: Zu viel Gequatsche über Themen, die man auch in 10 Minuten abhandeln kann oder über die man gar nicht in einer aufwendigen Besprechung diskutieren muss. Literatur-Abos: Zeitschrift, Newsletter o. Ä. Vieles wird nicht mehr gelesen und frisst nur unnütze Energie. Mitgliedschaften in Verbänden! Was bringt die eine oder andere Mitgliedschaft wirklich? Software, Apps etc. – oft einfach nur Zeit- und Geldfresser.

Einen Denkanstoß bekommen Sie mit diesen fünf hilfreichen Tipps:
  1. Die eigene BEWUSSTE ENTSCHEIDUNG, das Thema „zu wenig Zeit“ dauerhaft und bewusst zu bearbeiten
    • Lassen Sie die Formulierung „keine Zeit im Alltag“ weg.
    • Tragen Sie sich in Ihren Kalender für jedes Quartal einen Zeitblock ein, um über das Thema zu reflektieren – gern mit Kollegen oder im Team.
  2. Mentale Fitness wird überlebensnotwendig
    • Ich bin ein Fan von mentalem Training – mir hat es unglaublich viel Lebensqualität gegeben. Mentale Fitness kann man aus Büchern und noch besser bei einem Coach trainieren.
  3. Doppelte Vorbereitung – sich jeden Morgen 15 Min. beim Frühstück auf den Tag vorbereiten
    • Beim Frühstück nehme ich mir max. 15 Minuten Zeit, den Tag noch einmal zu planen und zu durchdenken. Die Kröten (das Unangenehmste) packe ich in den Morgen.
    • Ich stelle mich auch mental auf den Tag (mit echter Vorfreude) ein und setze mir noch ein zusätzliches Ziel für den Tag!
  4. Prioritäten, Prioritäten, Prioritäten
    • Was ist wirklich, wirklich, wirklich wichtig?
    • Welches Thema hat meinen Fokus verdient?
    • Wo will ich jetzt wirklich ran?
    • Was lasse ich weg?
  5. Gelassenheitstraining – Mehr Gelassenheit im Leben und mehr Leichtigkeit im Alltag. Diese Fragen helfen mir:
    • Warum rege ich mich über so manches Thema auf? Warum trifft mich das Thema so stark? Ist das richtig?
    • Was ist das Schlimmste, das mir passieren kann?
    • Was ist mir wirklich wichtig?
    • Wie denke ich in 5 Jahren über das Thema?

Und noch einmal – ganz wichtig: Nehmen Sie sich für diese Dinge Zeit, auch wenn Ihnen Ihr Gefühl sagt, dass Sie von dieser viel zu wenig haben. Um Ihnen das zusätzlich zu erleichtern, wird das Thema Zeit immer wieder in diesem Blog aufgegriffen werden.


Passend zu dem Thema Zeit kann ich Ihnen unsere Podcast-Folge „Ich habe zu wenig Zeit“ ans Herz legen.

Außerdem habe ich ein Tool für Sie vorbereitet, mit dem Sie Ihre Zeit-Killer identifizieren können. Laden Sie es sich hier drei Versionen – für Ihren Job, für Privates und für Ihre freie Beschriftung – direkt runter.

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