Mitarbeitergespräche führen: Ultimativer Guide für Chefs

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument.

Doch als ich selbst Führungskraft war, hätte ich ehrlich gesagt lieber darauf verzichtet.

Ich fühlte mich nicht ausreichend vorbereitet – weder mental noch fachlich.

Und wenn dann noch ein Gespräch „in die Hose“ ging, war ich richtig verunsichert.

Doch so muss es dir nicht gehen!

In diesem Artikel bekommst du alle wichtigen Infos zu Mitarbeitergesprächen, inklusive den wichtigsten Tipps, einem Leitfaden und einer Checkliste.

Damit ist endlich Schluss mit Unsicherheit und Nervosität.

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Definition: Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Dieses findet meist eins-zu-eins statt.

Manche Mitarbeitergespräche finden regelmäßig statt, zum Beispiel Feedbackgespräche. Andere, wie Kritikgespräche, ungeplant und situativ.

Es gibt viele verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen.

Die Wichtigsten sind: Feedbackgespräche, Jahresgespräche, Kündigungsgespräche, Zielvereinbarungsgespräche und Kritikgespräche.

Darf ich ein Mitarbeitergespräch ablehnen?

Laut gesetzlicher Vorgaben bist du in der Pflicht, deinen Mitarbeitern ein Mitarbeitergespräch zu gewähren.

Das ist durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. In § 82 heißt es: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.

Ausdrücklich einbezogen ist das Recht des Arbeitnehmers, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Ich finde, zu viele Führungskräfte führen Mitarbeitergespräche zu selten.

Das ist schade, denn es gibt viele gute Gründe für den regelmäßigen Austausch:

Warum solltest du Mitarbeitergespräche führen?

Manchmal höre ich die Frage “Sind Mitarbeitergespräche überhaupt noch zeitgemäß?”.

Die Antwort ist meiner Meinung nach eindeutig JA!

Denn regelmäßige Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Faktor für den Team- und Unternehmenserfolg:

  1. Richtig geführte Mitarbeitergespräche machen deine Mitarbeiter insgesamt zufriedener, motivierter und produktiver. Das wurde auch in Studien belegt.
  2. Durch Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern bekommst du ein gutes Gefühl für das emotionale Klima in deinem Team.
  3. In Gesprächen kannst du deine Mitarbeiter dabei unterstützen, Hindernisse und Herausforderungen in ihrer Arbeit erfolgreich zu bewältigen.
  4. Du kannst mögliche Konflikte in deinem Team früh erkennen und somit Eskalationen vorbeugen.
  5. Dein Selbstbewusstsein steigt weiter und für die Zielerreichung sind richtige Mitarbeitergespräche Gold wert.

Besonders in schwierigen Zeiten oder Krisen ist regelmäßige und offene Kommunikation wichtig.

Auch wenn es keine Möglichkeit gibt, sich persönlich zu treffen:

Bleibe unbedingt in engem Austausch mit deinen Mitarbeitern, auch im Home-Office.

Mitarbeitergespräche sind nur dann effektiv, wenn sie richtig geführt werden.

Kommen wir deshalb jetzt zu meinen Tipps für souverän geführte Mitarbeitergespräche.

Und die beginnen mit der Vorbereitung:

Eine gute Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist Gold wert

Kaum eine Führungskraft kann (oder will) sich die Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche nehmen.

Einfach zu viele To-Dos im operativen Geschäft. Zu viele brennende Themen. Da bleibt oft wenig Zeit für regelmäßigen, geplanten Austausch.

Dabei solltest du wissen:

Mit einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch hast du die Hälfte des Weges zu deinem Gesprächsziel bereits gemeistert.

Denn nur dann kannst du dich im Gespräch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Und auf deinen Gesprächspartner eingehen.

Das ist Voraussetzung für einen zielführenden Austausch.

Beachte!

Entscheidend für den Erfolg des Gesprächs ist auch, dass dein Mitarbeiter sich vorbereitet – und dafür genug Zeit von dir bekommt.

Das bedeutet für dich, dass du die Einladung zum Mitarbeitergespräch früh genug rausschickst und den Mitarbeiter darin offen über den Anlass des Gesprächs informierst.

Du kannst deinem Mitarbeiter bei komplexen Themen auch einen Fragebogen oder einen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch an die Hand geben.

Wenn du dich auf ein Gespräch vorbereitest, achte besonders auf drei Bereiche:

Die drei Säulen einer guten Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehören die organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung.

Stelle dir zur Vorbereitung zum Beispiel folgende Fragen:

  • Was muss ich für die Organisation beachten?
  • Was sind Anlass und Ziele des Mitarbeitergesprächs?
  • Wie möchte ich in das Gespräch gehen? Mit welcher Stimmung und Einstellung?

Die drei Säulen der Vorbereitung habe ich hier für dich in einer kleinen Infografik zusammengefasst.

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Um dir die Vorbereitung so schnell und leicht wie möglich zu machen, erhältst gleich eine ausführliche Checkliste zum Download.

Einen Tipp zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, der mir als Führungskraft sehr geholfen hat, gebe ich dir hier schon Mal vorab:

Mache dir über das Jahr regelmäßig Notizen zu deinen Mitarbeitern. Schicke dir bei jedem Anlass zum Beispiel selber eine E-Mail mit einem einmaligen Betreff.

Und gehe diese Notizen vor dem Mitarbeitergespräch sorgfältig durch.

So hast du alle relevanten Details während des Gesprächs zur Hand.

Wie viel Zeit die Vorbereitung in Anspruch nimmt, hängt stark von Anlass und Ziel des Gesprächs ab.

Bei schwierigen Mitarbeitergesprächen kann die Vorbereitung sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst.

Generell gilt:

Je früher du mit der Vorbereitung beginnst, desto entspannter kannst du diesen Prozess durcharbeiten.

Dafür habe ich eine einfache Checkliste vorbereitet. Damit denkst du an alles und sparst viel Zeit.

Die komplette Checkliste zur Vorbereitung, sowie weitere gratis Tools für dein Mitarbeitergespräch schicke ich dir gerne zu.

Trage dich dafür einfach hier ein und du erhältst exklusiven Zugang.

Einen Begeisterungs-Tipp für deine Vorbereitung habe ich noch:

Finde etwas, das dein Mitarbeiter richtig gut gemacht oder gelöst hat!

Das kann ein begeisterter Kunde, ein tolles Produkt oder eine innovative Idee sein.

Suche dir dann ein Foto dieser Arbeit raus oder bitte den Kunden um ein Statement. Nimm diese mit in das Gespräch. Gratuliere deinem Mitarbeiter zu der guten Arbeit.

Mehr Wertschätzung geht nicht!

Jetzt kommen wir zu dem eigentlichen Gespräch:

Als Führungskraft bist du für die Gesprächsführung verantwortlich.

Schauen wir uns deshalb erstmal den typischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs an.

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Die meisten Mitarbeitergespräche haben einen ähnlichen Ablauf:

Als Einstieg in das Gespräch beginnst du positiv und gibst deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, offen Feedback zu geben.

Im Anschluss leitest du zu dem sachlichen Kerngespräch über. Hier werden die weitere Vorgehensweise und die jeweiligen Verantwortlichkeiten besprochen.

Der Gesprächsabschluss dient dann dazu, das Gespräch möglichst positiv und motivierend zu beenden.

So sieht der Gesprächsverlauf in der grafischen Übersicht aus:

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Klicke auf die Grafik für eine größere Ansicht

Für eine noch detailliertere Übersicht eines typischen Mitarbeitergesprächs habe ich einen Leitfaden für dich erstellt.

Diesen kannst du super als Orientierung für deine Gespräche nutzen.

Um den Leitfaden und weitere Tools zu erhalten, klicke einfach auf das blaue Kästchen:



Wenn du dir vor dem Gespräch Gedanken über den Ablauf machst, gewinnst du Sicherheit und Struktur.

Lass dich während des Gesprächs jedoch vor allem auf dein Gegenüber ein. Und schaffe so die Möglichkeit für einen offenen Dialog.

Damit dir das gelingt, gebe ich dir jetzt meine Top-6 Tipps und Techniken für Mitarbeitergespräche.

6 Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Mit diesen fünf Tipps schaffst du es, ein zielführendes und motivierendes Mitarbeitergespräch zu führen.

1. Das Gespräch positiv und offen starten

Nach der Begrüßung des Mitarbeiters und der kurzen Erläuterung von Gesprächsanlass und Gesprächsziel beginnst du das Gespräch positiv.

Frage deinen Gesprächspartner, was seit dem letzten Gespräch gut gelaufen ist. Oder frage ihn, worauf er stolz ist. Oder auch, was er an seiner Arbeit besonders gerne mag, was ihn begeistert.

Dann kannst du auf die von deinem Mitarbeiter genannten Beispiele eingehen und diese gegebenenfalls bestätigen.

Eine passende Formulierung ist zum Beispiel diese:

Ich bin ganz Ihrer Meinung, dass Sie [die Kundin] Frau Meier total begeistert und zu einem Fan unseres Unternehmens gemacht haben. Das war tolle Arbeit und darauf dürfen Sie stolz sein.

Damit schaffst du eine positive und offene Grundstimmung.

2. Echter Austausch | Die 70/30-Regel

Ein Mitarbeitergespräch darf kein Monolog der Führungskraft sein!

Im Gegenteil:

Dein Mitarbeiter darf gerne einen Gesprächsanteil von bis zu 70% haben.

Ein Ziel deines Mitarbeitergesprächs sollte es immer sein, dass sich dein Mitarbeiter dir gegenüber öffnet und sich ehrlich äußert.

Nur wenn dein Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommt, erhältst du neue Informationen.

Und: Nur so fühlt er Wertschätzung und wird das nächste Mitarbeitergespräch nicht als lästige Pflichtveranstaltung sehen.

Achte deshalb im Gespräch darauf, dass du keinen Monolog führst.

Wie kannst du einen offenen Dialog fördern?

  • Signalisiere Aufgeschlossenheit:
    Das schaffst du mit einer offenen Körperhaltung und indem du selber offen und ehrlich kommunizierst.
  • Höre zu, wenn dein Mitarbeiter redet.
  • Schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit, lasse ihn ausreden und falle ihm auf gar keinen Fall ins Wort.
  • Sobald dein Mitarbeiter seinen Standpunkt ausgeführt hat, fasse die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen und gehe im Anschluss darauf ein.

PS: Ich empfehle dir, während des Mitarbeitergesprächs Protokoll zu führen. So zeigst du echtes Interesse und stellst sicher, dass du nichts wichtiges vergisst.

Und was kannst du machen, wenn dein Mitarbeiter eher ruhiger Natur ist?

Dann empfiehlt es sich, dass Gespräch mit guten Fragen zu öffnen.

3. Wer fragt, der führt – Fragen im Mitarbeitergespräch richtig einsetzen

Mit guten und richtigen (!) Fragen kannst du ein Gespräch anregen und lenken.

Doch Vorsicht: Fragen können auch schnell zu einer Machtdemonstration ausarten.

Vermeide deshalb konfrontative Fragen wie:

„Wieso haben Sie das noch nicht fertiggestellt?

Oder

„Warum haben Sie diese Aufgabe nicht einfach so und so gemacht?“

Das klingt nur vorwurfsvoll und ist nicht zielführend.

Nutze Fragen stattdessen dazu, echtes Interesse zu bekunden und den Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen.

Beispiele für gute, öffnende Fragen sind:

  • Was kannst du aus deiner Sicht bei dieser Aufgabe anders machen?
  • Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig keinesfalls mehr machen möchtest, welche ist das?
  • Was ist dein größter Wunsch an mich als Führungskraft?
  • Wie können wir dich bei diesem Projekt unterstützen?

Das Mitarbeitergespräch kann auch der Bereinigung von “Altlasten” dienen.

Meine ultimative Frage, damit ihr in den ehrlichen Austausch kommt, ist:

Gibt es da noch mehr, was dich bewegt und woran du denkst, was dich belastet oder belastet hat – etwas, was ausgesprochen werden sollte?

Beachte außerdem diese vier Tipps, wenn du Fragen im Mitarbeitergespräch (und in deiner Kommunikation generell) einsetzt:

  1. Formuliere die Frage präzise und kurz.
    Ausschweifende Fragen bringen ausschweifende Antworten.
  2. Frage nicht nach Erlaubnis, ob du fragen darfst.
    („Darf ich fragen, ob…“)
  3. Betone deine Worte richtig und sehe deinem Gesprächspartner dabei in die Augen.
  4. Stelle „offene Fragen“, nutze Fragewörter wie: wer, was, wie, wann, wieso.

Deinen Gesprächsanteil kannst du dann nutzen, um deine Sichtweise zu erläutern und Feedback zu geben.

4. Feedback geben mit der 3,5 W-Methode

Mitarbeitergespräche bieten eine super Gelegenheit, ehrliches Feedback zu äußern.

Die 3,5 W-Methode hilft dir dabei.

Was macht gutes Feedback aus?

Gutes Feedback ist…

  • …beschreibend, nicht bewertend.
  • …konkret formuliert.
  • …zielgerichtet (zum Beispiel auf bestimmte Verhaltensweisen).
  • …sachlich korrekt und nachvollziehbar.

Mit der 3,5 W-Methode kannst du dich in die Lage deines Gesprächspartners versetzen und Rückkoppelung erhalten.

Übrigens: In unserem Podcast findest du viele weitere Tipps für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern, zum Beispiel wie du Lob richtig aussprichst.

Die 3Ws stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Das “halbe W” steht für die Rückkoppelung durch den Mitarbeiter.


So wendest du die 3,5 W-Methode an

Schritt 1: Wahrnehmung

Schildere zuerst das, was dir aufgefallen ist. Lege, wenn möglich die Fakten auf den Tisch.

Wichtig:

  • Interpretiere und bewerte nicht.
  • Sei vorsichtig mit vermeintlichen Fakten vom Hörensagen.
  • Bleibe bei überprüfbaren Aussagen, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

„Mir ist aufgefallen, dass Du bei den letzten Meetings nicht dabei warst.“

Dann kläre ab, ob deine Wahrnehmung mit der deines Gesprächspartners übereinstimmt: „Irre ich mich?

Schritt 2: Wirkung

Schildere die Wirkung und erläutere, warum dir dieser Fall so wichtig ist:

„Schau, ich finde das schade. Mir ist nämlich wichtig, dass du dabei bist, da ich deine Beiträge schätze.”

Teste, ob diese Nachricht beim Gegenüber angekommen ist:

„Ist das für dich nachvollziehbar?“

Und äußere dann deinen Wunsch nach Veränderung.

Schritt 3: Wunsch

Teile dem Gegenüber mit, welche Veränderung du dir wünschst, z.B.:

„Ich möchte dich gern bei unseren Besprechungen dabei haben und ich bitte dich, deinen Termin so einzurichten, dass du teilnehmen kannst. Können wir uns darauf einigen?“

Formuliere diesen Wunsch klar und deutlich.


Kommuniziere dein Feedback in diesen drei Schritten und die Chancen stehen gut, dass dein Mitarbeiter und du euch einigen könnt.

Trainiere die 3,5 W-Methode im Alltag und du wirst schnell merken, dass dein Feedback besser angenommen wird.

In meinem letzten Tipp geht es jetzt um deine Wirkung auf dein Gegenüber.

5. Auf die Wirkung kommt es an

Die besten Kommunikationstipps dieser Welt bringen dir nichts, wenn deine Wirkung nicht stimmt. Und das gilt für jede Situation, in der du mit anderen Menschen kommunizierst! Was bedeutet das?

Deine Wirkung hängt ab von:

  • Deiner Körpersprache (Mimik, Gestik) und
  • deiner verbalen Kommunikation (Wortwahl, Betonung).

Wie du auf dein Gegenüber wirkst, findest du durch Übung und Reflexion heraus. Am besten natürlich mit anderen Menschen. Du kannst dich anfangs aber auch auf Video aufnehmen und dich dann selber analysieren.

Ich selbst übe jeden Tag an meiner Wirkung. Ob im Job oder privat – es lohnt sich auf jeden Fall, daran zu arbeiten!

Mit diesen drei einfachen Tipps erzielst du schon bei deinem nächsten Mitarbeitergespräch eine insgesamt bessere Wirkung:

  1. Nehme eine offene Körperhaltung ein:
    Arme verschränken ist ein absolutes No-Go! Überprüfe auch während des Gesprächs ab und zu deine Körperhaltung und -sprache.
  2. Achte auf deine Sprachschärfe:
    Durch klare Aussagen und positive Formulierungen kommunizierst du effektiver. Sage „einfach“ anstatt „nicht schwer“. Vermeide „Ja, aber…“. Rede Klartext und verzichte auf Konjunktive (wäre, würde, hätte, könnte, etc.)
  3. Formuliere dein Anliegen in Ich-Botschaften:
    So greifst du deinen Mitarbeiter nicht persönlich an. Dadurch vermeidest du – besonders bei schwierigen Gesprächen – unnötige Konflikte. Sage zum Beispiel nicht “Ich bin ärgerlich, weil Sie…”, sondern “Ich bin ärgerlich, weil ich … erwartet habe”!

6. Warum eine zielführende Nachbereitung wichtig ist

Das Mitarbeitergespräch ist „geschafft“. Hoffentlich hat es auch ein wenig Spaß gemacht 😉.

Im Nachgang lohnt sich immer eine kurze Selbstreflexion.

Denke an das Gespräch und frage dich:

  • Welche Gesprächsziele habe ich erreicht? Welche nicht?
  • Was habe ich gut gemacht?
  • Was kann ich nächstes Mal besser machen?

Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf.

Außerdem gehört zu der Nachbereitung das Einhalten von Absprachen im zeitlichen Rahmen.

Du bist dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter versprochene Informationen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Aufgaben umzusetzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.

Damit du kontrollieren kannst, ob dein Mitarbeiter Absprachen einhält, schreibe dir diese direkt in deinen Kalender oder in dein To-Do-Tool auf. Und setze diesen Punkt auf die Agenda für euer nächste Mitarbeitergespräch.

Solltest du das Gefühl haben, der Mitarbeiter kommt nicht voran, frage ihn, ob er Unterstützung braucht oder ob es Unklarheiten gibt. So signalisierst du, dass du die Absprachen nicht vergessen hast und bereit bist, zu unterstützen.

Vorsicht!

Du kannst deinem Mitarbeiter gerne Unterstützung anbieten. Verfalle aber auf keinen Fall ins Mikro-Management.

Das heißt: Nehme deinem Mitarbeiter die Aufgabe nicht ab. Erkläre ihm auch nicht 1:1, wie er die Aufgabe bewältigen kann.

Als Führungskraft darfst und musst du Aufgaben deligieren – verantwortlich für die Umsetzung ist dann der entsprechende Mitarbeiter.

Bonus: Mitarbeitergespräche als weibliche Führungskraft führen

Von Jennifer Zacher-Handke | Coach für Kommunikation im Team Strupat.KundenBegeisterung!

Nach wie vor sind Führungspositionen eher männerdominiert. Doch Frauen, die eine Führungsposition erfolgreich inne haben, haben ein klares Rollenbewusstsein.

Sei dir deiner Rolle als Führungskraft bewusst. Denn es ist im Führungsverhalten, beim Auftritt im Unternehmen und bei der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern erfolgsentscheidend.

Für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern hilft es außerdem, deinen Führungsstils zu kennen.

Und nutze einen der größten Hebel überhaupt: die Stärken deines weiblichen Kommunikationsstils.

Denn Frauen kommunizieren anders als Männer. In vielen Aspekten – so ist meine Erfahrung – naturgemäß empathischer. Sie haben den größeren Wortschatz, ein gutes Sprachgefühl, sie können gut zuhören, Interesse zeigen und Beziehungen aufbauen.

Beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche und zielgerichtete Kommunikation!

Nutze diese Stärken – gerade auch um wichtige und heikle Kommunikationssituationen auf der Beziehungsebene zu meistern. 

Und bei Dominanzverhalten (oft) männlicher Gesprächspartner zahlt sich Durchhaltevermögen und Klarheit aus. Das bedeutet: Halte stand, argumentiere sachlich, bleibe bei dir und deinem Thema.

Fazit: Vom Qual-Gespräch zum Qualitäts-Gespräch

Du hast meinen kompletten Guide für erfolgreiche Mitarbeitergespräche durch. Echt stark!

Jetzt hast du eine solide Grundlage für dein nächstes Gespräch. Du wirst dich besser vorbereitet und sicherer fühlen.

Denk’ dran: Ein Mitarbeitergespräch ist dann erfolgreich, wenn es in einer Win-Win-Situation endet.

In diesem Artikel ist wirklich eine Menge Input, deshalb kommt jetzt doch eine kleine Euphoriebremse.

Du kannst nicht alle Methoden, Tipps und Tricks gleich zu 100% umsetzen. Suche dir ein paar raus und arbeite daran. Wie bei allem macht auch bei Mitarbeitergesprächen Übung den Meister.

Nutze deshalb jede Chance, dich zu verbessern. Im Job und im privaten Leben.

Es lohnt sich garantiert, denn wer Mitarbeitergespräche gut drauf hat, wird auch im Privaten besser kommunizieren!

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