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Verschlingen Ihre Meetings wertvolle Ressourcen ohne ans Ziel zu kommen?

Meetings und Besprechung können Unsummen – ja wirklich Unsummen – an Geld und andere kostbare Ressourcen wie Geld und Arbeitskraft verschlingen.

Viele Führungskräfte wissen gar nicht wie teuer Ihre Meetings sind. Zudem sind viele Besprechungen oft unnütz, ineffizient und wenig effektiv. Können Sie sich vorstellen, dass es Meetings mit 30 und mehr Teilnehmern gibt? Meetings, die Stunden dauern? Nein?!

Wie sieht es mit folgendem Szenario aus?

Montagmorgen 8 Uhr. Teamleiterrunde. Zehn Personen, davon zwei zu spät, sechs nicht vorbereitet. Agenda? – gibt es keine. Papierberge als Protokoll vom letzten Meeting werden gewälzt. Thematisch auf den Tisch kommen die Punkte, die sowieso nicht bearbeitet wurden. Wieder wird dort angesetzt wo beim letzten Mal aufgehört wurde und es wird sich im Kreis gedreht. Keine neuen Erkenntnisse.
30 Minuten, 45 Minuten ….. über eine Stunde geht das Meeting – nach 1 Stunde und 47 Minuten verlassen die meisten den Raum wenig motiviert, mit Aufgaben, die gefühlt sowieso nicht zu leisten sind. Ein paar gute Ideen …. Doch ein paar Meetings später sind diese wieder vom Tisch oder komplett in Vergessenheit geraten, denn das Tagesgeschäft dominiert!
Szenario? Nein, die Art von Meetings ist oft gar kein Szenario, sonders trauriger Teil des Tagesgeschäfts.

Was können Führungskräfte tun, damit Ihre Meetings eine andere Qualität bekommen? Unsere praktischen Tipps für Sie:

  • Kommen Sie in einer kleinen Runde zusammen.
  • Lassen Sie das Meeting in jedem Fall stattfinden – auch wenn nicht alle dabei sein können.
  • Halten Sie Ihr Meeting an Stehtischen ab – so entsteht eine andere Dynamik.
  • Kommen Sie auf den Punkt: Kurz, knackig: 15 bis 30 Minuten-Sessions. – Wir sprechen hier von Meetups – dies sind kurze Meetings, wo es oft um spezielle Projektthemen geht – mit ganz klarem Fokus.
  • Nutzen Sie eine Meetinguhr. Es gibt digitale Lösungen oder z.B. einen Meeting-Cube, der anhand von Teilnehmerzahl und durchschnittlichem Stundenlohn, die Kosten visualisiert. – Autsch! Der Wert der dort zu sehen ist, kann richtig wehtun; fördert allerdings auch Klarheit und Konsequenz.
  • Die Moderation der Meetings erfolgt reihum. So ist jeder mal verantwortlich und kommt raus aus der eigenen Komfortzone und die Besprechungen sind von unterschiedlichen Stilen geprägt – so kommt Abwechslung und Facettenreichtum hinein.
  • Unser „Geistesblitzer“ für Sie: Moderation ist einer der Schlüssel. Gute Moderatoren sind Zeitwächter, sensibel und spüren, wenn auch Stille sich einbringen wollen, verstehen Körpersprache, stoppen Vielredner und leiten aktiv das Meeting.

Gut zu wissen: Die wenigsten sind geborene Moderatoren. Training macht den Meister. Gerne sind wir für Sie und Ihr Team da.

  • Etablieren Sie eine verbindliche Meetingkultur. Legen Sie Regeln für Ihre Meetings fest: Pünktlichkeit, keine Handynutzung, keine Dauermonologe von Vielrednern etc. Bei Verstoß gemeinsamer Regeln wird in die Teamkasse gezahlt – Beispiel: Unpünktlichkeit kostet 5 € oder 2 € pro verspätete Minute. Das Schöne daran: Schmerz motiviert stärker als Freude und eine wachsende Teamkasse ermöglicht wiederrum gemeinsame Aktivitäten. Feiern Sie Ihre Erfolge wie pünktlich beginnende Meetings mit Tapas für alle beim Lieblingsspanier (für die Leser, die es noch nicht wissen – wir lieben unser BegeisterungsLand und Mallorca)

Gut zu wissen: Ein Beispiel für visualisierte Meetingregeln finden Sie neben vielen weiteren Tools als gratis Download in unserem Shop (hier klicken). Dies ist unser Geschenk für aktive Macher wie SIE!

  • Bringen Sie auch Protokolle auf den Punkt: Fokus auf das Wesentliche. Wer macht was bis wann? Und beim nächsten Meeting aufgreifen und auf den aktuellen Stand bringen. Und vertrauen Sie mir: Weniger ist mehr. Fokus, Fokus, Fokus.
  • Noch ein „Geistesblitzer“: Nutzen Sie digitale Lösungen wie Wunderlist oder Trello. Gemeinsam arbeiten Sie hier an einem Dokument – losgelöst von Zeit und Ort.
  • Nun zum Setting: Da scheiden sich die Geister 😉 – ich bin die Frau bei uns im BegeisterungsLand und mir ist das Setting von Meetings wirklich, wirklich wichtig. Mir geht es nicht um den Kuschelfaktor, doch um den Wohlfühlfaktor. Kaffeetassenränder auf den Tischen, Kartons von Ware in den Ecken, alte Flyer oder Plakate an den Wänden, Raum nicht geheizt, da selten genutzt, frische Luft ist Mangelware? – Oft kein ungewöhnliches Setting. Das geht definitiv auch anders. Das Setting zeigt die Bedeutung und macht gleichzeitig Wertschätzung deutlich.
  • Resümieren Sie zum Schluss hart und fair mit Ihrem Team zusammen – was hat das Meeting gebracht.
  • Und zu guter Letzt: Sorgen Sie für einen guten Abschluss, motivieren Sie Ihr Team. Stecken Sie Ihr Team mit Ihrem Feuer, mit Ihrer Begeisterung an! Fragen Sie sich gerade vielleicht still-heimlich „Welches Feuer, welche Begeisterung?“, dann hören Sie am besten in unseren Podcast „Erfolgshungrig bleiben“ rein. Denn Sie bekommen die Kultur, die Sie vorleben.

Und mein Herzenstipp für Sie:

Fangen Sie an – einfach anfangen – mit kleinen, ganz kleinen Schritten.
Wichtig ist, dass Sie überhaupt anfangen. Seien Sie aktiver Macher und begeben Sie sich auf die Reise vom Wissensriesen zum Umsetzungsriesen.
Schon jetzt wünsche ich Ihnen beste Begeisterung bei Ihrem nächsten Meeting.


Doppelter Espresso, Strupat, Zacher-Handke, Führung, Podcast

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